我国档案标准化建设的问题及改进策略
作者：李文珠
来源：《办公室业务（上半月）》 2018年第3期
文/曲阜师范大学档案馆 李文珠
【摘要】在传统的档案管理活动实践中存在运用标准不一致的情况，现已不能满足现代科技发展的数字化进程，逐渐实现档案的标准化是现在的发展趋势。本文通过对档案标准化的现状进行分析，发现存在问题，提出解决的一些思路和可行性建议，目的在于推广档案标准化的意识形态，保证档案标准化工作的顺利进行。
【关键词】档案工作；标准化；现存问题；发展思路
标准化是指“为了在一定范围内获得最佳秩序、对现实问题和潜在问题制定共同使用和重复使用的条款活动”。在标准化定义的基础上，可以总结出档案标准化的定义，即通过制定、发布和实施档案工作标准，实现统一化从而获得最佳效益的特定的全部活动过程。档案标准化工作的范围广泛，涉及技术、科学、管理等各个社会工作领域。档案工作的主体部分就是档案工作的标准化。它不仅涉及档案工作的各个方面，而且起到了使管理更加科学的作用，可以使得档案工作从无序到有序、从随意到规范、从混乱到统一，减少重复劳动，大大提高档案管理水平。如果没有档案的标准化，就不会有统一的行业标准化，也就不会有档案工作的现代化建设。
一、我国档案标准化建设的发展历程
档案标准化建设属于文献工作标准化的组成部分，国际档案界于20世纪60年代末期开始注意到档案标准化的建设问题。经过30余年的发展，我国的档案标准化已经走了很长的一段历程。早在1979年，在全国文献检索标准化工作会议上，提出了在档案工作方面实行标准化的建议，得到了与会同志的热烈响应，成为档案标准化建设的开端。1982年，在全国档案工作会议上，档案管理标准制定被正式提出，接下来各地进行了深入研究探索。1985年，我国以中华人民共和国国家标准的形式颁布了《档案著录规则》，这个可以称得上我国第一部档案工作标准，也是由国家颁布的最高标准，为档案管理标准化提供了依据与基础。1986年春，国家档案局设立了“标准化研究室”；1988年底设立了“法规标准化处”，以集中统一档案系统的标准化工作。1991年3月经过国家档案局的批准，全国“档案工作标准化技术委员会”正式成立，其职责是受国家档案局的委托，对档案工作领域内的国家标准、行业标准的立项进行评议，对标准的送审稿进行审核。技术委员会的成立为提高我国档案标准制修订质量、加强档案标准化国际交流和促进档案管理规范化标准化等方面发挥了重要的作用。
除了以上所述机构组织之外，我国目前也已经制定颁布了许多的档案工作标准内容，截至2017年底，共出台国家标准13项，行业标准78项，强制标准2项。这些标准涉及的范围非常广泛，几乎涵盖了档案工作的方方面面：既有档案业务的，例如《档案工作基本术语》；也有档案管理方面的，像《磁性载体档案管理与保护规范》；既有关于文书档案的规范，如《文书类电子文件元数据方案》；也有关于技术专业类档案规范，比如《数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范》《数字档案COM和COLD技术规范》等；有关于传统历史档案的规范，比如《明清档案目录中心数据采集标准——明清档案机读目录数据交换格式》；亦有关于新型档案的，如《电子文件归档与管理规范》；既有关于一般要求的，像是《科学技术档案案卷构成的一般要求》；也有关于具体操作的，例如《缩微摄影技术在16mm卷片上拍摄档案的规定》《缩微摄影技术在A6平片上的拍摄档案的规定》等等。
同时，标准化规范也在不断更新中，以期更加适应新形势、新环境，使得我国档案工作标准化不断完善。2017年12月14日，国家档案局官方网站上发布了《纸质档案数字化规范》《档案虫霉防治一般规则》《纸质档案真空充氮密封包装技术要求》《明清纸质档案病害分类与图示》等12项行业标准的通知。我国档案工作标准化工作已经取得了较大的成绩，但同时也还存在一些问题和不足。
二、我国档案标准化建设中存在的问题
（一）档案标准化意识薄弱，认识不全面，未能将档案管理工作摆到应有位置。这一问题主要表现在，档案馆与其他档案部门执行的档案工作标准不统一。特别是基层档案部门，由于对档案工作标准不够了解，在归档处理、保存装备、保管方式等具体细节工作上，只执行部分标准，管理粗糙、大而化之。档案工作标准化是一种社会进步的必然趋势，提高档案工作标准化的意识也是大势所趋，作为档案工作人员更应该树立档案标准化的意识，对其在社会中的地位加以重视。但就现实情况看，目前有相当一部分从事档案管理工作的人员对档案管理标准化的工作重视度不高。
（二）档案标准化科研工作急需加强。标准的科学性和适用性源自于深入的科学研究，标准水平的提升离不开标准化科研工作的有效开展。虽然理论都是在实践的基础上发展起来的，是对实践经验的总结，一个好的标准和程序的制定是需要大量的工作实践、技术为依据的，它反映了在一定时期内的档案工作发展水平和在实践中应用的经验总结。目前档案标准化科研方面存在的问题主要有：标准化理论研究与档案工作实践不能紧密结合；档案标准化理论研究不能支撑工作业务；档案标准化理论研究存在超前或滞后的情况；标准化理论研究成果推广受限以及成果应用不够广泛等等。
