如何以邮件形式给员工发送工资条
第一步:建立excel版的工资表,把工资表中的数据单元格格式选择为“货币”保留两位小数位。
第二步:建立一个WORD文件,文件内容为发给员工的邮件内容,如下:
XXX :
您好!
Xxxx年x月工资明细如下,请注意查收。如果您在工资方面有任何疑问,请与人力资源部某某联系。 姓名
人力资源部 Xxxx年x月x日
邮箱 基本工资 绩效工资 应发工资 社保扣款 税前工资 个税 实发工资 第三步:检查Outlook邮箱是否可用(该邮箱为office自带邮箱,可在“开始”菜单内打开)。
第四步:邮件合并
1、在WORD文件上点击“工具”/“信函与邮件”/“邮件合并向导”; 2、在右侧上部“邮件合并”栏中,选择“电子邮件”; 3、在右侧下部选择“下一步:正在启动文档”;
4、在右侧上部 “想要如何设置信函” 中选择“使用当前文档”; 5、在右侧下部选择“下一步:选取收件人”;
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6、在右侧上部 “选择收件人” 中选择“使用现有列表”;
7、在右侧中部选择“浏览”,在弹出的“选取数据源”窗口中,找到你第二步建的excel文件,在弹出的“选择列表”中选择有工资数据的“表”;
8、弹出的“邮件合并收件人”窗口,是所有员工的数据,应该与你的工资表一致。每行前边的“√”,代表你选择给“他”发邮件;如果不给他发邮件,请点击取消“√”; 9、上一步“确定”之后,在右侧下部选择“下一步:撰写电子邮件”;
10、用鼠标光标,点击(或放在)WORD文件内容你需要插入信息的位置,比如,你需要在“:”前边插入每个人的姓名,请把光标点击放在放“:”前面的位置,然后在右侧上部“撰写信函”栏选择“其他项目”。弹出的窗口“插入合并域”选择“姓名”/“插入”;然后选择“关闭”。再把光标放到下一个要插入的地方,比如“工资标准”下面,然后同样选择“其他项目”选择“工资标准”然后“插入”,后面的项目,一样的操作方法。直到把所有该填满的各人不一样的空白处填好。 如: 《姓名》 :
您好!
Xxxx年x月工资明细如下,请注意查收。如果您在工资方面有任何疑问,请与人力资源部某某联系。
姓名 《姓名》 基本工资 《基本工资》 绩效工资 应发工资 社保扣款 税前工资 个税 实发工资 《税前工《绩效工资》 《应发工资》 《社保扣款》 资》 《个税》 《实发工资》 人力资源部 Xxxx年x月x日
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11、在右侧下部选择“下一步:预览电子邮件”,word会把里面的《姓名》等内容替换成员工的真实姓名“a”。点右上部的“《”“》”的按钮,你可以检查不同员工的邮件内容是否正确; 12、如果没有问题,可以继续进行下一步了。请选择右侧下部“下一步:完成合并”,再接下来在右侧下部选择“下一步:完成合并”;
13、右侧上部选择“电子邮件”,会弹出窗口“合并到电子邮件”。请在“收件人”栏点击“▼”,从下拉列表中选择“邮件(也就是文件中存邮件地址的那一列)”;在“主题”上写“xxxx年x月工资”;
14、点击“确定”,这时,邮件就都保存到发件箱里面并进行发送; 15、最后,至Outlook邮箱查看邮件是否都已正常发送。
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如何以邮件形式给员工发送工资条
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