档案可追溯制度建设研究的必要性和可行性

档案可追溯制度建设研究的必要性和可行性

作者：叶先英

来源：《办公室业务·上半月》2024年第02期

【摘要】目的：从根本上提升檔案的管理水平，确保档案材料的严肃性完整性。方法：建立档案管理工作标准化，实施规范的档案工作流程;建立现代信息化载体档案管理责任追溯制度，完善技术平台建设，确保归档齐全、无涂改、流失、造假等问题。厘清管理人员责任和权力清单，建立科学有效的监督、制约、协调机制依法管理档案，依法追溯责任。结论：档案管理责任追溯制度建设的必要性与可行性。 【关键词】档案管理;责任追溯制;建设必要性

近年来，各地干部档案造假现象屡被曝光，值得档案工作者高度注意的是，在中央纪委对省部级落马官员的通报中首次出现：“档案造假，向组织隐瞒本人真实年龄”的表述，修改年龄、工龄和学历最为常见，虚假档案成为政府反腐败的重要内容。2015年7月7日中纪委首次通报新疆省部级高官栗X造假档案落马，因此，探索建立科学、高效、规范的档案追溯管理机制，成为政府和学术界关心的重要课题。 一、指导思想

“十三五”时期是全面建成小康社会的关键时期，也是深化改革开放、加快转变经济发展方式的攻坚时期，由此，档案工作有了新的更高要求。准确把握新形势要求，深入总结档案管理存在的问题，探讨建立档案追溯体系，是发挥档案主管部门职能，强化档案利用，加快档案信息化建设管理的迫切需要。建立健全档案追溯制度是全面落实《档案法》的重要环节，通过档案追溯体系建设，强化档案工作者的档案意识和主体责任，从基层档案室（馆）等源头把好档案质量关，从根本上提升档案管理和督导水平，确保档案无涂改、丢失、造假等问题。 二、档案追溯制度建设的研究内容

档案管理责任追溯制度是指在档案室与档案馆业务管理、档案监督指导、档案执法三个层面中确保管理、记录的准确性、完整性、规范性。简言之，就是对档案机构、档案人员的一切档案管理行为及后果都必须和能够追溯责任的制度。主要分：档案管理责任追溯体系建设的必要性与可行性;档案管理责任追溯制度的建立;档案管理责任追溯的平台建设;实现档案管理责任追溯体系建设的保障和应用四个模块进行研究。 三、档案管理责任追溯制度建设的现状及问题

（一）档案基础管理记录不全。目前，仍有立档单位存在多年档案未整理或整理后没有安全保管，未按规定要求移交进馆，综合档案馆库容量饱和未能及时接收等现象，这些现象都有可能造成档案资源的流失。还有每年各立档单位档案登记数量只有监督指导处室掌握，本级档案馆没能及时了解，有可能造成档案移交时与原登记数量不符。加之基层档案人员变动频繁，人员变动中档案移交不到位，也可能导致档案遗失。而档案管理顶层设计滞后，问题多年后才会显现，因为没有相关的管理记录，因此也没法对相关人员追究相应的问责措施。

（二）档案监督管理无相关记录。各级档案行政管理部门以及相关主管部门到单位监督指导时对涉及档案的行为活动依法进行监督管理及相应责任提出规定要求没有记录，单位对监督指导时提出的问题有无整改也没有相关凭证，事后执法检查问责时，由于责任不清晰明确，执法时很难追究，档案工作监管制度不够健全完善。监督指导工作不规范，法律法规赋予的有些权利没有很好履行，结果往往在不同程度上造成监督指导工作自身的“软弱性”和不确定性。比如：监督指导人员有没有去单位指导？有没有根据国家标准指出对方单位需要整改的问题？指导后单位有没有进行整改？监督指导人员有没有跟踪落实？有些监督指导人员责任心不强，没有认真履行监督指导职责，领导也无从知道。

（三）馆藏档案资源缺失。一是档案室与档案馆衔接不顺畅。按《福建省档案管理条例》规定，档案室每年应向档案行政管理部门报送档案登记表和电子档案目录，而依据《档案法》，中央一级、省级和设区的市级机关单位的档案，自形成之日起20年内向同级国家档案馆移交，这就可能存在移交时档案实体的数量和当初档案登记的数量不符，电子档案目录也可能存在不相符现象，而基层档案馆工作人员少，无法抽出人力进行核实。二是档案形成与管理的责任人没有明确，档案的形成范围在各单位、各项目、各类业务活动中，仅依靠档案部门与档案人员很难保证档案资源完整齐全。

