人才服务机构流动人员人事档案管理服务标准化手
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浙江省人才服务机构流动人员人事档案
管理服务标准化手册
( 讨 论 稿 )
一、 范 围
本手册规定了流动人员人事档案的接收、 信息录入、 材料归档、 查阅、 整理、 数字化加工、 库房管理、 出具各类人事证明、 转出等业务的内容、 流程及要求。
本手册适用于浙江省省、 市、 县人才服务机构流动人员人事档案管理管理服务业务。
二、 政策依据
中组部、 国家档案局《干部档案工作条例》( 组通字[1991] 13号)
中组部、 人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》( 人发[1996] 118号)
中组部《干部人事档案材料收集归档规定》( 中组发[ ]12号) 中组部《干部档案整理工作细则》( 组通字[1991]11号) 中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅关于印发《浙江省流动人员人事档案工作服务规范》的通知( 浙人社发[ ]3号)
中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅浙江省教育厅《关于加强流动人员人事档案规范管理的通知》( 浙人社发
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[ ]204号)
三、 工作内容及要求 ( 一) 档案接收
1、 档案接收工作应由省、 市、 县人才服务机构( 以下简称各服务窗口) 进行, 由专人负责接收工作。
2、 各服务窗口应在服务场所醒目位置公示《告知单》( 见附录A) , 提供业务咨询服务, 根据需要提供《服务指南》( 见附录B) 等。
3、 接收人员应按照档案接收工作流程( 见附录C.1) 及档案接收制度( 见附录D.1) , 进行人事档案的接收审核及登记。
( 二) 档案信息录入
1、 档案信息录入工作由各服务窗口或后台录入部门进行, 由专人负责信息录入工作。
2、 信息录入人员应根据档案材料记载内容和档案信息录入内容要求( 见附录E) , 如实录入档案数据库。
3、 信息录入人员应认真负责, 避免差错和遗漏。录入完成后应进行核对, 确保档案信息的完整准确。
( 三) 材料归档
1、 材料归档工作由各服务窗口受理, 由专人负责材料归档工作。
2、 材料接收人员应按照档案材料归档工作流程( 见附录C. 2)
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及材料收集归档制度( 见附录D.2) 、 鉴别归档制度( 见附录D.3) , 对归档材料进行审核登记。
3、 接收人员应认真鉴别、 严格审核, 对不属于归档范围或不符合归档要求的材料不予接收。
4、 库房管理人员归档时应认真核对姓名、 出生年月、 档案号等信息, 确保材料准确归档。
( 四) 档案整理
1、 档案整理工作由各服务窗口或后台整理部门进行, 由专人负责档案整理工作。
2、 整理人员应按照档案整理工作流程( 见附录C.3) , 进行分类、 鉴别、 排序、 编目、 技术加工、 装订等工作。
3、 整理应按照档案整理制度( 见附录D.4) 进行, 做到认真鉴别、 分类准确、 排列有序、 目录清楚、 装订整齐, 使每卷档案达到完整、 真实、 精炼、 实用的要求。
( 五) 数字化加工
1、 数字化加工工作由数字化加工部门进行, 由专人负责数字化加工工作。
2、 数字化加工人员应按照数字化加工工作流程( 见附录C. 4) , 进行材料扫描、 图像处理、 图像检测、 数据挂接、 验收审核等工作。
3、 数字化加工应根据数字化加工制度( 见附录D．5) 进行,
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做到档案图像数据与纸质档案完全对应, 确保档案实物和档案信息的安全保密。
( 六) 库房管理
1、 库房管理工作由各服务窗口或后台库房管理部门进行, 由专人负责档案库房管理工作。
2、 库房管理人员应接照档案库房管理工作流程( 见附录C. 5) 及档案保管保密制度( 见附录D.6) , 进行库房管理工作。
3、 应保持档案库房的清洁, 配备必要的设施( 见附录F) , 采取安全措施, 以符合防火、 防潮、 防蛀、 防盗、 防光、 防高温要求。
4、 应根据档案检查核对制度( 见附录D.7) 每年将档案实物与档案名册、 档案数据库进行核对, 发现问题及时解决。
( 七) 档案查阅服务
1、 档案查阅服务由各服务窗口进行, 由专人负责档案查阅服务工作。
2、 查阅服务人员应按照档案查阅工作流程( 见附录C.6) 及档案查阅制度( 见附录D.8) , 提供人事档案查阅服务。
3、 应确保档案材料不被涂改、 圈划、 抽取、 撤换, 档案内容不被泄漏或擅自向外公布。
4、 应确保档案内容不应被擅自复制、 拍摄。查阅单位确因工作需要从档案中取证的, 应说明理由, 经档案管理部门审核同意
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