软件职业技术学院各类档案材料归档制度
第一章 总则
第一条 为加快我院档案工作建设的步伐，切实增强档案管理工作的规范化，根据《高等学校档案管理办法》与《高等学校档案工作规范》的原则，在省档案学会高校档案专业委员会（省高校档案工作协作组）的指导下，结合我院实际情况，特修订《软件职业技术学院各类档案材料归档制度》（以下简称《制度》）。
第二条 本规范是一个较重大的系统工程，涉及面广，熔法律、法规、规章、技术标准、实施细则于一炉，把档案基础标准，业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准结合用到规范中，使之符合我院档案工作的现实需要和长远发展。
第三条 本《制度》根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，按党群、行政、教学、学生、科学研究、基本建设、仪器设备、外事、财会、声像、实物十一个一级类目设10个具体工作规范。
第二章 党群类、行政类文件材料归档制度 第四条 学院各党政职能部门在党政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料，均应按归档时间、归档范围、归档要求、归档单位和归档手续进行立卷归档。
第五条 归档时间
当年的文件材料于翌年6月底立卷归档完毕，因特殊情况可延迟到10月底。
第六条 归档单位
以学院党委、学院和党政办公室名义收发的文件材料，由院综合档案室立卷归档；以学院各部门收发的文件材料，分别由各部门立卷，并向院综合档案室归档。
第七条 归档范围
归档的文件材料必须反映学院党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。归档的主要内容包括学院党务、行政（教学、科研、基建、设备、外事、学生、财会等管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件。归档的重点以本院形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料；其次才是上级和其它单位发来的文、电及附件；上级来文中，应以针对本学院的指令性、指导性文件为主。 第八条 归档要求
（一）归档的档案文件要齐全、完整。根据国家教育部和国家档案局的有关规定，要把好文件形成积累关，在发文盖章时，文书处理人员一定要留存定稿（领导签发稿）、正本（一式两份）以及文件的附件，否则，拒绝盖章；收文一般归档一份，重要的归档两份；领导外出开会、调查研究以及考察等带回的文件材料要交给综合档案室办理登记手续。
（二）要贯彻执行国家档案局“按照文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，分门别类，使立成的案卷反映本机关单位的领导活动和工作全貌，便于保管、利用和保密”的立卷原则。
（三）要贯彻执行国家教育部、国家档案局和省档案局关于党政文件材料立卷归档问题的各项要求。
第九条 归档手续
档案、文件归档时，应以案卷目录和卷内文件目录为基础编制归档移交清册一式两份，交接双方经办人员和领导均应在归档移交清册上签名，交接双方各存一份。
第三章 教学类文件材料归档制度
第十条 归档时间与归档单位
当年形成的教学综合性管理文件于翌年6月底前由教务处和各系（部）分别整理立卷完毕并向院综合档案室归档，其它各类文件材料在完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）的当年寒假前由教务处和各系（部）分别立卷完毕，并一次性向院综合档案室归档。 第十一条 归档范围
（一）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。 （二）归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（三）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。 （四）归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件。
（五）归档的重点是本院在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
第十二条 归档要求
（一）要贯彻以下教学档案工作的基本原则
1.凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。
2.教学档案是衡量院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主体、核心和重点。
3.教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业派遣、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。
4.各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专（兼）职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学院综合档案室办理移交。
5.要把教学档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。
（二）要执行以下教学文件材料的部门立卷与归档流程 1.形成与积累
（1）每年新学年开始后，由分管档案工作的院长向各系（部）、处室部署新学年工作时，同时向系（部）办公室主任、
教学秘书布置形成积累教学文件材料的任务。
（2）教务处会同档案部门向各系（部）发放各种教学文件材料表格、学籍登记表（卡），积累用卷宗（袋）等。
（3）系（部）兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。
（4）院综合档案室随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好文件材料的积累工作。
（5）归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。
（6）教学管理文件一般归档一份，重要的教学文件（专著、优秀教材等）除原稿外，另加副本。 2.整理组卷
（1）坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各系（部）或教学管理部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料向院综合档案室归档。
（2）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。
（3）在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。 （4）卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。
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