基于条形码技术的病历档案借阅管理研究
作者：刘婷婷
来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第6期
【摘要】为改善传统病案借阅管理出现的问题，提高病案信息数据的准确性和及时性，减轻病案工作人员的工作压力，提高病案管理工作效率，在医院电子病历系统和病案统计软件不断完善的基础上，将条形码技术引入其中并推广应用。条形码技术在病案借阅中的应用，优化了病案借阅流程，可对病案借阅情况进行快速统计，有效提高了病案利用率和归还率，更好地为临床工作提供服务。
【关键词】条形码；病历档案；管理；病案借阅
病历是医务人员对患者在医院住院期间进行疾病治疗过程的详细记录，是对患者病情变化、诊疗经过、治疗效果及最终转归进行客观、连续、完整的真实反映，是医务人员医疗活动过程的产物。病历完成归档以后便形成了病历档案，简称病案。病案作为一种特殊形式的档案材料，是最基础最原始的医疗信息，具有重要的研究和利用价值，其被应用的范围越来越广泛，涉及医院临床科研、教学、司法鉴定、工伤事故鉴定、医疗保险等领域。在医院管理中，病案反映医疗质量和医务人员的医疗水平，是医务人员进行临床教学、职称晋升和撰写科研论文的必要资料。病案借阅作为病案管理工作的重要环节，直接体现了病案资源利用的实际成效。随着病案使用频率的增加，加强病案借阅的管理对病案管理工作来说显得尤为重要。
一、传统病案借阅管理的现状及主要问题
（一）传统病案借阅管理的现状。在电子病历系统上线之前，我院病案借阅均是指原始纸质病案的借阅，在电子病历系统上线以后，病案借阅分为两种形式，一种是在电子病历系统的支持下，由临床科室医生通过工号登录电子病历系统进行申请调阅；另一种是对原始纸质病案有借阅需求者，需借阅者到病案室进行登记，由病案室工作人员通过手工办理借阅。医院制定病案借阅规章制度，病案室设计病案借阅登记本，登记本需要填写的项目主要包括借阅日期、借阅人所在科室、姓名、联系电话、借阅原因、借阅病案住院号、患者姓名、出院科室、归还日期、归还签字等，这些项目按规定由借阅人亲自填写。
（二）传统病案借阅管理的主要问题。
1.病案借阅范围太广。不仅临床医师可以借阅病案，也包括其他类别人员如护理、药学、医技等。对借阅人员的范围缺乏限制规定，导致借阅工作管理困难。
2.未按病案借阅制度执行。医院规定必须由借阅者本人到病案室申请借阅并填写病案借阅登记本的各项内容，但是由于临床科室医师工作忙碌且认为都是院内同事，经常安排实习医师或者进修医师到病案室代为办理借阅，实习医师或进修医师填写借阅登记本时出现字迹潦草、填写不完整或者把临床医师姓名写错的情况，这就增加了病案室工作人员催还工作的难度。
3.不按借阅时间及时归还。临床工作繁忙，医师借阅后就把病案放在一边而没有及时查看，借阅时间长，有时会忘记及时归还。有些特殊情况，如职称晋升借阅的病案时间较长，需等到职称评审结束后才能归还。有些特殊病案，如涉及医疗纠纷的病案缺少特殊说明，病案室工作人员无法识别，导致病案被借出未及时归还而影响纠纷处理工作。病案借阅靠人工登记、催还，而且由于病案工作环节较多，借阅管理工作不能保证专人负责，对借阅期限统计困难，对借阅超时的病案无法及时催还，存在导致病案丢失的隐患。
4.借阅多份病案、归还病案存在漏登记的情况。借阅人需要一次性借阅多份病案时，由于病案厚薄不等，有时会出现病案夹带的情况，导致病案被借出而未登记。归还病案时，临床医师常常把借阅的病案和当日归档病案一同交给护工送到病案室，由于在病案交接过程中说明不清，造成借阅的病案虽然已经归还但是未在借阅登记本上填写，病案室工作人员认为病案一直是未还状态，进而导致病案查找追溯困难。
