与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料，形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。
4.把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件给予保证，每年从本单位科研经费总额中拨出一定的数额作为学院科研档案工作经费。 （二）要执行以下科研文件材料的部门立卷与归档流程 1.形成积累
（1）课题组长在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。
（2）由课题组兼职档案员到学院科研管理部门领取文件积累袋、实验记录本、科研报告等统一用纸。
（3）学院科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。 （4）院档案部门应深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。
（5）归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一，图样清晰，签字手续完备。
（6）科研管理性文件材料归档一份，科研报告底稿一份，复制稿两份，原始资料全部。 2.整理组卷
（1）坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。
课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题的业务性文件汇总整理成卷。 （2）根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的 内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。
（3）内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。 （4）拆除案卷内的易生锈的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。
（5）科研文件材料根据实际情况采用科技档案袋、盒（夹）等方式保管，每件科研文件材料用线装订。
（6）科研管理部分的文件材料，按党、政档案要求组卷装订。并编写件号及每件材料的标题。装订卷的全部科研文件材料按顺序编写页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订卷的全部科研文件材料，以件为单元，在每件文一件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记，并逐项填写。
（7）除密不可分的配套的声像载体材料外，其余均应分别组卷专柜保管，档号必须与文字材料卷保持一致，并按《声像载
体档案文件材料归档制度》要求处理。
（8）课题组组织归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见，密级分为绝密、机密、秘密三种，按《声像载体档案文件材料归档制度》要求处理。
（9）填写卷内目录、备考表和案卷封面。
（10）课题组长填写归档说明书，放入每个研究课题第一卷的卷内目录之前。
第三十四条 归档手续
（一）重大科研项目的鉴定、评审工作必须有院综合档案室参加。
（二）归档时院综合档案室应进行审查、验收、并在成果登记表上签署意见，加盖院综合档案室专用章。凡归档不完整、不齐全者，院综合档案室拒绝出具证明，科研管理部门不得申报成果。
（三）课题组填写科研档案移交目录一式两份，连同案卷向院综合档案室移交，然后经院综合档案室清点无误后，经院办领导批准后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。
第九章 声像载体文件材料归档制度
第三十五条 归档时间
综合管理材料归档时间为次年6月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案文件材料制成后的一个月内归档。
第三十六条 立卷归档单位
（一）视听（电教）中心、宣传、报刊和其他声像载体材料形成部门，均为立卷单位，分工立卷归档。
（二）声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本部门兼职档案员移送全套案本。
（三）部门兼职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向院综合档案室移交。
第三十七条 归档范围 （一）确定归档范围的原则
1.归档的学院在各项活动中形成的、或校外单位形成的与本院有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3.归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。
（二）归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，具体范围见附件。
2.归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。 （三）不归档的文件材料
1.不能反映本校工作、活动的声像材料；
2.音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料； 3.重份声像材料。 第三十八条 归档要求
（一）要贯彻声像档案工作的基本原则
1.凡反映本院教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。
2.声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像材料载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。
3.声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。
4.声像档案工作必须纳入本院党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。
5.要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变，并逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为提高本院的教学、科研和管理工作水平服务。
6.声像档案工作应列入本院的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。
7.归档的音频电子文件必须以MP3或WAV为通用格式、视频电子文件整理时以MPEG或AVI为通用格式、数码照片整理时应
大学各类档案材料归档制度
