大学各类档案材料归档制度

第十七条 归档验收手续

1.基建项目在验收前，档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程竣工验收。 2.学院档案部门应是工程验收小组成员，会同学院基建部门负责基建文件材料的验收工作。

3.基建项目在验收后归档时，档案部门要认真进行审查、验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。 4.学院基建部门可从基建总投资中扣留5％（最多不超过5万元），作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还。

5.填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，经院办和基建部门领导批准，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。

第五章 仪器设备类文件材料归档制度

第十八条 归档时间

国内采购的仪器设备，从提交采购计划被批准至设备验收完毕，投入使用两个月。国外引进的仪器设备为索赔期满后两个月。每年6月底前移交上一年度的设备运行记录、维修记录等需要归档的文件材料。事故报告，在事故处理完毕后归档。 第十九条 归档单位

使用单位应将经常使用的操作、维修说明书、线路图、易损备件表等随机档案材料复印一份自留使用，需归档的文件材料，整理立卷后向设备处归档。其中价值在五万元（含五万元）以上

的仪器设备档案，由设备处统一整理后向院综合档案室归档；五万元以下的由设备处管理，但需向院综合档案室报送档案目录。 第二十条 归档范围 （一）确定归档范围的原则

1.归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

4.作为学校固定资产的各种国产及进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样六个方面，具体范围见附件。

2.归档的重点是仪器设备项目（特别是价值五万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

3.本院自制、作为学院固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。

第二十一条 归档要求

（一）要贯彻以下设备档案工作的基本原则

1.凡作为学院固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。

2.设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全

3.设备档案是国家的重要技术储备，是学院仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学院设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。

（二）要执行以下仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程 1.设备文件材料的形成与积累

（1）学院设备管理部门是学院设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专（兼）职档案员集中管理本院的设备文件材料。学院的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

（2）从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备收集、积累和整理，过程结束后移交院综合档案室。

（3）设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。

（4）重大设备的开箱验收必须有学院档案部门参加，以监

督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备订购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。

（5）属设备处管理的五万元以下的设备的档案，其档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作，并按要求向学院档案部门移交案卷目录。

（6）院综合档案室随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好设备文件材料的积累工作。

（7）学院各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保文件的完整、系统、准确。

（8）设备文件材料，必须用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整，图样清晰。

（9）设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。 2.整理组卷

（1）坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的专（兼）职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。 （2）根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项（同一种类或同一型号）的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。

（3）将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

（4）设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。 （5）卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。

（6）拆除卷内文件中的易生锈金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。 （7）设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。

（8）全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，对不装订卷在每件文件加盖上有单位名称、档号、件号、的戳记章并依次编写件号。

（9）认真填写卷内目录和备考表。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明本案卷图纸和文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。