成本管理系统将各种成本费用结转后生成的凭证，传递到总账系统，审核并记 账。
7．总账系统与存货核算系统
存货核算系统生成的各种单据、凭证，可用于账务处理系统生成总账。并可查询单据、凭证。
8．总账系统和UFO报表 见图3-2 和图3-3
总账系统向UFO报表系统提供相关科目数据，以生成财务系统所需的各种报表。
9．总账系统与决策支持系统
总账系统向决策支持系统提供财务数据，生成财务报表及其他财务分析表。 10．总账系统与财务分析系统
总账系统向财务分析系统提供财务数据，生成财务报表及其他财务分析表。 第二节 总账子系统初始化
系统初始化就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”，即将手工会计核算体系移植到计算机，这是企业保证会计核算及各种专项辅助核算等工作顺利开展的重要环节之一。初始化处理分两部分实现，即核算体系的建立与期初数据的整理录入。
一、核算体系的建立 1．操作员设置
所谓操作员设置，就是将本单位财务人员设置为系统认可的操作员，以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制。系统管理员和账套的会计主管通过对系统操作的分工和权限的管理，一方面可避免与业务无关人员对系统的操作；另一方面可以对系统所含的各个子系统的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。以系统管理员身份注册，进入系统管理的具体操作详见第二章中“设置操作员及权限”部分。
2．建立核算账套
当用户第一次使用系统时，首先需要建立新的核算账套，以后每个新的会计年度开始时．只需建立新年度的核算账簿即可。新账套的建立参见第二章第一节的相关内容。
账套中的“会计主管”应该是本单位的财务人员，因此要先进行操作员设
置，再建立核算账套。
如果存货（或客户、供应商）要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案，否则可以直接设置存货（或客户、供应商）档案。
账套主管可以通过【账套】下的【修改】功能，根据本单位的实际情况，对允许进行修改的内容进行修改。
3．操作员权限设置
设置好操作员并建立核算账套后，应对每一个操作员赋予一定的权限。该项操作只能由系统管理员和他所指定的账套主管来进行操作，其中，以系统管理员的身份进行操作可以放弃或指定账套主管。操作员权限设置参见第二章第一节相关内容。
4．定义编码方案
为了便于用户进行分级核算、统计和管理，可以对基础数据的编码进行分级设置。因此，在系统初始时，应对系统将要用到的一些目录的编码级次及每级位数进行定义。可分级设置的内容有：科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码、成本对象编码、收发类别编码和结算方式编码。
编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。
定义编码级次方案，可以在建立账套过程，通过建账向导来定义；也可以在【系统控制台】界面，通过【基础设置】中的【编码方案】 来定义、修改编码方案；还可以通过修改账套参数的方法来修改编码方案。如图3－4所示。
―――――――――――――――――――― 5．启用账套
启用账套，就是要根据企业的业务特点，对总账系统的一些系统选项进行设置，以便总账系统配置相应的功能或执行相应的控制。当第一次启用总账系统时，系统自动出现图3－5所示对话框，可以进行选项设置。在启用账套或业务变更后，也可以通过该对话框查看或调整账簿的选项。另外，在【总账系统】界面，单击【文件】菜单下的【选项?】，也可以得到选项对话框。
从图3－5可以看到，对话框共有四个页签： （1）凭证页签。
①制单控制：主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。 ③外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式。 ③凭证控制：主要设置处理凭证时，系统应对哪些操作进行控制。 ④往来控制方式：主要设置企业往来核算控制方式。
（2）账簿页签。用来调整各种账簿的输出方式及打印要求等。当希望对查询和打印权限作进一步细化时，可选择“明细账查询权限控制到科目”选项，然后再到系统菜单【设置】下的【明细权限】中去设置明细账科目查询权限。 （3）会计日历页签。可以查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历的信息，如需修改请到系统管理中进行。修改时要注意以下限制：
①总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。 ②已录入汇率后不能修改总账启用日期。
③总账中已录入期初余额（包括辅助期初）则不能修改总账启用日期。 ④总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。
⑤第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。
（4）其他页签。对系统的其他选项进行设置，但账套信息的修改只能到系统管理中由账套主管进行。
6．定义外币及汇率
汇率管理是专为外币核算服务的。企业有外币业务，要进行外币及汇率的 设置。这里只能录入固定汇率与浮动汇率值，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在【账簿选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。
