秘书实务
A卷参考答案及评分标准
一、概念解释。（本题共2 小题，满分10 分。） （每小题5分）
1、目标管理就是用可以考核的目标进行管理工作或者评价主管人员工作成效的一种方法。 2、承办周期是指企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定。 二、简答题。（本题共 2 小题，满分 20分。） 1、同步原则（本小题共 10分）
坚持秘书工作的同步原则，必须做到如下事项： （1）要同步思维；（2）要同步行动；（3）要同步提高。 2、秘书性格要求 （本小题共10分）
秘书应具备的性格：
（1）掌握职务范围、谦虚 （2）拥有团队精神，可以和任何人构筑良好的合作关系 （3）待人接物温和有礼 （4）沉稳，镇定
（5）责任感强、能够忠实执行指示 （6）能够灵活应对各种不同情况 （7）诚实、活泼、幽默、自制 （8）始终保有上进心 三、问答题。（本题共 2 小题，满分 20 分。） 1、安排约会的基本原则（本小题共 10分）
安排约会的基本原则：（1）按领导的工作规律安排时间表（2）区分轻重缓急（3）弹性安排，留有余地（4）以需要为准，以适度为宜（5）适当分担，各就其宜（6）每天核对，以防疏漏若领导安排了约会却忘记告诉秘书，则会使秘书陷入被动与尴尬的境地。因此，每天上班时秘书首先要请领导核对日程表，看看有无约会疏漏，这是很有必要的。必须做到领导与秘书的日程表完全一致。 2、接听电话技巧（本小题共 10分）
接听电话技巧主要有以下方面：
接听电话一定要先亲切问候，清楚表明公司名称与自己姓名，并表示服务意愿。 如果遇到对方拨错号码时，不可大声怒斥或用力挂断电话，应礼貌告知对方。 声音诚恳，笑容可掬，以“心”引口说话，电话中也要让主叫方感受到你的友善。 为了尊重对方，在听电话时一定不要与旁人打招呼、说话、吃东西或小声议论某些问题，如果在听电话的过程中非要处理某些事物，一定要向对方打个招呼，并道声对不起。
接听电话时必须保持足够耐心、热情。注意控制语气、语态、语速、语调，语言亲切简练、礼貌、和气。要具有“自己就代表公司”的强烈意识。
要仔细倾听对方的讲话，一般不要在对方的话没有讲完时就打断对方。如实在有必要打断时，则应该说：“对不起，打断一下”。
避免在电话中争论或有不佳的情绪反应。 对方声音不清晰时，应该善意提醒：“声音不太清楚，请你大声一点，好吗?”
转接电话，首先必须确认同事在办公室，并说：“请稍等”。如同事不在，应先向对方说明情况，再询问对方名字，并考虑如何处理。
转接电话时，按键应该短促干脆，不要过长时间按着(一般不超过1秒钟)，拨完分机号码后，轻轻挂上电话。
如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。 电话交谈要尽量简短，不要讨论无关要紧的问题，避免浪费时间。
谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话。最后不要忘了说“再见”。 四、分析题。（本题共 1小题，满分 30 分。） 涉外活动有哪些工作程序？ 1．确定迎候人员
本着身份对等的原则，参加涉外迎送仪式的有与主宾身份 相当的主人以及随从人员，还要有翻译。
2.准备迎宾的物品
如果双方互不相识，则需要准备一块牌子，上书来访团体的名称或主宾的名字，用对方能看得懂的文字，书写工整。如果决定献花，一定要用鲜花，不可以用黄白两色的菊花或百合花。献花人应为年轻的女性。要按照来访团体的人数和主宾的身份决定接客人的车辆。
3．见面讲究礼节 双方见面以后，主人一方的秘书先把自己这方的主要人员介绍给主宾，然后由主宾或他的秘书把客人一方的主要成员介绍给东道主。
4．送行前的拜访
在拜访前秘书应该打电话给对方的秘书，告知将去拜访的时间和主要人员的身份，提醒其作好准备。虽然这个环节在作计划时已经列上，但是提醒和确认也是必要的。
5．安排送行仪式
客人如果是乘坐飞机，特别是国际航班，一定要至少提前3个小时出发，因为路上可能遇到交通拥堵，办理登机手续和安全检查都需要不少时间。
涉外活动的送往迎来工作是细致而且重要的。一个细节的忽略，可能就会带来很大的麻烦，使我们的工作处于被动，甚至被误解。
秘书实务A 答案
