8．自行发文，不经文秘机构统一办理
个别部门不按规范的程序办理，不经办公室同意或者领导授权，自行发文。任何公文的流转都要按正常的程序和渠道运转。
收文的流程：“收”由文秘机构统一签收，拆封，清点分类，登记，拟办，分办，催办； 发文的流程：“发”由文秘机构统一核稿，修改，分送领导签批，然后再回到文秘机构登记编号，缮印，校对，用印，分发。分发前，要经过复核或第一读者认真阅读无误后，才可照单分发。
这样，无论是公文收进或发出，都经过专司公文处理工作的一个口子把关，就能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办事效率，保证公文质量。
9．语言不够简练、严谨，称谓混乱的问题
公文语言的特点：简练、庄重、生动。
简炼。严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。
例文：A：“寒冷的冬天就要到了，我们处里还没有取暖电器，希望总务处尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”
B：“严冬在即，我处尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。” A和B两篇例文，谁更简练，一目了然。 怎样才能使文稿简练呢？
一是要善于概括、归纳、提炼。 二是要开门见山，少穿靴戴帽。 三是少说空话套话假话。 四是少用数概修辞法。
庄重。指公文的语言端庄、持重、严肃。
公文语言庄重的特点，还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有： A、常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；
B、常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；
C、常用的称谓词：本（我）办、贵（你）处、该单位；
D、常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；
E、常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥； F、常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；
G、常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；
H、常用的结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将．．．报告给我们。
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生动。做到观点新颖，就要学会科学的概括，准确的提炼，从错综复杂的现象中提出不落俗套的概念和判断来。
正确使用称谓：常见的问题是一、二、三人称混乱。全称、简称不规范。 公文常用的称谓词：
第一人称：我（本）办（部、所、院、校．．．） 第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办．．．）
第三人称：该单位（部门、系、院、所．．．）、他、他们；
特指人称：收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）；发文单位在公文标题中出现时，使用全称。
为使公文在表述上比较简练，在不致引起歧意的情况下，公文的称谓可以使用规范化简称。
同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。
一般情况下，第三人称第一次出现时使用全称，以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。
三、公文写作要领 1、写好公文的基础
(1) 要有正确态度和奉献精神。
(2) 要较好地掌握政策、法规，不断提高政治理论水平，注意学好上级文件，吃透上
级精神。对于政治理论学习，别人可以当作软任务，而公文写作人员则必须当作硬指标，因为公文写作人员是为学校党政代言、替领导说话的人。 (3) 要熟悉情况，全面准确地掌握第一手材料。 (4) 要研究和掌握公文写作的基本规律。
学校机关公文的规律性、固定性很强，它与党委、政府办公厅（室）的公文相比，写作难度要小得多。因此，只要肯下苦功，谁人都可以掌握、都可以写好。
? 学习和研究公文写作专著。
? 要分门别类地收集别人、别部门的优秀公文。 ? 抓住“一个中心”和“三个基本点”。
写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”
每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前。 首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写。
其次，抓好三个基本点，或是“三部曲”。 对下布置工作的公文，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。
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对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。
第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。
若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。
(5) 要了解领导意图。领导意图必须不能与法律、政策相违背，领导意图排在法律、
