⑤提供照片。主方向参加者提供照片，人手一张。
⑥忌作他用。非经允许，照片不可用于商务活动，不得随便发表。 2、合影排位
应考虑方便拍摄，兼顾场地大小、人数多少、身材高矮、内宾外宾等因素。合影时，可以全体站立；也可以安排前排人员就座，后排人员阶梯站立，这样安排时，要先期在座位上贴上名签，以便辨认。通常情况下，不要安排人员蹲着参加合影。
需要特别注意的是：国内合影和涉外合影的位次排列有别。
①国内合影排位。讲究居前为上，居中为上，居左为上。通常，主方人员居右，客方人员居左（见图十一、图十二）
②涉外合影排位。国际惯例是：主人居中，主宾居右，双方人员主左宾右依次排开（见图十三）。
二、接待礼仪
出门办事，最怕的就是脸难看、事难办。因而，一般性工作接待的基本要求，一是态度热情友好，让来者感到至此如归；二是办事扎实高效，能办的马上办，不能办的说明情况，指点出路，不能搪塞敷衍。
比较重要的接待，在达到上述基本要求的基础上，还应在接待计划、礼宾次序、迎送陪同三个方面周密安排。 （一） 接待计划
1、 接待方针。提倡互相尊重、平等相待、礼待宾客、主随客便。具体讲，接待不同身份的来宾时，应有不同的侧重点。例如，接待高级领导应强调安全保卫；接待宗教界人士，应强调遵守宗教政策，尊重宗教习俗。
2、接待日程。包括迎送、会见、谈判、参观、游览、宴请等。接待日程的具体安排应完整周全，疏密有致。接待日程确定以后，应向来宾通报。
3、接待规格。包括接待规模大小、接待方主要人员身份高低、接待费用支出多少三个方面。
4、接待人员。重要的接待工作，应挑选认真负责、年富力强、相貌端正、善于交际、经验丰富、通晓接待对象语言或习俗、以及与接待对象相熟的人员。接待人员要进行明确的分工，必要时还要提前进行集中培训。
5、接待费用。遵守有关规定，压缩不必要的开支。提倡少花钱、多办事，花好钱、办好事。
6、饮食住宿。遵守有关规定，尊重来宾习俗，尽量满足来宾需求。
7、交通工具。如来宾需要接待方提供或者帮助联系交通工具，应尽力解决；如来宾自带交通工具，应提供相关的便利。
8、安保宣传。安全保卫要制定预案，注重细节，从严要求；宣传报道要统一口径，掌握分寸，重要事项要报经上级有关部门批准。 （二） 礼宾次序
1、按照职务高低。接待多方来宾，通常按照其行政职务的高低进行排列。担任同一职务者，按其资历即任职早晚排列；已不再担任职务者，可参照原职排列，但要将其排在担任现职者之后；团体来宾，以其团长或领队的职务高低，作为排列依据。
2、按照字母顺序。举办涉外国际会议或体育比赛，依据参加者所属国家（地区）名称的首位拉丁字母的先后顺序进行排列。首位字母相同，排列第二位，依次类推。 3、按照抵达早晚。适用于驻外机构负责人或各类非正式活动参加者的排列。
4、按照报名先后。举办大型招商会、展示会、博览会等商贸类活动，或上述排列方式难以采用时，依据来宾正式报名早晚排列。
5、不做排列。是在难以用其它方式进行排列时，采用的变通方式。
为避免接待对象产生疑问或不满，礼宾排列方式应提前以适当形式向其通报。 （三） 迎送陪同。 1、 迎送
①限定规模。迎送来宾，既要表达对来宾的尊重和欢迎，又要务实从简。一般来讲，安排迎送优先考虑的是主人的身份，其次才是参加的人数。 ②明确时间和地点。迎来送往的时间和地点，要本着主随客便的原则，与来宾提前商定。如有必要，客人出发以后，还要随时与之保持联系。 2、 陪同
①坚守岗位。陪同期间，有关人员要坚守岗位，随叫随到。如有约定，要提前到位，不可让客人等待。
②与人方便。客人停留期间，陪同人员要自始至终地关注、照顾客人，如果条件允许，尽量满足客人提出的合理要求。
三、会议礼仪 （一） 会务工作
会议举办得成功与否，很大程度上取决于会务工作是否到位。按照时间顺序，会务工作可以分为会前、会间和会后三个阶段。 1、 会议之前