（三）档案管理人员素质整体偏低，业务水平普遍不高，档案工作标准化的人才队伍没有建立起来。档案工作人员是档案标准化的直接执行者，档案管理标准化只有通过他们才能真正落到实处。但是有些单位并没有配备专职的档案人员，而是由其他工作人员兼任。本着精减人员的原则，在一些人数少、规模小的单位可以有兼职档案员。但就目前来看，在相当一部分单位中，无论是专职档案员还是兼职档案员都存在文化程度不高、不够专业的问题。有的档案管理人员未经过专业的档案培训，缺乏档案管理专业知识，不能很好地适应档案工作标准化的要求。社会的进步、科学技术的发展，要求每一位档案管理人员都应当具备与时俱进的素质。现状来看，标准化人才队伍的建设还有很长的路要走。
（四）部分单位软硬件设施不够标准，亟须提高。据了解，基层单位的档案管理通常只有一个简易档案室，对于档案管理工作不够规范，致使档案保管机构对于档案标准化的执行也变得“心有余而力不足”。档案的保存与管理专场用地、人力资源、技术支持等方面参差不齐。例如，有些单位资金充足，设有档案相关专项经费用于采购档案存储设备、硬件设备以及档案破损修补设备，如密集架、数码相机、打印机、扫描仪、服务器、修补宣纸、糨糊、挂架等设备；而有些单位库房的面积狭小、潮湿，且没有配备相应的灭火器、专门的除湿机、吸尘器、防盗柜，个别单位没有专门的档案管理软件，更不具备开展标准化的硬件、软件设施。
三、解决我国档案标准化问题的对策
（一）树立并强化档案标准化的正确意识，实现档案管理的一致性和标准化。档案的标准化建设并非一件一蹴而就的事情，它的建设势必要经历漫长的磨炼过程才能真正实现。档案标准化建设的长期性决定它在不同的时期里会有不同的适应指标，所以强化并牢记档案标准化的意识是非常关键和必要的。从长远来看，档案标准化蕴含着长远的利益，越是古老越珍贵，不能因为短时间内无法收益而忽视了档案信用资源在未来预期内的可观性回馈效益。我国还应加强与完善档案相关法制法规，在整合现有资源的基础上，强化宣传与监督，实现标准化的切实
有效的推广与应用。面对现代社会的转型、信息化的开展，数字化时代提出新的挑战，档案管理部门及相关工作人员应认清现状，积极向档案工作的标准化靠拢。
（二）重视档案标准化科研工作，加大科研力度，实现科研与实践的紧密结合。提高标准化研究的自我创新能力，是科研工作的重中之重。档案工作标准化的科研需适应不同的环境和要求，是响应时代的号召，眼下网络的普及和信息化时代的到来使得档案工作的内容更加丰富，档案工作现代化建设也必须紧跟时代步伐。在科研方面应加大科研资金比例，鼓励相关档案工作人员投入到开展档案科研创新活动中来，为档案管理人员创造专业学习和提升的机会，解决实际工作中层出不穷的问题。改善科研与标准化工作不匹配的问题，实现将科研成果及时推广、广泛应用，为建立“产学研一体化”紧密结合的科技创新标准而努力。
（三）抓紧专业化档案管理人才培养，组建档案标准化工作人才队伍。坚持以人为本是科学发展观的要求，在推进档案管理工作的标准化、信息化进程中，档案管理人员的业务水平直接决定其发展水平。据了解，大多数的档案工作人员不是专业出身，管理上也存在人员老化、专业能力受限、专职档案员匮乏、兼职档案员流通受限等问题，很难适应当下档案标准化新形势的要求。在档案管理工作中应该加强相关人员的队伍建设，促进档案的标准化与规范化，对档案人员进行相关规章制度、职业道德教育以及现代科技知识的培训，使相关人员的工作能力和业务水平得到相应的提高。做好专、兼职档案工作员的业务培训工作，使得档案工作人员的标准化知识与时俱进，提升业务能力，不仅学习档案专业相关知识，还应该加强计算机的使用、网络技术和办公软件以及法律法规等方面的培训，增强档案意识，打造专业化技术人才，才能真正实现档案工作的标准化。同时，各个单位部门还要做好档案流动工作，在档案交接工作之前做好新任档案员的业务培训，避免交接时出现差错，从而实现规范档案标准化的管理，才能打造出本单位档案标准化人才队伍。
（四）注重改善软硬件设施，为档案标准化的实现创造条件。硬件上必须具有合格的库房以及库房内必要的符合标准的管理设备、档案装具等。依据保密原则，库房与办公区、阅档区、工作区需分开设置，避免交叉。中央和国家机关、档案工作会议指出，要切实改善档案保管条件，严格按照有关规范和标准新建、扩建档案库房，提高档案库房的安全防灾标准。档案库房要与档案存放量及年增长量相匹配，至少应满足未来20年档案存放需要。软件上要实现档案电子化，应用计算机编制目录、检索组配、缩微复印技术以及静电复印等，掌握服务器系统的熟练应用。各个单位应重视档案管理工作，应有专项拨款为档案工作标准化提供人力、财力、物力上的支持。同时还应不断引进和研发信息系统，加大计算机信息在档案管理方面的普及和应用，早日实现纸质档案电子化。
四、总结
总之，档案的标准化建设是一项长期、艰巨的工作。随着全球化进程的步伐越来越快，也使得档案标准化亟须朝着更好的水平发展，我国也顺应潮流，迈出档案标准化这一坚实的步伐。通过档案工作标准化的实施，给档案查找带来方便，节省人力物力财力和时间，节约大量的社会资源，是我们最终的目标。推行档案标准化，应从本单位档案工作做起，在工作中不断探索、改进；在工作中不断开拓、发现，总结和吸收经验；为社会发展提供更高效、更优质的档案利用服务。档案的标准化需要每一个档案相关部门的积极参与，只有这样才能让这个庞大的系统工程真正运作起来，全面推进档案标准化的发展。
我国档案标准化建设的问题及改进策略
