企业管理——行政管理部管理手册
★注重时效结果 ★保证正常工作 ★提高服务意识 十三、通讯录管理
01、人力资源部每天及时把变更的通讯名录传递给前台； 02、前台及时更新公司的通讯录，并共享给各部门；
03、每月第一个工作日前台把新的调整的公司通讯录发放到各接口单位； 04、原则上外地的通过传真及时进行通讯录的更新； 05、重庆的通过建立共享电子文档，及时进行通讯录更新；
06、销售公司由销售公司文员在共享文件夹提取，并对销售公司各单位转发。 ★人资当日传递更新信息 ★前台更新通讯录 ★月初发放通讯录 ★销售公司文员转发 ★集团电子文档共享 十四、票务和预定实物管理
审计主管协助确定供应商名单；各部门提交票务和宾馆等预定申请；前台按照各部门登记的预定申请要求进行预定服务；原则上预定要提前 3 天以上提交信息；及时把预定信息反馈给申请部门，如果情况有变或无法满足申请要求，及时与申请部门沟通协商；预定完成后，督导申请部门签字确认，并登记明细统计表；
★审计主管确定供应商 ★申请人提交申请 ★前台预定服务 ★与申请人沟通确认 ★签字登记明细表 十五、总经理信箱管理
公司设立总经理信箱，接受员工的各种投诉；总经理秘书负责总经理信箱的日常管理；负责总经理信箱的钥匙管理，定期开箱取函件；总经理的电子信箱由行政部公示全公司，由总经理或总经理授权总经理秘书进行电子信箱的管理；总经理本人负责信息的审阅；总经理处理员工的各项投诉，可以委托行政部或人力资源部处理。 ★行政部信箱的安全管理 ★总经理秘书负责收发 ★总经理审阅
★行政部（人资）协助处理 ★总经理本人回复处理 十六、执行上级交办事务
及时完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。 ★接受上级交办任务 ★及时完成 ★保质保量 ★汇报结果
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企业管理——行政管理部管理手册 第三章 行政管理部业务流程与工作指导书
一、工作质量督察管理
01、工作质量督察管理工作指导书 流程名称 涉及单位 关键控制节点 主要输入 主要输出 ★程序说明 1) 行政管理部负责制定公司《工作质量督察管理办法》，报总经理审批后，下发各部门执行；
2) 行政管理部经理每月编制《督察工作计划》，对公司各部门的工作质量定期组织稽查，详细记录和统计督察结果；
3) 对于临时反映的工作问题，行政管理部组织专项督察小组，进行专项工作质量督察稽核，如发现问题及时解决；对于重大工作质量督察项目，提交专项督察工组报告，报总经理和相关领导审阅；
4) 月末提交当月的《工作质量督察报告》，按照《工作质量督察管理办法》提出处罚或奖惩方案，及时下发各部门；
5) 对提出异议部门，审核申诉原因的真实性和正确性，对于符合要求的通过申诉，调整对其稽查和处罚记录；对于不符合调整要求，驳回其申诉要求；
6) 如对处罚或奖励方案仍有争议，提交常务副总，审阅批示；
7) 出具明细质量督察工作报告和奖惩明细报表，呈递常务副总和总经理审批；通过后，及时呈递财务部和人力资源部，作为制订部门考核工资报表的参考；
8) 对于重大质量问题，出具工作质量整改通知单，责令责任部门限期整改，并由行政管理部跟踪检查； 9) 行政管理部负责对质量督察记录和文档进行编码和存档。 二、办公用品管理工作指导书 流程名称 涉及单位 关键控制节点 主要输入 主要输出 ★程序说明 1) 每月，行政管理部由行政秘书对公司各部门办公用品需求进行调查和统计汇总； 2) 依据办公用品的库存情况，结合需求调查情况，编制每月《办公用品采购计划》， 呈递行政管理部经理审定；
3) 行政部经理审核通过后，并把采购计划发至采购部，采购部负责采购，行政秘书 负责向财务部请款和结算；
4) 财务部审核其请款是否在预算范围内，在预算范围内则通过；超过预算范围，要 求提供特别说明，提交总经理批示通过后付款；
5) 采购部负责将采购物品运至行政管理部办公用品库房，由行政管理部清点入库； 6) 行政管理部和采购部共同确认后，在采购清单上签字，报财务入账； 7) 行政管理部根据入库清单及时调整《办公用品库存台账》；
8) 审核员工办公用品领用申请表，符合要求的按时登记发放办公用品，并及时调整 库存台账，和《部门领用明细统计表》；
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办公用品管理流程 分管副总、行政管理部、采购部、财务部、其他部门 采购计划、采购与入库、领用与盘点、统计和分析 各部门物品需求表 采购计划拟定、办公物品入库登记发放、盘存 工作质量督察管理流程 总经理、分管副总、行政管理部、其他责任部门 质量督察制度及计划、定期督察执行、督察工作报告和奖惩方案、工作质量改进 各部门月度工作稽查 月度重要工作的稽查跟踪、整改方案、奖惩方案 企业管理——行政管理部管理手册
9) 月末，行政秘书负责会同财务部对办公用品库存进行实物盘点，编制《实物盘点 统计表》，核对账实是否相符，不符合者寻找差异原因，确认后由财务部签字； 10) 月末，行政秘书负责进行办公用品的部门领用明细统计汇总，部门经理审核后， 及时提交财务部进行部门费用预算考核；
11) 财务部根据发生的行政办公用品耗用情况，进行预算差异分析，对于异常情况，会同行政管理部一起寻找差异动因，提交建议方案，报上级审批，通过后执行。 ★发文管理工作指导书 流程名称 涉及单位 主要输入 主要输出 ★程序说明 1) 需求部门草拟文件；
2) 部门负责人会签后，交由行政管理部审核；
3) 对审核通过的文件进行整理，如需修改，提出修改意见，再由相关部门修正文件 内容；
4) 修正后的文件如通过行政管理部的审核，则呈报常务副总审批； 5) 根据常务副总的批示，调整文件内容后，打印成稿； 6) 将文件下发至各个相关部门，并归类存档。 ★档案管理工作指导书 流程名称 涉及单位 主要输入 主要输出 ★程序说明 01、各部门定期整理内部资料和文献，整理后报送行政管理部。
02、行政管理部负责收集和甄选报送文件和资料，对于有价值或按公司规定要保存的文件进行统一编码归档。
03、行政管理部负责对于归档文件进行统一存放和保管，并定期进行检查。 04、行政管理部负责定期进行检查，对于到期需要销毁档案，报批后统一销毁。
05、行政管理部统一及时受理各部门的档案审阅需求，按照相关规定，处理各部门的借阅、复印、阅览等请求，并对于借出档案及时进行跟踪和回收。
档案管理流程 总经理、分管副总、行政管理部、责任部门 收集文档资料 整理存档有价值文档、销毁到期文档、节约档案文件 发文管理流程 总经理、分管副总、行政管理部、责任部门 文件草拟 文件修正确定、打印发放、存档管理 关键控制节点 文件草拟、呈递与批示、下发与存档 关键控制节点 收集文档、归档或销毁文档、借阅文档 [作者姓名]
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行政管理手册01
