构建高职高专院校教学档案分类实体的思考
高职高专院校的教学档案是学校教学经验、技术资源储备的形式是学校教师集体劳动成果和智慧的结晶是衡量学院管理水平和教学质量的重要依据是学院档案的主体、核心和重点。凡在教学管理和教学活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像和实物等不同形式的历史记录都是教学档案。
上个世纪九十年代国家教委相继颁布了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》经过十几年来的实践各高校对它分类范畴的界定客观上保证了分类体系的连续性这一优势有了进一步的认识。随着高等教育事业的发展特别是高职高专院校人才培养工作自身特点的需要我们也发现原来确定的归档范围和保管期限已不能适应当前教学改革和发展的需要给当前的档案管理工作造成了一些困扰。因此笔者认为高职高专院校应在继续保持《实体分类法》和《工作规范》特点优势的前提下适应当前人才培养工作水平评估的需要进行必要的修订工作以期适应档案现代化管理发展的需要。本文就此作一些探讨以求同行赐教。
一、教学档案实体分类构建的原则
以教育部高职高专人才培养工作水平评估体系为标准以《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》为参照结合高职高专院校办学方向和人才培养目标的正确定位结合学校教
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学工作和档案工作的自身特点与时俱进、开拓创新、求真务实科学地界定归档范围和保管期限构建符合高等职业技术教育发展需要的教学档案分类实体。
1、严格地遵循教学工作的规律。高等职业教育办学的一个明显特点和人才培养目标就是培养技能型、应用型人才由人才培养目标决定了它的一切必须按教学规律办学教学档案同样应遵循教学规律。
2、鲜明地体现教学档案的特点。党群类、行政类、基建类、设备类等类别的档案其内涵具有普遍性唯有教学档案它的内涵更为丰富它的实体更是丰满教学档案是高职高专院校档案的主体。
3、科学地保持教学档案的内在联系。从教学类档案的构建来看其纵向脉络是比较清晰、相对独立的而其横向联系却是非常紧密的如；招生、学籍、毕业生之间；专业建设、课程建设、实习教学、实验教学之间；师资、课务、考务、质量评价、学风建设之间等整个教学过程的每个环节始终是相互联系、不可分割的。
4、创新地形成教学档案管理的长效机制。制度的建立不是一个很长、很复杂的过程但是执行和巩固制度的过程也许是一个漫长而艰辛的过程。通过高职高专院校人才培养工作水平评估以评促建创新地形成教学档案管理的长效机制建设的过程更加重要。
二、教学档案实体分类构建的内涵
教学档案实体分类的框架设计为十四条一级条目各条目之间既相对独立又有联系每个一级条目下面设有二级条目若干个有的
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二级条目下面还设有三级条目若干按学年度由校、系、教研室三级分别进行收集、整理和归档按电子文件和纸质文件的不同载体分别归档、保管。
1、综合（J_11）。主要是教学管理和教学基本情况的文件材料。如：上级下达的有关教学工作的文件材料；学校教育事业发展规划；产学研合作方案、成果、总结；学院教学工作计划、总结；学院教学管理工作规章制度汇编；学院教学工作会议记录；学院教学基本建设规划；学院教学设备的装备情况；图书馆藏书情况；校园网建设情况；体育器械统计情况；学院运动会材料等等这些档案材料的保管期限大部份为永久。
2、师资（J_12）。主要是师资队伍结构和建设方面的文件材料。如：学院师资队伍建设规划、师资队伍建设实施意见、年度工作计划及总结；教师和教学管理人员工作职责、工作规范；教师岗位聘任合同书；国家、省、院各级人才培养工程对象材料；专业带头人、骨干教师、双师型教师材料；青年教师培养方案及实施办法；教师获院级及以上各类教学、科研评奖申报、评审材料及证书复印件；教师获各级各类先进表彰情况汇总；教师业务档案；外聘、兼职教师管理文件、资格审批、协议书、汇总表等材料；校内“双肩挑”教师兼课资格审批表、汇总表；教学工作量统计汇总表等等这些档案材料的保管期限为永久或长期。其中教师业务档案是一项面广量大的建设任务要求每一位教师都必须建立业务档案。
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