用友财务软件使用教程 

或【成批取消审核】，系统将自动对待审核凭证或已审核凭证进行成批

审核或成批取消审核。

凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才对以进行修改或删除，取消审核签字只能由审核人自己进行；采用手工：制单的用户，在凭单上审核完后还须对录入机器中的凭证进行审核；作废凭证不能被审核，也个能被标错，已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先取消标错后才能审核。

三、凭证汇总

凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证，因此财务人员可在凭证未全部记账前，随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。

单击【总账系统】中【审核凭证】下的【科目汇总】。在凭证汇总表中可联查具有辅助核算科目的专项明细情况。

四、记账

记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。

单击【总账系统】中【记账】，进入【记账】向导，在向导的指引下，输入记账范围、查看记账报告、开始记账。待系统提示记账完毕时，单击【确定】，完成记账工作。每月系统允许多次记账。

记账过程不得中断，一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。

以下情况将不允许记账：

（1）在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。 （2）所选范围内的不平衡凭证，不允许记账。 （3）所选范围内的未审核凭证，不允许记账。 （4）上月未结账，本月不允许记账。 用友财务软件使用教程（四）1 2010-04-06 10:05

第一节 会计报表子系统概述

一、会计报表子系统的主要功能

会计报表子系统的主要功能体现于UFO的强大功能。UFO作为一种优秀的电子表格软件，与其他电子表格软件的最大区别在于它是真正的三维立体表，在此基础上提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四维处理能力。UFO的主要功能有： 1．文件管理功能

UFO提供了各类文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的数据文件还能够转换为不同的文件格式：如文本文件、*.mdb文件、*.dbf文件、Excel文件、Lotus1-2-3文件。此外，通过 UFO提供的“导入”和“导出”功能，可以实现和其他流行财务软件之间的数据交换。 2．格式设计功能

UFO提供的格式设计功能，可以设置报表尺寸、组合单元、画表格线（包括斜线）、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等等，制作各种形式的报表。同时，UFO还内置了11种套用格式和19个行业的标准财务报表模板，包括最新的现金流量表，方便了用户标准报表的制作，对于用户单位内部常用的管理报表，UFO还提供了自定义模板功能。 3．数据处理功能

UFO的数据处理功能可以固定的格式管理含有大量数据的表页，能将多达99999张具有相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理，并在每张表页之间建立有机的联系。

此外，还提供了排序、审核、舍位平衡、汇总功能；提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式；提供了种类丰富的函数，在系统向导的引导下轻松地从账务及其他子系统中提取数据，生成财务报表。

4．图表功能

UFO可以很方便地对数据进行图形组织和分析，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等多种分析图表，并能编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色、打印输出。“图文混排”使财务报表的数据更加直观。

5．打印功能

UFO提供“所见即所得”和“打印预览”，可以随时观看报表或图形的打印效果。报表打印时，可以打印格式或数据，可以设置表头和表尾，可以在0.3到3倍之间缩放打印，可以横向或纵向打印等等。

6．二次开发功能

UFO还能进行二次开发。它提供了批命令和自定义菜单，自动记录命令窗中输入的多个命令，可将有规律性的操作过程编制成批命令文件，进一步利用自定义菜单开发出适合本企业的专用系统。 二、会计报表子系统与其他系统的主要关系

会计报表子系统主要是从其他系统中提取编制报表所需的数据。总账、工资、固定资产、应收、应付、财务分析。采购、库存、存货核算和销售子系统均可向报表子系统传递数据，以生成财务部门所需的各种会计报表。 四、会计报表的主要概念

正如手工情况下填制一张报表一样、必须有表样后才能填写数据。UFO报表的制作也不外乎是报表的格式设计和数据处理，在介绍UFO的基本操作前，先熟悉一些UFO的基本概念。 l．格式状态和数据状态

UFO将报表制作分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。

在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸。行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字及定义报表的单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下，所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用，并且不能进行数据的录入、计算等操作。

在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据。增加或删除表页、审核。舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

报表工作区的左下角有一个【格式／数据】按钮。如图 所示，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。 2．单元

单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识，行号用数字l～9999表示，列标用字母 A～IU表示。例如：C8表示第 3列第 8 行的那个单元。单元类型向数值单元、字符单元、表样单元3种。

（1）数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下（格式／数据按钮显示为“数据”时）输入，数值单元的内容可以是1.7×(10E－308)-l.7×(10E＋308)之间的任何数(15位有效数字),数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式

运算生成、建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值型。

（2）字符单元。也是报表的数据，只不过不一定是数值数据，也在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。

（3）表样单元，是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元在格式状态下（格式／数据按钮显示为“格式”时）输入和修改，在数据状态下（格式／数据按钮显示为“数据”时）不允许修改。

3．组合单元

由于一个单元只能输入有限个字符，在实际工作中有的单元有超长输入情况，这时，可以采用系统提供的组合单元。组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。

4．区域

由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中，区域是二维的，最大的区域是一个表的所有单元（整个表页），最小的区域是一个单元。例如：A6到C10的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。

5．表页

一个 UFO报表最多可容纳 99 999 张表页，每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”－“第99999页”表示，当前表的第2页，可以表示为@2。

6．二维表和三维表

确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写 一个数，这个数的付置可通过行和列（二维）来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行（横轴）和列（纵轴）可以找到这个二维表中任何位置的数据。如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z轴）。这一叠表称为一个三维表。如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表的表间操作即为“四维运算”。因此，在UFO中要确定一个数据的所有要素为：<

表名>、<列>、<行>、<表页> ，如利润表第2页的C5单元，表示为：“利润表”→C5＠2。

一张二维报表的各项缺省指标为：行数：1－9999（缺省值为50行）；列数；l－255（缺省值为7列）；行高：0－160毫米（缺省值为5毫米）；列宽：0－220毫米（缺省值为26毫米）；表页数：1－99 999页（缺省值为 l页）。

7．固定区及可变区

（1）固定区。指组成一个区域的行数和列数是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。

（2）可变区。指组成一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区。行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着需要而增减。有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。

8．关键字

关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。如：一个资产负债表的表文件可放一年12个月的资产负债表（甚至多年的多张表），要对某一张表页的数据进行定位，要设置一些定位标志，在UFO中称为关键字。

UFO共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。

（1）单位名称。字符型（最多30个字符），为该报表表页编制单位的名称。 （2）单位编号。字符型（最多10个字符），为该报表表页编制单位的编号。 （3）年。数字型（1904－2100），该报表表页反映的年度。 （4）季。数字型（l－4），该报表表页反映的季度。 （5）月。数字型（1～12），该报表表页反映的月份。 （6）日。数字型(1～31)，该报表表页反映的日期。

除此之外，UFO还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可以用于业务函数中代表取数日期，可以从其他系统中提取数据，在实际工作中可以根据具体情况灵活运用这些关键字。