取以下5个步骤： ①将不常用的东西转移到其他的地方。 ②清理过期的文件。③注意你的电脑显示器。 ④充分利用办公空问。 ⑤清理旧的阅读材料。
办公室管理作业3（第五、第六章） 一、单选选择题
1.A 2.C 3.C 4.C 5.C 6.B 7.D 8.D 9.C 10.C 二、判断题
1. X 2. X 3. V 4.V 5.V 6. V 7.V 8.X 9.V 10.X 三、简答题
1、简要回答公文写作的五部曲。 P105
公文说什么 领悟核心思想 内容是在什么背景下产生的 内容是怎么表达的 是否符合国家公文格式标准。 第一步，公文说什么，领悟领导意图；要求准确、全面地提炼领导意图，增加“贴近度”。 第二步，领悟核心思想，站在领导角度考虑问题。 第三步，内容是在什么背景下产生的，关键把握常用思维方法：模式化思维方法，对象化思维方法，辩证思维方法，散点思维方法，求同存异思维方法。 第四步，内容是怎么表达的，关键是牢记拟写公文的要素及要求：格式，公文的包装；主题，公文的灵魂；材料，公文的血肉；结构，公文的骨骼；语言，公文的细胞。目的明确，行文有据；主旨单一，内容合法；文字表达准确、鲜明、简练、得体。 第五步，符合国家公文格式标准―《党政机关公文格式》（GB/T9704一2012）。
2、简要回答起草请示的“五步棋”。P110
起草请示的思维模式――沿着以下“五步棋”思路走 （l ）因为什么请示――对于原因、目的的说明。 （2）请示什么问题――提出请示的主题内容。 （3）怎样
解决问题――提出解决问题的建议或方案。 （4）请求上级回复――结尾用语的使用。 （5）有无附件需要说明――根据需要确定附件的使用与否。
3、简述公文校对工作要求。P127 答：可答P127倒数第6行的内容； 也可以参考下面的内容： 首先，要看文稿的标题是否准确，如有的将请示、报告混淆，通报、通告混淆等情况；也有时不注意标题中的词语前后颠倒；文件的标题是否缺项（单位加事由加文种）。 第二，查看公文发文字号中的年份是否用六角号〔〕括起来的，因为一般人不太注意这些地方，在实际使用中，这个括号的用法可谓是五花八门，有用方括号的[]，有用这种的【】，也有用圆括号的（）。这都不对，一定要使用国家标准规定的六角括号，这才是正确的。 第三，在审稿时遇到文稿有序号的，一定要全文上下通看一遍，看一看前后序号的使用有没有问题，要全文检查核对一下，是否前后统一、有无断号、重号。 第四，文稿中数字方面出错比较常见，如有的文稿开头讲说有五个方面，可能后面只讲了四个方面；也有的讲话稿开头说讲“两个问题”实际后面是三个问题；另外有人名字的也要仔细检查核对，是否有差错，人数是否有出入。 第五，文稿中的时间，即年月日，不论是正文中，还是文末落款处，出现这种时间就要认真审核是否有误，特别是每年的年初，这个时段的文稿在年份上最容易出错，一不留神就会弄错，所以一定要记得核对。 第六，注意文中的标点符号。在公文文稿中，对于常用的标点符号通常情况下也是有统一的规定，按照规范要求，在公文中正确使用标点符号。常见的错误主要表现为：有的文件以“为?? 。”为开头，这里的句号应该为逗号。有的在“第一”、“首先”等序号后边该用逗号的用了顿号，有的在序号加括号如（1）（2）后边不该再加标点的加了顿号。还有不注意标点的人一逗到底；也有在修改时只修改文字，没有注意到标点符号。 第七，文稿中的错别字。在公文文稿中，如果出现错别字，在这种情况下，将会影响公文的严谨性和权威性。撰写公文文稿要一丝不苟，完稿之后需要进行审核。在文字输入方面，五笔、拼音应用比较广泛，在用五笔进行输入时，通常情况下容易产生形状相似的错字，而用拼音输入法则容易产生同音别字。在审稿时要有针对性的进行审核，以提高工作效率。 第八，有的固定语句一般都是观点性的，所以使用
必须准确，审稿时要特别留心；另外要看的是文章的首尾是否呼应；标题和结尾用语是否对应，例如请示的结尾要对应“请批复”，报告的结尾要对应“请审示”等等。 第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、专业名词、计量单位、技术术语（遇有不确定的，要请教或咨询有关专业人员）、符号等是否准确。 第十，公文的纸张尺寸、字体字号、字距行距等排版格式是否符合规范要求，在审核过程中，需要通篇看一看文中是否存在不符合规范的地方。在有的文稿中，同一级小标题的字体、段落间行距出现不一致的情况，这种情况是复制文件的过程中，没有对文件格式进行调整造成的。 所以说审稿不能急于求成，要静下心来，不厌其烦。否则一旦疏忽大意，出现差错，便会带来不可挽回的后果。