①会议的筹备。围绕会议主题，将领导议定的会议规模、时间、议程等组织落实。通常要制定预案、组成班子、明确分工、责任到人。
②通知的拟发。拟写通知要完整规范，标题、主题、会期、出席人员、报到时间、报到地点以及与会要求等要点要全面明确；通知的下发要及时，不能延误；如有必要，应提前收集报名。
③文件的起草。会议的文件材料，包括议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、《会议须知》等，一般应在会前准备妥当。 ④常规性准备
一是会场布置。包括选择场地，安排桌椅，调试检查照明、摄影、照相、录音、通风和多媒体等设备。 二是与外界沟通。包括联系新闻单位进行报道，通知公安部门协助安全保卫。 三是用品的采办。包括记录本、笔、文件袋、座位签、饮料等等。 2、 会议期间
①例行服务。较大型的会议，应安排专人负责迎送、引导、陪同与会人员；对于与会贵宾和身体不便、身份特殊的重点人员，还要重点照顾；对于与会者的正当要求，应有求必应。
②会议签到。一般在与会者入场时进行，签到结果应及时汇总，并向会议负责人通报。
③食宿安排。会期较长的会议，一般由会议安排食宿。食宿安排应在《会议须知》中写明。安排会餐等活动，届时应有专门人员进行组织。对于外来与会者在食、宿、交通等方面的其他要求，在符合规定，力所能及的前提下，应尽力予以解决。
④现场记录。重要会议，应以笔记、录音、录像等方式进行现场记录。手写笔记时，对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决结果等基本内容，要力求完整、准确、清晰。 ⑤编写简报。会议简报的要求是快、准、简。快即讲求时效，准即准确无误，简即文字精练。 3、 会议之后
①形成文件。会议纪要、会议决议等，要尽快形成，会议结束就及时下发。
②按照工作需要和保密规定，收集与会议有关的各类材料，及时汇总、存档或销毁。
③协助返程。提供订购机（车、船）票、送站等方面的便利。团队或特殊人士离开时，可安排专人送行。
（二）会场排座 1、小型会议
小型会议规模不大，与会者较少。因而一般不设主席台，所有与会者均排座。排座的具体形式有： ① 面门设座。主席座于面对会议室正门之座，其他与会者在其两侧自左而右依次就座（见图十四）。 2、大型会议
大型会议规模大，与会者众。会场设主席台和群众席，主席台必须排座，群众席可排可不排。 ① 主席台排座。主席台一般设于面对会场主入口，与群众席呈对面之势。其排座又有主席团排座、主持人座席、发言人座席三个问题。
其一，主席团排座。在此，主席团指正式就座于主席台上的全体人员。目前，国内排定主席团位次的规则有三：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三是左侧高于右侧。具体讲，主席团排座又有单数（见图十五）与双数（见图十六）之分。
其二，主持人座席。主持人又称大会主席，其具体位置安排有三种方式：一是居于前排正中央，二是居于前排两侧，三是按照身份排座，但是不宜令其坐于后排。
其三，发言人座席。正式会议上，发言者发言时不宜就座于原处。发言席的常规位置有二：一是主席
团正前方（见图十七），二是主席台的右前方（见图十八）。 ② 群众席排座。主席台之下座席称为群众席，其排座方式有二： 其一：自由式择座。即不做统一安排，大家各自择位而坐。
其二：按单位就座。即按照单位、部门或者地区、行业就座。其具体依据，既可以是汉字笔画多少、汉语拼音字母前后，也可以是平时约定俗成的序列。若分为前后排，以前排为高，后排为低；若分不同楼层，则楼层越高，排序越低。
在同一楼层排座，通行的方式有二：一是以面对主席台为基准，自前而后进行横排（见图十九），二是以面对主席台为基准，自左而右进行竖排（见图二十）。
公务礼仪