如果使用固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率（即期初汇率），月末计算汇兑损益时录入调整汇率（即期末汇率）；如果使用浮动汇率，则应每人在此录入当日汇率。
7．建立会计科目
建立会计科目是会计核算方法之一，财务系统一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，明细科目的确定要根据各企业情况自行确定，确定原则
如下：
第一，会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需从系统取数的，必须设立相应科目。
第二，会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。不能只有下级而无上级；既要设置总账科目，又要设置明细科目，以提供总括和详细的会计核算资料。
第三，会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除；如已经使用，不能增设下一级明细科目。一级科目名称要符合国家标准，明细科目名称要通俗易懂。 第四，设置会计科目要考虑与子系统的衔接。在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据。因此，要将各个于系统中的核算科目设置为末级科目。
一般来说，为了充分体现计算机管理的优势，在企业原有的会计科目基础上，应对以往的一些科目结构进行优化调整，充分发挥总账系统提供的辅助核算功能，深化、强化企业的核算和管理工作。
当企业规模不大，往来业务较少时，可采用和手工方式一样的科目结构及记账方法，即将往来单位、个人、部门、项目通过设置明细科目来进行核算管理：而对于一个往来业务频繁，清欠、清理工作量大，核算要求严格的企业来说，应该采用总账系统提供的辅助核算功能进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。
例如：当未使用总账系统的辅助核算功能时，科目设置如表3—1 科目编码 113 11301 11302 ?? 119 11901 1190101 1190102 11902 1190201 1190202 其他应收账款 差旅费应收款 王坚 李默 私人借款 王坚 李默 科目名称 应收账款 北京石化公司 天津销售分公司 科目编码 121 12101 12102 ?? 169 1690101 1690102 ?? 521 52101 5210101 管理费用 办公费 A部门 在建工程 A部门 B部门 科目名称 材料采购 甲材料 乙材料 ?? 5210102 ?? B部门 （1）增加会计科目。在【总账系统】中，单击【系统初始化】下的【会计科目】，进入会计科目界面，单击【增加】按钮，出现会计科目一新增对话框，如图3—6所示：
①科目编码：科目编码必须唯一，且必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能由数字、英文字母及减号（－）、正斜杠（＼）表示，其他字符（如＆\’；空格等）禁止使用。
②科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（－）。正斜杠（＼），但不能输入其他字符。科目中文名称最多可输入10个汉字，科目英文名称最多可输入100个英文字母。
需要注意的是，科目中文名称和英文名称不能同时为空。在中文版中，必须录入中文名称；若是英文版，则必须录入英文名称。
③科目类型：行业性质为企业时，科目类型分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益，没有成本类的企业可不设成本类；行业性质为行政单位或事业单位时，按新会计制度科目类型设置。
④账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。
⑤助记码：用于帮助记忆科目，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成，例如，管理费用，其助记码可写为glfy，这样在制单或查账中可使用助记码glfy，系统可自动将助记码转换成科目名称。
③辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其他核算要求，系统除完成一般的总账，明细账核算外，并提供部门核算，个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算四种专项核算功能供选用。设置辅助核算要考虑以下几点：
第一，一个科目可同时设置两种专项核算，如管理费用既想核算各部门的使用情况，也想了解各项目的使用情况，那么可以同时设置部门核算和项目核算。 第二，个人往来核算不能与其他专项一同设置，客户与供应商核算不能一同设置。辅助账类必须设在未级科目上，但为了查询或出账方便，有些科目也可以在未级和上级设账类。但若只在上级科目设账类，其末级科目没有设该账类，系统将不承认，也就是说当上级科目设有某账类时，其末级科目中必设有该账类，否则只上级设账类，系统将不处理。
第三，在设置辅助核算时请尽量慎重，因为如果科目已有数据，而要对科目的辅助核算进行修改，那么很可能会造成总账与辅助账对账不平。
用友财务软件使用教程
