深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件 名称 编制 熊永绪 绿化物资采购管理办法 更改 张洪涛 审核 张跃敏 批准 编号 VKWY7.5.1-J01-06 版本 张跃敏 D/0 生效期 第1页共3页 2006年6月1日 1.目的
为了加强绿化工程部物资采购的管理和监控，确保绿化工程的顺利开展。 2.范围
适用于公司绿化工程部 3.职责
部门/岗位 工作内容 总经理/分管领导 负责权限内的物资审核、审批 相关职能部门 负责权限内的物资审核、审批，采购行为监控。 参与现场议价。 负责权限内的物资审核、审批 负责对部门物资采购的监控 负责对工程用物资采购的审核 部门经理 工程主管 养护项目负责人 负责对绿化养护类物资采购的申请、审核 工程项目负责人 负责对工程用物资的申请、验收、领用控制与监督 部门采购员 苗木（物资）验收人 负责物资的采（订）购 负责部门工程（苗木）物资的验收，独立于采购员。 4.方法与过程控制 中标工程的物资采购申请 项 目 合同评审 操 作 办 法 评审时，须附《绿化苗木采购申请单》。 根据《绿化苗木采购申请单》费用按审批权限分批借款采购，物资申每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。 请 报销时附填写完整的《绿化苗木采购申请单》按权限审批后进行报销。 合同签订 按地产公司的合同文本签订工程合同 地产公司指定的零星工程物资或甲供物资采购申请 项 目 操 作 办 法 根据《绿化苗木采购申请单》费用按审批权限分批借款，每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。 物资申请 报销时附填写完整的《绿化苗木采购申请单》按权限审批后报销。 甲供物资附发票、按地产相关部门要求到地产报销 合同 资料 如地产公司事后要求补签合同时，按合同管理程序进行 部门保存签证单、业务指令单等记录 物业服务中心补苗及部门工具用品的采购申请 项 目 苗木类 操 作 办 法 申请人填写《绿化苗木采购申请单》，每张《绿化苗木采购申请单》对应一家供应商。 非苗木类 填写物资申请，按权限审批后采购 深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件 名称 编制 熊永绪 绿化物资采购管理办法 更改 张洪涛 审核 张跃敏 批准 编号 VKWY7.5.1-J01-06 版本 张跃敏 C/3 生效期 第2页共3页 2006年6月1日 采购行为、资金的管理办法
项 目 操 作 办 法 常用绿化苗木采购应建立部门供应商名录（填写《合格物资供方（品牌）一览表》）及价格清单，并挂部门内部网页，长期合作的应每年签订框架协议，每次采购时可不签订采购协议。 市外采购要求有两人同时在场，并选择在有正规发票的供应商购买。 单宗采购金额在50000元以上及单宗人工服务外包额在10000元以上的须有公司职能部门人员参与现场议价，填写《供方现场（约见）评审记录表》（人工外包的单独签订市外苗施工协议）。 木采购 结账应以转账方式进行。特殊情况下需使用现金付款超过5000（含）元以上，必须事前经分管领导审批，支付时，金额在10000元以上的必须两人以上前往结账；金额在30000元以上的必须由公司财务人员陪同结账。 不签订采购协议的，须提供供应商的电话、姓名、地址等相关资料。 甲供物资在地产相关部门参与及授权下进行，并由参与人员及授权人签字确认。 在价格、质量同等条件下，应选择在合格供应商采购。 结账以转账方式，可采取月、季等期限定期付款。 合格供应商无需要的苗木或价格不合理时，经部门经理同市内苗意后可以在其它苗场采购。 木采购 如不能进行支票交易，按市外采购规定执行或供应商直接到财务管理部结账。 不签订采购协议的，须提供供应商的电话、姓名、地址等相关资料。 其他物资采购 按《采购管理程序》要求执行 验收入库及报销办法
项 目 操 作 办 法 养护绿化项目负责人负责验收，核对实数，并在供应商送货单收苗木 工程绿化苗木 货人处签名、填写《绿化部苗木(物资)采购验收单》。现场领用物资。不再填写《进仓单》和《物资领(借)用单》。 凭送货单、发票、《绿化苗木采购申请单》、《绿化部苗木(物资)采购验收单》等资料报销。 设备工具、由专人验收入库，仓管员填写《进仓单》、入账。 药品、肥料物资领借用按《物资存储及管理程序》执行。 等备用品 凭《进仓单》、发票等报销。 土方、陶工程项目负责人负责验收，核对实数，并在《物资申请粒、一次性单》“备注”栏中签名，现场领用。不再填写《进仓单》消耗品 和《物资领(借)用单》。 采购凭送货单、发票、《物资申请单》复印件等资料报销。 本办法中未明确规定的内容，按公司《采购管理程序》执行。 5.相关文件
《采购管理程序》
深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件 名称 编制 熊永绪 绿化物资采购管理办法 更改 张洪涛 审核 张跃敏 批准 编号 版本 张跃敏 C/3 生效期 第3页共3页 2006年6月1日 VKWY7.5.5-Z01 《物资存储及管理程序》 6.记录表格
《物资申购单》 《物资/服务申请报告》 VKWY7.5.5-Z01-F1 《进仓单》
VKWY7.5.5-Z01-F2 《物资领(借)用单》 VKWY7.5.1-J01-06-F1 《绿化苗木采购申请单》
VKWY7.5.1-J01-06-F2 《供方现场（约见）评审记录表》 VKWY7.5.1-J01-06-F3 《绿化部苗木(物资)采购验收单》
J01-06绿化部物资采购管理办法
