公司文档资料管理办法

公司档案管理制度

为标准公司文档资料管理，加强文档资料的收集、归档和使用，有效地保护和利用文档资料，为公司各项工作提供便利，提高公司文档的实用性和有效性，结合公司的实际情况，制定本管理方法。

公司文档范围确定为：文书文档、电子文档、声像文档

技术部、市场部、办公室、财务室工程负责人完成的各种文档，除个人备份外，要主动交办公室存档备份，并填写文件交割清单，交接人双方签字确认〔财务室除外〕，如因不履行文档交割存档制度造成的重要文件丧失，公司要实施问责。

文书文档分为：根底文档、技术文档、市场文档、工程开展文档 一、主要存档范围： 〔一〕根底文档：

1.公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； 2.公司股东会、董事会形成的文件材料； 3.公司管理制度、流程；

4.财务、会计及其管理方面的文件材料；

5.劳开工资、人事、法律事务管理方面的文件材料； 6.教育培训方面的文件材料； 7.公司资质

8.知识产权、商标保护文件 9.奖励决定、媒体宣传文件 〔二〕技术文档： 1.设计文件；工艺文件；

2.技术研发资料、调研资料、技术图纸、技术文档、技术合作合同等； 3.合作单位资质、产品检测报告等证明材料； 4.产品生产、能源消耗、平安生产方面的文件材料； 5.仪器仪表、机器设备方面的文件材料；

6.施工日志、检测数据、不同施工阶段垃圾样品及照片、工艺视频资料。

供学习参考

7．各种总结报告； 8.对外技术合作文件

〔三〕市场文档

1.市场营销方面的文件材料包含PPT等； 2、技术设计效劳方案

3.市场信息、调研情报方面的材料； 4.技术宣传方案 〔四〕工程开展文档

1.区、市、国家对口单位的工程咨询、明细文件 2.上报工程呈文稿件 3.工程跟踪以及立项文件

4.各项政策、规定、法律、法规等文件。 二、文书文档管理方法：

公司办公室在主管副总的领导下，具体负责文书文档管理、协调。

〔一〕负责公司文件和有关资料的收集、汇总、整理、分类、保管、保护、统计等工作，贯彻执行公司各项规章制度，严格做好文件资料保密工作；

〔二〕. 协助做好公司各种宣传活动的开展工作，收集整理展览会资料、广告彩页、装订成册；

〔三〕. 公司内部产品图纸、工艺文件、技术数据、质量保证体系文件及更改单的正本存档、建档、保管；

〔五〕. 管理公司重要资质证件,收集建档外部文件；

〔六〕. 管理公司非技术资料、公司文件、公司制度的归档，公司职工人事档案的保存；

〔七〕.公司培训、教育文档，负责公司宣传网站内容的定期更新；

〔八〕. 对其他部门文件、资料工作进行监督、指导和检查，组织业务学习与培训，发挥文件资料的信息源作用；

〔九〕．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

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〔十〕．文档分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成假设干层次和类别。分类除按大类〔企业管理文件、人事、体系文件、技术类文件、外来标准、国际标准、国标、行业标准等〕外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。建立的档案目录、编号方法。

〔十一〕．公司存档文件调阅权限由副总经理以上领导掌握，部门需要调阅文件时要经副总经理批准。

〔十二〕．借阅文件资料者应保护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意平安保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时设法补救，超过一天的借阅应填写文件交割清单签字确认。

〔十三〕．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引、目录资料；4〕提供相关的电子文档。

〔十四〕、公司技术部文档包括工地施工日志、技术数据记录、图纸、工艺文件等相关文字材料要做到分类清楚、日清日结，及时录入微机存电子档。每周主动交由办公室存档。

三、技术资料归档管理方法

公司的仪器设备档案是公司重要的技术储藏，为充分发挥仪器设备档案在工程实施、科研中的作用，标准公司仪器设备资料的归档管理工作，结合公司实际，特制定本标准。

〔一〕、仪器设备资料归档范围

1、作为公司固定资产的仪器设备，凡价值在500元以上的购置方案、审批文件、购货合同、随机技术资料等均属归档范围。

2、价值在5000元以上的仪器设备，还应包括?仪器设备验收报告?，价值在10万元以上的仪器设备(包括大精设备和进口设备)，还应包括可行性论证报告。进口设备应包括在洽谈和引进过程中形成的技术商务文件。

3、有关设备管理文件，未生效的合同、协议书，仪器设备广告宣传品、说明书等资料。

4、固定资产设备在运行、维修方面应予归档的资料有： ①大精设备和进口设备的使用记录；

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