政策之后。
(6) 要注意“悟”，也就是通常所说的要创新。道理是悟出来的，要把别人讲的道理
变成自己的东西。
2、公文的形式与要求
公文写作最基本的表现，就是正确的内容和完美的形式的和谐统一。具体讲有五部分： （1）导语要提笔入题。 “头好半篇文”、“开门见山，起笔入题”，是公文开头的基本写法。由于公文的文种、行文对象、所谈问题有所不同，公文导语的写法也有所不同。比较常用的有：
根据式。用“根据”、“遵照”、“按照”等介词组成的介词结构的句式。例文：根据***有关规定，结合我校实际，现就加强****管理，提出如下意见，请遵照执行。。
目的式。用“为”、“为了”等介词组成的介词结构的句式，直接交代发文的目的。例文：为了深入开展****工作，促进****任务的圆满完成，现将***工作安排如下：
原因式。用叙述句陈述制发公文的原因。例文：加强对****的管理，对于促进****发展，保证教学质量具有十分重要的意义。鉴于本学期以来教师科研工作管理中存在的问题．．．．．．
根据加目的式。为全面做好本学期期中教学检查工作(目的)，根据**通知精神(根据)．．．．．．
(2)正文要主题突出。
公文的中心就是公文所谈的问题和事由。无论什么文种的公文，从头至尾，通篇内容都要围绕问题和事由来写。与主题和事由无关的，即使再“重要”也不能写。
(3)表述要准确无误。
衡量一件公文在文字上是否准确无误，有这样一些标准：
传达党和国家的方针政策和有关规定不走样；反映客观实际情况不片面；立场、态度、观点不含糊其辞；前后文不自相矛盾；语言合乎逻辑，不致产生歧意；引文与引文出处，具体数字、人名、地名、时间、地点不出现错误。
(4)篇章要条理清楚。
条理清楚主要是指公文篇章结构严密，层次分明，逻辑性强。公文的结构形式比较常用的有四种：
一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。
分段式。大多数公文采用分段式结构。
分条式。一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。
章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。 (5)结尾要当断即断。
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所讲的事由或问题及解决问题的要求、办法都已交代清楚，就果断地结束全文，不拖泥带水，不画蛇添足。
四、通知的写作 1、通知的基本格式
标题 收文单位 发文缘由 通知事项 执行要求 结束语 发文日期
2、 通知的一般写法
（1）通知标题的写作。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。在实际工作中，因文件版头已印明发文机关，故有一些单位省略了发文机关，直接写发文事由和通知。
在一些特殊情况下，为了突出和强调所发通知的某种性质，往往需对标题中的通知加以点注和说明。“××联合通知”、“×××紧急通知”、“××重要通知”、“××补充通知”
（2）通知正文的写作。一般来讲，通知正文的写作内容主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。
拟发缘由。要写明拟发通知的起因或背景，阐述拟发通知的目的或依据。在写作拟发缘由时，一定要言简意赅，简明扼要，点到为止，切忌拖泥带水。
通知事项。通知事项是通知的主体内容，是通知的核心。通知拟发缘由和通知要求都必须紧紧围绕通知事项来写，为通知事项服务。
通知要求。通知要求表明了发文机关对下级执行通知事项的态度，并以此作为通知的结语，结束全文。
以上是通知正文的一般写法，根据通知种类的不同，写法上要有所区别。 通知的种类包括：会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知。不再一一叙述。
3、通知写作的注意事项
（1）事项要明确、具体 （2）表述要清楚、直接
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五、通报的写作
通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
1、通报的分类
根据通报的具体用途的不同，可以将通报分为三类：一是表彰先进的表彰性通报（表扬通报），二是批评错误的批评性通报（批评通报），三是传达重要精神或情况的传达性通报（情况通报）。人们平时说的通报表扬、通报批评和通报情况，就是对这三类通报的用途概括。
2、通报的基本格式
标题 主送单位
正文（事实部分、分析及意见、要求与希望） 结束语 发文日期
3、写通报的注意事项
（1）要真实准确：要核对事实，恰如其分反映真实情况。
（2）态度要明确：通报为知照类公文，通过通报的内容表明发文机关的态度和主张。 （3）事例要典型：要选择典型事例，以便通报的内容具有普遍的借鉴或指导意义。 （3）发布要及时：要抓好时机，及时反映重要情况，以免时过境迁，失去作用。
六、请示的写作
请示是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文。是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。
1、请示的分类
根据请示的不同内容与写作意图，可将其分为两类：请求指示的请示和请求批准的请示。 （1）请求指示的请示
这类请示，一般是针对具体问题，向上级机关申明情况，请求予以答复和下达处理意见的请示。这类请示重点在情况陈述和问题的强调上。
（2）请求批准的请示
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公文写作-学校常用公文写作培训提纲