（四）社会普遍存在档案意识不强，单位档案责任不明。建立档案管理责任制度是必要的，这个必要性在可追溯体系所遵循的“问题—源头—责任”这一逻辑中，主要解决“源头”的问题。只有建立了档案管理责任追溯制度，才能在发现问题后，更快速更确切地查出问题的源头，使之有迹可循，有据可查。 四、建立责任追溯体系方法

建立档案管理责任追溯制度完善了档案事业管理链。

（一）实现事故发生时倒查问责，方便“溯源”。在我国当前的档案管理过程中，监管记录这一方面始终是空白的，所以当管理事故真正发生时，就很难厘清导致事故发生的原因，也就难以实现倒查问责。档案管理责任追溯制度的建立，将会填补这一空白。事故发生之后，可以在监督指导的台账里提取相关信息，可以倒查产生问题的原因，具体操作的人员及操作方法，本着“谁管理，谁负责”的原则，实现事故的倒查问责，解决事故发生后“溯源”的问题。

（二）减少事故发生后的损失，实现“召回”。召回指通过命令或沟通的手段让作用对象返回作用主体身边的行为过程。通常人们理解的“召回”多数在指生产商对于有缺陷或有质量问题的商品，无偿提供处理或收回的制度。狭义的理解通常在实物的基础上，通过“召回”以降低产品危害，提高产品售后服务，减少企业损失。本文所指“召回”是在档案管理过程中，可能出现的管理质量、技术等方面的缺陷，从而进行“召回”。众所周知，档案是不可再生资源，档案这一“产品”一旦遭受损坏等，其后果都是不可逆的。随着大环境日新月异的变化，新时代的档案监督指导需要不断地完善和创新管理方法。在此所言之“事故”和“召回”，指在新形势下完善和创新的管理模式里，须备有“预案”，一旦某种方法对档案本身，或者档案管理上会造成损害，当即进行“召回”，即技术或方法上的修复与更正。新时期的档案，尤其是电子档案的增多，对档案管理要求越发提高，管理手段需要与时俱进。而档案管理责任追溯制度的建立，可以迅速了解新措施、新方法在各全宗单位档案管理中的运用情况，一旦出现任何异常，都便于第一时间做出“召回”措施，及时进行补救。

（三）降低档案管理事故发生的概率，形成“约束”。制度是要求共同遵守的办事规程或行动准则，使各项工作按计划按要求达到预计的目标。建立档案管理责任追溯制度，不仅是规范档案管理操作过程的依据，同时也是对监督指导部门人员、档案管理人员行为的约束。往往在管理事故发生过程中，人为因素是诱发事故的一大原因。建立档案管理责任追溯制度，是进一步完善档案管理建设依据，是完善档案管理链上重要的一个环节。它以制度形式约束和规范档案管理操作行为，包括档案管理、监督、指导、执法等行为。只有共同约束指导与被指导人员，才能真正形成约束力，有效发挥制约作用，降低管理事故发生的概率。 五、建立责任追溯的必要性和可行性

（一）可行性。建立档案管理责任追溯制度，是基于理论基础和物质基础都成熟的基础上，其可行性可从两个方面来看。1.技术可行性。技术可行性即指建立档案管理责任追溯制度所需的技术性条件的成熟度和现实性具备可操作性。档案管理责任追溯制度是档案工作管理过程的操作规范，无须特别前沿或先进的技术或设备，只需通过对监督指导人员及档案管理人员进行操作规范培训，熟练掌握档案管理操作即可，故不存在技术性难题，在日常档案管理工作中即可满足需要。随着新时期档案管理水平进一步提升，逐步将以现代化管理技术代替传统管理技术，这是新形势下档案工作的需要。档案管理责任追溯制度也是配合了时代发展的步伐，顺应档案事业发展的必然。2.组织可行性。组织可行性主要要求制定合理的实施进度计划、设计合理的组织机构、选择经验丰富的管理人员、建立良好的协作关系，保证制度得以顺利实施。建立档案管理责任追溯制度，是档案管理工作的一大进步。它协调了监督指导部门和全宗单位的关系，有效促进档案管理规范化。指导人员和档案管理人员按照统一标准进行规范操作，共同推进档案管理工作的协调发展。故档案管理责任追溯制度在组织可行性上体现出优势。