5.病案借阅统计工作效率低。由于病案借阅、归还、催还完全是手工登记，借阅、归还、催还等工作量的统计都是由病案室工作人员手工计算，统计工作效率较低，容易出现错误。
二、应用条形码技术后病案借阅管理的现况
（一）应用条形码技术的背景和理由。条形码是由美国的两位工程师研究出来并获得美国专利，在我们眼里是粗细不同的平行排列的黑色线条，虽然难以被人类的视觉识别，但对于计算机来说，是一种适合机读的语言，利用与之相配的条形码识别设备，便可快速准确地识读条形码所包含的信息并转译为计算机语言。由于计算机技术的迅速发展，条形码技术在商品流通、工业生产、信息服务、医疗行业等领域得到了广泛的应用。条形码自动识别技术应用的广泛性和成熟性为其在病案管理工作中的应用奠定了基础。医院病案工作的实际情况推动条形码技术的应用。我院是一所三级甲等综合性医院，每月出院病案大约六、七千份，病案管理过程中各个环节以手工操作为主，工作程序烦琐重复，人为失误难以避免，无法确保病案信息数据的准确性。手工操作效率较低，而每天都有出院病案需要处理，处理速度落后导致病案工作量的不断累积，病案信息数据的及时性得不到保障。为减少单人工作的失误，有的环节需要双人核对进行，在一定程度上造成人力资源的浪费。为提高病案信息数据的准确性和及时性，减轻病案工作人员的工作压力，提高病案管理工作效率，在医院电子病历系统和病案统计软件不断完善的基础上，推广应用条形码技术。
（二）条形码系统功能设计。条形码是患者办理住院手续时由系统自动生成的号码，与患者的姓名、住院号等基本信息对应，患者住院期间的医疗信息集中于该条形码下。患者出院时，医师从电子病历系统医生工作站打印病案首页，条形码即在住院病案首页的右上角直接被打印出来，每个患者的条形码具有唯一性。在电子病历系统使用的基础上，结合病案实际工作流程，设计了条形码病案管理软件，软件包含5个子系统：病案回收、病案录入、病案扫描、病案借阅归还、病案查询。
（三）使用条形码进行病案借阅、归还的步骤。医务人员借阅病案时，病案室工作人员进入病案借阅归还子系统，使用扫描枪对借阅病案的条形码进行扫描，多份借阅可进行连续扫描，将生成的借阅清单打印出来，借阅人在纸质清单上签字确认并留下联系电话后即可把病案借走。归还病案时，病案室工作人员使用扫描枪对归还病案的条形码进行扫描，借阅信息弹出后进行操作即可完成归还，病案流通信息随之更新，然后将病案重新入库进行保存。
三、使用条形码管理病案借阅的效果
使用条形码技术对病案进行管理以后，病案流通及借阅情况详细记录在系统内，操作及查询简单方便。条形码技术的应用优化了病案借阅管理工作，并且在日常实际工作中产生了良好的效果。采用条形码识别技术，使用扫描枪轻扫条形码代替以往借阅病案时的手工登记，既避免了人为错误又提高了借阅效率，有研究表明，条形码扫描出现的误差远远小于手工登记误差。使用病案借阅归还系统时，将病案借阅期限设定到系统内，到截止期限时，如有未按时归还的病案，系统会自动提醒，由病案室工作人员联系借阅人催还，有效地提高了病案的利用率和归还率。借阅信息存储在病案借阅系统里，可以随时对病案借阅情况进行统计。条形码技术使病案管理工作更加规范有序，扫描条形码即可了解患者的信息，更加高效地服务于临床工作。
总之，将条形码技术与病案管理系统充分结合并积极利用是医院信息化管理工作的重大突破，在病案借阅工作中应用条形码技术能准确地掌握病案的借阅、归还，进一步提高了病案信息的利用率和病案管理的现代化水平，为医院临床工作提供更快更好的服务。
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