谈谈如何保证归档电子文件的有效性
作者：梁洁好
来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第6期
【摘要】归档电子文件管理是系统信息管理的组成部分，不仅承担着电子文件信息存储的重要工作，还是电子文件信息利用的基础，电子文件保管子系统需要针对电子文件对保管的特点以及在保管过程中要求实施不同的技术措施，保证归档的电子文件信息的安全性和长期有效可读。
【关键词】电子文件；有效性；对应措施
现如今，高科技发展日新月异，保管系统的储存电子文件信息量不断地增加，电子文件的信息价值越来越高，同时，因电子文件信息内容的差别性各异对电子文件的保管要求也不一样，此时，我们需要对电子文件信息的存储、设计、利用以及建设电子文件的保管子系统进行系统分析，电子文件不单是信息管理系统存储的数据，我们还要确切保证电子文件的有效性，针对电子文档归档的管理要求对其实施有用的管理措施。
一、电子文件格式的有效性
保证电子文件的有效性包括两个方面，一是保证电子文件信息的长期有效，还原显现无失真；二是保证存储在载体上的电子文件长期可读，没有发生信息丢失或者不可读的现象。在实际的电子文件管理应用中，随着系统设备更新或者系统扩充，难免对归档电子文件进行迁移操作。所谓迁移，是指将源系统中的电子文件向目地的系统进行转移存储的方法与过程，通过对迁移的方式保证电子文件可以长期还原显现。
二、在实际应用中，遇到的问题
针对电子文件的软硬件环境升级而存在的兼容问题，归档电子文件通过迁移的方式不断迁移到新的技术环境过程中在实际操作中存在着很大的困难，保证电子文件信息长期有效，还原显现无失真的问题更加突出，存储在载体上的电子文件还可以读取，但读取的电子文件却无法还原显现的现象时有发生。当归档保存的电子文件格式种类较多时，电子文件保管工作的压力大幅度增加，管理者需要不断了解不同格式电子文件的升级换代、兼容情况，及时在不出现兼容问题前进行迁移，并进行检测保证完全兼容不失真。由于摩尔定律的影响，电子文件的保存环境是长期的，管理者可能因电子文件的不断升级，而陷入升级、迁移，再升级、迁移、检测的循环中，其中还存在许多管理者不可知的因素。通过频繁迁移的方式保证电子文件有效可读的可操作性不高，应该寻求更加可靠、可行的方法保证电子文件格式的有效性。
三、保证电子文件有效姓的应对措施
（一）通过“信息固化”方式保存电子文件。在电子文件归档规程中，通过“信息固化”方式避免和减少电子文件的环境型元数据，选择受软硬件环境制约因素小，稳定性好的文件格式归档保存是保证电子文件长期有效性的简便可行的方法。归档存储的电子文件受软硬件环境因素影响越小，越有利于保证电子文件长期有效可读，归档存储的电子文件和稳定性越好，越有利于电子文件长期保管。
（二）通过“存用分离”技术措施解决电子文件长期存储与近期利用的矛盾。“存用分离”技术方法是电子文件归档整理时，以“信息固化”的方式把归档电子文件转换为tif图像格式，原格式和“固化”的图像格式文件一并归档，“固化”的图像格式文件用于电子文件长期存储，原格式用于直接利用或者制作成版式文件提供利用。采用“存用分离”技术利用tif图像文件
受环境条件制约因素小，跨系统、跨平台稳定的特性用于长期存储，近期使用原格式文件，或者制作成版式文件有利于电子文件信息的利用。长期存储使用稳定的电子文件格式，近期直接利用格式或版式电子文件，在技术实现上，无论是格式转换还是直接利用都是可行的。虽然在存储成本方面比仅存储文本文件要高，但计算机存储截体的性能价格性价比迅速提高，转换的tif图像格式增加的容量有限，存储的成本增加不大。
（三）定期做好电子文件存储载体的检测工作。计算机存储技术发展很快，存储载体的性价比不断提高，新的存储载体在产生。如优盘、闪存卡、移动硬盘等，计算机存储介质发展向大容量的趋势明显，对归档电子文件数据存储十分有利。我们需要在存储电子文件数据时，认真、定期做好载体的检测工作，查看有无物理损伤，表面是否清洁，检测有无计算机病毒等等，对检测所使用的驱动设备进行测试，使其处于可靠和完好状态，做好数据备份工作。
【参考文献】
[1]翟慧卿,程卫双,黄杰.电子文档安全管理技术研究与实现[J].计算机时代,2014(1).
[ 2 ] 韩倩, 任晓. 档案信息电子化研究[ J ] . 办公室业务,2014(1).
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