浅析基于供应链的工程项目物资采购管理模式的总体架构
《管理纵横 Sweeping over the Management》p138
一、 工程项目物资采购的特点
矿产产品本身及其生产过程决定了其工程项目物资采购的特点。 矿产产品本身的固定性、 体积庞大、 多样性， 以及其生产过程的流动性、 单件性、 地区性及协作单位多样性等特点， 决定了工程项目物资采购的多样性、 多变性及采购管理的复杂性。 (1)采购物资的多样性
采购物资的多样性主要取决于两个方面， 一是矿产产品本身的特点， 二是外部环境的作用及人为因素。一方面， 矿产产品与其他工业产品相比， 产量格外庞大， 因此需要大量的矿产材料、 制品、 构件和配件， 且其复杂的生产过程也需要大量的施工机械设备。 而且由于制品、 构配件没有统一的标准， 为了符合矿产设计的要求， 同一种材料也会有不同的规格。 因此建设项目采购的物资品种繁多、 规格复杂。 另一方面由于矿产开采的技术水平高低不同， 以及建设地点的经济、 技术、 自然条件和社会条件的不同， 使得矿产产品在规模、 形式、 施工、 组织等方面千变万化， 并经常需要运用新结构、 新材料、 新 技术、 新工艺等。 (2)物资供应的多变性
矿产产品的生产和使用地点是统一的、 固定的， 这就决定了矿产产品施工生产的流动性。 施工企业要在不同地区进行机构迁移或流动施工， 生产中使用的材料和设备不仅要随着矿产产品建造地点的变更而流动， 而且还要在矿产产品的不同部位流动生产， 采购的物资能否准时到达指定的施工地点， 将影响到施工的顺利进行。
矿产产品的固定性和产量庞大的特点使矿产产品不可能在工厂、 车间内直接进行施工， 其生产过程不像其他工业企业有固式的生产厂房和标准的生产流程， 需要在现场露天作业， 会受到天气的影响。 因 此不能使物料的采购供应规范化、 标准化， 而需要灵活多变的物资供应才能满足施工生产的需要， 否则可能会造成施工现场的混乱。 (3)采购管理错综复杂
不同的矿产企业有不同的采购管理管理办法， 不同的工作制度以及不同的采购流程， 同一企业的不同工程项目也要根据具体情况， 采取不同的采购管理办法， 而且采购作业流程会因为采购来源、 采购方式、 以及采购对象等不同而在作业细节上有若干差异， 缺乏统一规范、 完整有效的采购管理方法。
二、 基于供应链的工程项目物资采购管理模式的流程设计
(l)系统设计目标
采购是供应链系统中很重要的一个环节， 基于供应链的采购方式是基于订单驱动的JIT 采购。JIT 采购通过与供应商建立长期的战略性合作伙伴关系和有效的供应商管理， 保证采购的低成本、 高质量、 高效率和高柔性， 从而成为供应链管理中的重要而有效的采购方式。 为了保证 JIT 采购的有效实施， 供应商的综合评价显得至关重要， 而质量、 价格、 交货期(即生产周期)是选择供应商时最重要的三个标准。 为此， 本文在融合供应链和现代ERP管理思想的基础上， 借鉴锡矿山闪星锑业有限责任公司物资采购管理经验， 设计了基于供应链的采购管理模式的原型系统。 系统的设计目标有以下几个方面。
①为企业的建立物资采购工作中高度透明的物流、 资金流、 信息流的管理体系，帮助企业实现物资采购资金预计划、 事中控制及事后分析的顺利进行
②为企业建立物资采购资金预算、 使用情况的分析体系， 严把资金使用关; ③为企业建立物资采购历史价、 上次交易价、 当前价及价格走势的价格分析体;
④为企业建立供应商在供货准时交货率、 供货质量合格率、 服务质量、 交货期等方面的业绩分析体系， 根据各供应商的绩效定期评定定点供应商(即战略伙伴)，从而整合供应链。
⑤为企业建立物资采购合同的生成及执行情况的跟踪分析体系， 加强合同的管理力度， 为评定供应商的资信等级提供依据;
⑥为企业建立库存管理及库存分析体系， 减少不必要的库存占用资金， 增加流动资金; ⑦为企业建立物资质量跟踪体系， 严把质量关， 同时为评定供应商的质量分数提供依据; ⑧为企业建立物资采购完善的报表体系。 (2)系统模型设计
在系统模型设计中， 首先要进行需求和市场分析， 根据供需对比情况选择供应商和采购方式;接着对拟发展成为战略合作伙伴的供应商协商并与之签订试合作协议， 进行合作试运行;然后根据试运行结果选定最终的合作伙伴， 签订长期合作协议， 进入正式合作阶段。 双方开始正式合作后， 采购就是在既定的合作协议框架下进行， 无需每次都签订采购订货合同。 采购部门根据采购计划向供应商发出采购订单， 供应商确认后订单开始执行。 在采购实施过程中， 采购部门要不断的沟通、 协调供应商与生产部门的供需计划， 保证供需一致、 平衡。 最后是采购评价与供应商评价， 采购部门要及时的组织相关部门对采购合作情况进行评价， 并把评价结果反馈给供应商， 以便供应商进一步改进， 同时根据评价结果， 对供应商进行相应的激励。
