企业会议管理制度

企业会议管理制度

会议管理制度 第一章总 则

第一条 为了进一步规范公司会议管理，充分发挥会议的沟通、协商与决策作用，提高公司决策能力和办事效率，研究落实重大事项的对策和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。

第二条 会议是企业组织安排工作、协调关系的必要手段和方式，但会议过多过滥、缺乏管理，不仅不必要地牵涉了各级领导和相关人员的精力，而且将直接影响公司的办事效率和工作风气。结合公司实际情况，本制度的制定原则是采用谁主管谁召集、谁召集谁对会议形成的决议、决策以及执行效果负责。

第三条 会议按类别、内容不同由各相关单位组织，并做好会议管理。

第四条 本制度适用于公司及所属各部门。 第二章 会议类别及组织

第五条 公司级会议包括公司股东会、董事会、总经理办公会、公司干部管理工作会、全体职工大会。股东会和董事会由董事会秘书办公室负责组织安排，其他公司级会议由行政部负责组织安排。

1、股东会、董事会根据公司章程每年召开一次，特殊情况亦可临时召开，由董事长主持，董事会秘书作记录，并整理会议纪要，经董事长审批下发。

2、总经理办公会每季举行一次，特殊情况亦可临时召开，会议由公司总经理召集主持，公司副总经理参加。根据会议内容的需要，可吸收公司相关人员参加，由行政部部长或秘书作记录，并整理会议纪要，经总经理审批后下发。

3、公司干部管理工作会由公司总经理召集主持，原则上每年召开三次，特殊情况亦可临时召集。

1）年初由总经理布置全年工作，公司领导及各职能部门负责人（含副总工程师）参加。

2）国庆休假前最末一天为公司年度管理工作会议，领导及各职能部门负责人（含副总工程师）参加。

3）年末（春节前）举行新春团拜会，公司中层以上干部及家属参加。

4、公司全体职工大会每年春节前举行,亦可根据公司的特殊情况，临时召开职工大会。

第六条 部门级会议分为部门日常管理工作会和部门联谊会。 1、部门日常管理工作会项目部一周召开一次，销售部二周召开一次，技术部一周召开一次，生产部一周召开一次，质量部一周召开一次。由部门负责人主持，部门全体员工参加，根据会议的需要通知分管领导及相关人员参加。

会议至少涵盖如下内容：传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用科学方法研究分析部门各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，安排专题培训等。

2、部门联谊会是为了促进凝聚力，融洽员工之间的关系，营造部门内部团结进取的氛围。各部门每年举行1～2次部门内联谊会，形式不限。各部需先将联谊会计划报行政部，经同意后方可实施。

第七条 生产工人会议：半月举行一次，由生产部长主持召开，安排生产任务，研究、改进和提高班组管理。安全管理员负责安全教育。

第八条 专题会议是公司经营、技术、业务性的综合会议，如经营活动分析会、质量工作会、技术准备会、合同交底分解会、项目协调会、初步设计会审会，技术交流会、生产调度会、安全生产工作会等，是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、预算项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、设备管理、质量管理、安全管理、项目管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议的要求，保质保量地完成规定任务的会议。

专题会议由公司分管副总批准，主管职能部门负责组织相关人员参加。

第九条 对外接待会议主要指政府机关和上级领导来公司检查、现场办公，以及厂际之间的技术交流和技术合作洽谈的会议。对外接待会议属公司层面的由行政部负责接待安排；属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责接待安排。

第三章 会议的组织、管理和服务 第一节 会议的组织 第十条 会议的批准

1、临时召开内部小范围会议由分管领导批准，公司级大型会议须经总经理批准。

2、本制度已列出的会议按照规定程序批准。

第十一条 会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。

第十二条 会议通知

1、会议主办部门需落实会议地点，会议主持人、召集单位、应分别作好有关准备工作（包括拟好会议议程、发言要点）。

2、会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。

第十三条 会议的准备

1、参加会议人员按会议要求，安排准备相应资料、准时参加，因故不能参会的，会前应提前请假。

2、会议主办部门要做好会场的会务安排，包括会场环境的布置、设施检查等。

3、会议主办部门要做好参会人员的引导和组织。 4、重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等安排。

第二节 会议室的管理与服务

第十四条 公司会议室、贵宾室是重要的会议场所，由行政部统一管理。会议室为保证合理安排，使用提前与行政部联系，严禁擅自使用。

第十五条 会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。

第十六条 会议室要做到会前30分钟各项工作准备结束，会后通知行政部散会信息，行政部安排会议场所清洁卫生。

第十七条 会议室使用时务必保持环境整洁和设施安全。 第四章会议资料管理 第一节 会议纪要的签发

第十八条 会议主办部门要制定专人对会议详细情况进行详细记录。公司级会议由行政部整理会议纪要，报公司总经理审核签发。其他会议纪要由会议主办部门或承办部门及时整理，报分