4、 简答电子公文处理过程的五个环节。P143
电子公文处理过程可分为五个部分（电子公文的生命周期） （1）创建：根据一定的规则建立电子公文。 （2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。 （3）交换；按始发者意图进行跨系统的公文传递。 （4）归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。 （5）销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。
办公室管理作业4（第七、第八章） 一、填空题
常用礼貌用语七字诀：
与人相见说“您好” 问人姓氏说“贵姓” 问人住址说“府上” 仰慕已久说“久仰” 长期未见说“久违” 求人帮忙说“劳驾” 向人询问说“请问” 请人协助说“费心” 请人解答说“请教” 求人办事说“拜托” 麻烦别人说“打扰” 求人方便说“借光” 请改文章说“斧正” 接受好意说“领情” 求人指点说“赐教” 得人帮助说“谢谢” 祝人健康说“保重” 向人祝贺说“恭喜” 老人年龄说“高寿” 身体不适说“欠安” 看望别人说“拜访” 请人接受说“笑纳” 送人照片说“惠存” 欢迎购买说“惠顾”希望照顾说“关照” 赞人见解说“高见” 归还物品说“奉还” 请人赴约说“赏光” 对方来信说“惠书” 自己住家说“寒舍” 需
要考虑说“斟酌” 无法满足说“抱歉” 请人谅解说“包涵” 言行不妥“对不起” 慰问他人说“辛苦” 迎接客人说“欢迎” 宾客来到说“光临” 等候别人说“恭候” 没能迎接说“失迎” 客人入座说“请坐” 陪伴朋友说“奉陪” 临分别时说“再见” 中途先走说“失陪” 请人勿送说“留步” 送人远行说“平安”
二、简答题
1、简述公共关系的三大构成要素及其原则。P167
1）公共关系的三大构成要素包括：社会组织――主体；公众――客体；传播――手段。 （2）公共关系的原则：公众利益至上，实事求是，互惠互利，双向沟通，始终如一，开拓创新，整体统一。
2、提高会议质量的主要方法和措施。P148
l ）严格执行会议审批制度，不合乎条件的会议一律不开。 （2）建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度。 （3）科学、有效、充分地做好会议准备工作。 （4）严格控制会议人数，不允许无关人员与会。 （5）保证会场秩序，禁止无关人员随意入场、与会人员中途退场。 （6）议题应集中，日程要紧凑，尽量缩短时问，保证与会者精力集中。
（7）充分运用现代化的技术手段。电话、录音、录像、电脑等设备有助于提高信息传递的 效率和质量，能节约时间、缩短会期、提高会议效率。 （8）提高会议主持人和与会者的 开会水平。 （9）制定切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不 管效果的倾向，以保证会议的有效性。 3、衡量会议质量的会前基本标准有哪些？P147 （l）会前：会议是否确有召开的客观必要性；会议目的和会议风气是否端正；会议时机是 否已经成熟； 会议的议题是否明确， 会前的沟通是否到位． 各项准备工作是否已经准备充分， 包括软件和硬件。 （2）会中：会议规模和规格是否适度，绝不可小会大开或大会小开，随 意升格或降格； 会议节奏是否紧凑， 要尽可能化繁为简， 绝不短会长开； 会议是否守规守法， 一切应有条不紊地进行，主持人和与会者是否掌握了科学的方式方法。 （3）
会后：评价 会议的正面实际效益，包括社会效益、经济效益和学术效益． 4、简述会务管理的要求。P156 l）会务的含义：指有关会议议程安排的事务，有关某些团体组织或会议的事务。会务工作 包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作等。 （2）会务管理 的含义：指有关会议议程安排事务的计划、组织、控制等工作。 （3）常见的会务管理： 主要有针对代表会议、全局性会议、专题会议、办公会议、座谈会议、学术讨论会议、新闻 发布会议、听证会议、仪式典礼会议、培训会议、网络会议等会议的会务管理。
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