浅谈企业综合性文字材料的写作方法与技巧
作者：张杨
来源：《办公室业务》 2014年第6期
撰写综合性文字材料是办公室文秘人员经常承担的一项工作，也是以文辅政、发挥参谋助手作用的主要途径。一般来说，综合性文字材料是将若干内容相近的基础素材，围绕某一主题，按照特定主线，通过归纳、提炼、分析、论述来反映单位或领导对某方面工作的要求、意见或
观点的文字材料。主要包括讲话稿、工作报告、工作总结、交流材料、调研材料、署名文章等。
一、综合性文字材料写作的特点
综合性文字材料写作不同于文学创作，有其独特的性质和要求。总结来说，笔者认为有以下4 个特点：
一是全局性。撰写综合性文字材料，体现领导的决策能力、理论水平和文化修养，内容多、涉及面广、信息量大，一般需要站在较高层次，对宏观形势、企业情况、基层实际等信息进行综合性的分析和把握，高屋建瓴地提出符合企业实际的意见和观点；或是要对若干工作统筹考虑，按照某一指导思想和工作主线，有目的、有步骤地进行总结和部署。这是体现材料高度和深度的关键所在。
二是服务性。撰写综合性文字材料，起草于秘书，服务于领导，承载的是领导的观点和意见，体现的是领导的风格和艺术。无论写得多么天花乱坠、辞藻华丽，不能切实紧扣形势的脉搏、把握企业的实际、反映决策的意图、符合领导的口味，都不是一份好的文字材料，也很难被采用。这是材料成功与否的“生命线”。
三是应急性。撰写综合性文字材料，经常处于应急状态，时效要求很高。在短时间内如何汇总各方面基础素材，并从众多素材中抽丝剥茧，理清思路和脉络，快速形成一份主题突出、层次分明、立意新颖、文字简练的文字材料，不仅需要文秘人员有很好的文字表达能力，更需要平时多下功夫、做好积淀。这是撰写综合性文字材料的“课外功”。
四是多变性。撰写综合性文字材料，要因人、因地、因时、因事而变，不能一味地照搬以往、照抄他人。领导层次的不同，决定材料有不同的思想；发展进程的不同，决定材料有不同的重点；承载工作的不同，决定材料有不同的要求；应用场合的不同，决定材料有不同的风格；面向对象的不同，决定材料有不同的语气。虽然主题经常变、内容经常变、表达方式经常变，但不变的是要求实事求是，符合实际工作要求。这是撰写综合性文字材料的基本原则。
二、综合性文字材料写作的主要方法和步骤
写好综合性文字材料并不容易，特别是新接手这项工作的同志，往往遇到综合性文字材料
写作任务就头疼，心中发慌、一头雾水，不知该从何处下手。俗话说“文无定法、但需得法”， 通过多年的实践，笔者认为要写好一篇综合性文字材料，应遵循以下7 个方法步骤。
（一）把握需求，力求“主旨明”。分析所写材料的服务对象、目的用途、受众类型、场合背景等分别是什么，因地、因人、因时说话，对材料的主题、重点、文风、笔法、篇幅等有一个初步的思考和把握，切忌千篇一律。
（二）收集材料，力求“素材全”。根据材料的需求，汇总各方面与材料主题和内容有关的基础素材，搞清楚“手上都有什么货”，事无巨细，努力做到事例全、数据准、内容详，为写好材料储备“弹药”。
（三）构思思路，力求“立意高”。
思想是文字材料的灵魂，好的材料不是“写”而是“想”出来的，“想”是“写”的前提，“写”是“想”的表现，切忌“脚踩西瓜皮，溜到哪算哪”。这是最关键也是最容易被忽略的地方，是谋篇的过程。要对基础素材进行认真的分析、凝练、整合、思考、提升，并念好“问、悟、借、理”四字经。即：汇报领导问思路；分析实际悟思路；学习各方借思路；集体研究理思路。通过抓“点”、联“线”、扩“面”、构“体”，
形成材料的思路和脉络。
（四）列出提纲，力求“架构清”。列提纲就是把思考的腹稿具体化的过程。从大小标题到各个标题下的观点、内容、层次和篇幅，都要一一明确。这样写起来才会心中有数、不会失控。列提纲的另外益处是可以跳着写，先易后难，逐渐进入状态，同时也可以把一篇难度较大
的综合性文字材料变成若干个相对简单的小材料，各个击破，降低写作的难度和心理上的畏惧。
