（10）拟订案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题、控制在100个字符以内。
（11）确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管，设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。
（12）设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。
第二十二条 归档手续
设备管理部门的专（兼）职档案员，填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。
移交目录一式两份。将移交目录连同案卷送单位负责人审批，再向院综合档案室归档，归档时双方签字，各持一份备查。
第六章 外事类文件材料归档制度
第二十三条 归档时间与归档单位
当年的外事文件材料于翌年6月底前由外语与旅游系（国际合作交流中心）整理立卷后向院综合档案室移交。
第二十四条 归档范围 （一）确定归档范围的原则
1.归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。
3.归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。 （二）归档的重要内容和重点
1.归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来院任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件。
2.归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
3.本院人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学院的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。
第二十五条 归档要求
（一）要贯彻如下外事档案工作的基本原则
1.学院在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。
2.外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
3.外事档案工作必须纳入学院外事工作计划、管理制度之中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
4.人事处要有一位领导分管外事档案工作，由本部门专（兼）
职档案员负责收集、积累、归档。
5.努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学院教学、科研、人才交流服务。
（二）要执行以下外事文件材料立卷与归档流程 1.形成积累
（1）学院人事处是学院外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来院、出国（境）、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总，整理组卷，按规定向学院综合档案室移交。
（2）归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。
（3）外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
2.凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给人事处进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，教务处才准予报到上班。 3.整理组卷
（1）根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。
（2）对来院、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶
段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。
（3）拆除卷内文件中的易生锈的金属物，对破损的文件材料进行修补。
（4）外事文件材料，采用卷皮或卷盒方式保管，可以整卷装订，可以组成薄卷，也可以每件文件用缝纫机装订后装盒保管。 （5）幅面大于卷皮或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。 （6）以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从l开始，页号位置标在非装订线一侧的下角。 以盒（袋）形式保管的外事文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章逐项填写。
（7）填写卷内目录。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。每个案卷组成以后，都要填写备考表，写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。
（8）外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出
每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同院综合档案室协商后确定。
第二十六条 归档手续
（一）由归档人员填写归档卷内目录和备考表，卷内目录和备考表放在第一卷的卷内目录之前。
（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期补正。
（三）移交时填写移交目录，移交目录一式两份，双方各执一份备查。
第七章 财会类文件材料归档制度
依据《中华人民共和国档案法》，财政部、国家档案局《会计档案管理办法》和国家教育部《高等学校财会类档案工作规范》，结合本院实际情况制定本制度。 第二十七条 归档时间与归档单位
（一）当年产生的会计文件材料，财会部门应于次年第一季度内整理组卷后，请党政办公室派院综合档案室的有关人员进行审查。
（二）当年的财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管两年，期满后的翌年6月底前由财会部门的兼职档案员向院综合档案室移交。
第二十八条 归档范围 （一）归档原则
1.归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须
大学各类档案材料归档制度