三、 基于供应链的工程项目物资采购管理的功能分析
物资采购管理信息系统涉及到采购人员、 计划人员、 合同人员、 审计人员、 监察人员、 财务人员、 质检人员、 库管人员、信息操作员、 系统管理员、 企业领导等相关人员， 根据各个职能部门及人员不同的信息需求和业务逻辑处理， 将系统功能划分为 10 个子系统， 各子系统功能如下:
(l)基础管理子系统。 该模块的主要功能是提供各项基础信息的设定和维护， 包括各项代码的定义， 用户单位有关物资采购的组织结构的定义， 根据企业实际选择本系统的工作流程等， 并据此设定各终端 用户的操作权限， 可对不同级别的有审批权利的人员设定审核金额的上下限。
(2)供应商管理子系统。 该模块是本系统的核心子系统， 供应商选择是 JIT 采购得以有效实施的重要保证， 供应商管理对采购管理乃至整个供应链管理都是至关重要的。 系统将所有供应商划分为通用供应商和定点供应商两大类， 其中定点供应商即供应链中的战略合作伙伴， 而通用供应商则是临时合作伙伴， 企业定期进行供应商评价， 评价原则为比质、 比价、 比资信，评价方法采用定性和定量相结合的方法。 供应商信息包括基本信息、 供货信息、 历史信息和资信信息， 均是进行供应商评价的重要依据。 其中， 供应商基本信息分两部分:一种用于内部工作人员维护,一种用于供应商动态维护;供应商的供货信息包括供货范围、 批量、 供货能力、 价格、 质量、 折扣等;供应商的资信信息包括到货质量等级、 质量合格率、 准时交货率、质量分数、 资信等级等;供应商的历史信息包括供货记录、 质检记录、 退货记录、 降 价记录、 代用记录、 应付款记录等。以上信息通过定期的供应商业绩评价， 不断帮助企业确立战略合作伙伴(即定点供应商)从而动态整合企业供应链。
(3)价格管理子系统。 对于每一种物品， 采用内部价格和外部价格管理， 内部价格为考核价或计划价， 外部价格是供应商的报价或市场价。 设定内部价格时需要审核和监审。
(4)请购管理子系统。 请购计划有两个来源:一是由客户订单驱动产生的物料需求计划;二是为库存采购而直接编辑产生的请购计划。 请购计划经审核和监审生效后生成采购计划。
(5)采购管理子系统。 各部门提出的请购计划经采购资金预算、 同项物资合并和选择供应商生成采购总计划。 选择供应商时要参照供应商提供的价格以及记录在案的质量分数和资信等级， 若选择的是定点供应商， 则立即通过电子商务网站电子看板将采购计划通知供应商， 以便供应商着手准备供货。 采购总计划经过财务审核后进行任务分解， 分解后的采购计划分配给采购负责人， 采购负责人将采购计划提请审核和批准， 批准人在审批的同时确定采购方式。
(6)合同管理子系统。 它包括管理合同文档及合同的分批到货及分期付款信息，并对合同的执行进度进行跟踪监控。
(7)招标管理子系统。 招标管理适用于大宗物资采购。 通过设定招标采购方式，可进入到招标管理中。 招标以项目的形式进行， 选择采购计划中为招标采购的物品形成一个招标项目， 一个项目可包括多个采购计划， 并且最终选中一家或多家供应商为该项目的供应商。
(8)库存管理子系统。 它包括入库、 仓储和出库管理。 为了便于进行物资的质量追踪， 对物资的入库 / 出库实行严格的批号管理， 从而为进一步实现入库、 出库、 耗用、 结算的一单到底奠定了基础。 按批号和合同号记录供应商的物资质量信息和到货信息， 为评定供应商业绩， 整合供应链提供重要依据。 (9)辅助决策子系统。 本模块主要通过从多方位、 多角度反映采购管理中不同侧面的情况， 使不同级别的企业领导者可以及时、 准确地获取所需信息， 从而为企业的采购决策提供科学有利的依据。 其中查询包括库存查询、 价格查询、 供应商查询、计划查询、 合同查询等。 统计报表包括月份物资采购控制报表、 供应商明细表、 物资采购资金一览表、 请购管理一览表、 采购计划一览表、 入库单、 出库单等。
四、 结论与展望
矿产业实施采购管理有助于实现工程项目的目标控制， 但就矿产业的特殊性而言， 采购管理模式还有待研究， 如何将起源于制造业的采购管理思想运用到矿产业采购管理活动中去， 将是今后继续努力的方向。 在运用的过程中， 我们不可生搬硬套， 而应结合矿产业自身的特点进行创新， 在实践中发展。 【参考文献】
1、 马士华， 林勇， 陈志祥.供应链管理.北京:机械工业出版社.2000
2、 吴恒杰， 王卓甫.大型矿产集团应采用材料集中采购方式. 矿产管理现代化.2008, 3
3、 谢澎， 张洪伟， 魏筱毛， 廖春华.ERP与供应链结合的采购管理研究.计算机应用研究.2007,9
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