（五）起草材料，力求“表述准”。撰写时要“关起门当领导”，根据所写材料的服务对象，迅速调整自己的思想站位，因人制宜，根据服务对象的风格爱好撰写材料。表述时要注意“度”的把握，到位不越位，每句话都既透彻有力又经得起推敲，特别是在用“唯一、最好、极大”等表述程度的副词上，务必要慎之又慎。
（六）修改校对，力求“细节美”。文字工作要重视细节，大处着眼、小处入手。完成初稿后，往往比较兴奋，要“先冷却，再修改”。重点对观点是否正确、提法是否准确、观点和素材是否相符、布局谋篇是否合适、文字和标点是否准确、格式是否规范等进行检查，绝不让细节的“蚂蚁”毁了文章的“大堤”。
（七）对照自查，力求“差距知”。材料起草完毕，在领导阅改或会议讲话参用后，要做好“后学习”，特别是对材料修改部分进行认真思考，查找差距、修正不足，准确把握领导的思路和风格，为今后起草工作奠定基础、积累经验。
三、综合性文字材料写作的根基
陆游曾说“汝果欲学诗，功夫在诗外”。提高综合性文字材料写作能力，不是一朝一夕可以实现的，需要文秘人员平时做好“课外作业”，多听、多记、多思、多写，练好“内功”，以“厚积”实现“薄发”。
要敏而好学、学而时习。俗话说
“书到用时方恨少”，写材料更是这样。一是向书本学习、向实际学习。通过学习政策理论文章、行业形势分析以及各级文件和领导讲话，把握世情、国情、行情、企情；通过经常到基层调研，掌握第一手资料，切实把握基层工作的重点、热点、亮点、难点。二是向他人学习、向自己学习。有借鉴才有进步，有比较才见差距。每份材料都是起草人精研竭虑、几易其稿的结晶，一方面要经常学习借鉴他人的材料，将其好经验、好笔法融会贯通、触类旁通，形成自己的东西；另一方面也要经常审视自己以往的材料，总结好的地方进行积累，反思不足的地方改进提升。
要不在其位、思谋其政。执笔“七分主、三分匠”。一是“七分主”在悟，要用心琢磨领导的意图、思维方向、关注重点。利用好各次与领导接触的机会，从讲话中把握，从批示中领会，从请示中获得，努力掌握领导的思路和观点，并联系上级要求和单位实际去连贯思考，力求对领导的思想有系统、整体的理解。二是“三分匠”在思，要努力完善、丰富领导的思路和观点。通过更多层次和角度的换位思考，对领导的初步想法进行拓展和延伸，对领导的感性认识进行事例佐证和理性提升，对领导分散的意见进行系统的归纳，对领导暂时尚未想到的重要问题进行完善和补充。
要寸积铢累、积微成著。要想“文思如泉涌”，思想是一个方面，还要有事例和数据作为支撑，不能以空对空。要利用一切机会收集好各种有价值的资料，经常熟悉，仔细翻阅，不断学习、理解和消化。对重要的观点、事例、数据更要认真核实、及时更新，必要的还要进一步去拓展了解其前因后果、左右关联，并牢牢记在脑子里，需要的时候就可以信手拈来、为我所用，避免“巧妇难为无米之炊”的尴尬。要勤于练笔、笔耕不辍。思想和素材的最终体现在于文字表达，不能
“茶壶煮饺子”。提升文字驾驭能力的唯一途径就是勤写多练，不断磨砺自己的文字技巧。一要上心，写材料是一份良心活，要对得起领导的信任和自己的岗位，端正态度，尽所能写出有份量、有价值的材料。二要用脑，要在思路脉络、架构层次、遣词用句等方面精心组织、字斟句酌、反复推敲，力求神形兼备。三要有胆，在条件允许的情况下，要敢于创新，敢于挑战没写过的题材、没用过的笔法、没试过的角度，把它当成突破自己、提升自己的良机。
“板凳要坐十年冷，文章不写一句空”。综合性文字材料写作是一项没有最好、只有更好的工作，也是一项能够出思想、出成绩的工作。虽知易行难，但有志竟成。只要甘于寂寞、乐于学习、善于思考、勤于实践，就一定能够成为一支领导满意、群众认可、工作不可或缺的笔杆子。
（作者单位：中国石化石油勘探开发研究院)
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