试论高校办公室主任的职业素养
作者：高丽丽
来源：《办公室业务》 2009年第10期
随着高等教育的不断发展，我国高等院校面临着不同程度和方式的变革。招生规模的不断扩大，精英化教育到大众化教育的转变，国际化合作办学的兴起，都给高校管理的各个层面带来了一定的冲击。与此同时，作为高校基层管理单位的办公室，其工作任务、业务范围都发生了一定的变化。因此，从工作的实际需要来看，办公室主任至少应具备良好的作风素养、意识
素养和能力素养，才能不断适应新情况、新变化，保证办公室工作协调有序、优质高效的开展。
一、高校办公室主任的作风素养
1，严谨求实
办公室主任负责指导办公室各项具体工作，而这些具体工作的开展直接关系到学校工作的全局。因此，办公室主任必须坚持严谨求实的工作作风，杜绝工作中的浮夸、形式主义、急功近利、只做表面文章的不良现象。要认真、负责地完成本职工作，来不得一丝侥幸，来不得半点马虎。严谨求实，是对自己负责，也是对办公室工作负责，更是对学校这个大家庭的整体形象负责。
2．公道正派
公道正派的工作作风，是对办公室主任的一项原则要求。它在某种程度上，反映了一个人的道德素养和品质。工作中，办公室主任经常要上传下达，迎来送往。因此，一定要坚持不唯上，不分亲疏，严守职业道德，克己奉公的原则。遇到矛盾冲突，要以事实为依据、以规章为准绳、以协调化解矛盾为目的，真诚耐心地为师生着想，公道正派地做好领导的参谋助手，为学校分忧、为师生解难。
二、高校办公室主任的意识素养
1．责任意识
办公室工作与学校的总体工作和形象息息相关，不能有丝毫差错。因此，办公室主任要树立强烈的责任意识。对于自己业务范围内的事情，要尽心尽责、责无旁贷地完成好；对于自己业务范围外，却事关学校、事关师生的其他事情，也要以主人翁的态度热情对待，并积极反映给相关部门或协助解决。要在工作中，，真正地体现出关爱师生、爱岗敬业、乐于奉献的职业精神。
2．大局意识
大局意识，就是一切以工作为根本，一切以维护和推进好学校总体工作部署为重的工作意识。有没有大局意识，能反映出办公室主任的胸怀、视野和觉悟并关系到各项工作的成败。只有具备大局意识，才能保证学校各项政策、措施能够顺利贯彻和实施。由于办公室是连接校内外、师生和管理部门的纽带，工作中经常处于“风口浪尖”。对此，办公室主任必须以大局为重，积极应对各种突发事件。
3．效率意识
效率意识，是办公室工作能否及时、有效开展的保证。办公室事务性工作很多，而且都是学校诸多工作链上必不可少的环节。一旦出现差错，必将造成不良影响。因此，办公室主任务必要有强烈的效率意识，保证各项工作不拖、不推、不漏，高效地完成。对于难于推进的工作，也要坚持效率优先、兼顾公平、关注难点、及时反馈的原则积极开展。
三、高校办公室主任的能力素养
1．精湛的业务能力
首先，要具备良好的语言能力。办公室工作是要跟人打交道，要涉及做好沟通和协调工作。而良好的沟通、协调工作的开展，需要办公室主任具有一定的语言技巧和艺术。此外，还应具备良好的外语沟通能力。高等教育国际化的趋势，使得高校的教学、科研、管理工作正逐步与国际接轨。在这一过程中，学校微观管理层面的许多方面都发生了变化，办公室也需要处理许多涉外事务，比如为海外人才、留学生、国际学术交流与科技合作活动提供服务、各种外文档案的管理等等。没有一定的外文语言能力，办公室主任将很难安排好这些工作。
其次，要具备一定的计算机技术能力。随着信息技术的发展，高校办公室的大量工作都需要借助于计算机和网络来完成。办公室主任只有具备了一定的计算机和网络技术知识，才能更好地把握办公室工作的进展。多数办公室都负责管理或监督本院系、部处的网站，因此，网站的运行和安全问题，是办公室必须密切关注的问题之一。当前，档案工作的信息化、办公系统的自动化也都需要办公室主任具有一定的计算机和网络技术知识。只有对这些知识和技术有一定的了解，办公室主任才能在相关工作中实时地发现不足，切实地做好工作的指导和规划。
再次，要增强再学习能力。所谓再学习能力，就是能够与时俱进、自身不断学习进步的能力。我们这个时代是飞速发展的时代，各种新技术日新月异，人文社会科学和艺术蓬勃发展。高校又是这个飞速发展时代的知识先行者。因此，高校办公室人员、办公室主任应当崇尚终身学习理念，不断更新自己的知识结构，不断扩展自己的知识面和视野。只有这样，才能满足以“生产知识、传播知识”为己任的高校不断发展的新要求。
最后，要提高熟知专门业务的能力。办公室范围内的专门业务很多，比如信息、安全、宣传、档案等等。这些事务性工作的好坏，直接关系到学校教学、科研等各项工作的全局。因此，办公室人员必须准确、及时、严谨地完成这些工作。那么，作为办公室这个基层部门的直接领导者，办公室主任就必须熟知这些专门业务。只有这样，才能对办公室工作了然于胸，才能更加有效地推进这些工作的开展和实施。
2．优秀的组织能力
组织能力是衡量一个团队领导者是否称职的基本标志，也是这个团队工作有效进行的基本保障。高校办公室主任必须具有优秀的组织能力，才能建设一支优秀的办公室队伍。在应对各种招待会、庆典、揭幕仪式、学生演出等大型活动时，才能充分调动办公室人员的积极性，圆满完成工作任务。
3．艺术的协调能力
高校办公室是学校对内对外的窗口，学校诸多事务的开展都要以办公室为喉舌，协调各单位、各部门共同完成。办公室主任要经常对外代表学校协调处理有关事务，对内协调各部门积极推进工作。因此，良好的协调能力是办公室主任必不可少的“法宝”。在工作中，经常会遇到工作推进有难度、有障碍的情况。这时，就办公室主任必须艺术地协调内外、协调上下、协调同级各部门。没有良好的协调能力，就会面临领导不满意、大家不配合、工作开展不下去的尴尬局面。
4．辅助决策的能力
辅助决策能力是办公室主任必备的能力素养。办公室是学校的基层部门，直接面向广大师生和社会，并收集有各类信息的数据档案。办公室主任要充分利用这一优势，积极听取各方意见，注意做好调查研究工作和必要的数据分析工作，为领导决策提供可靠的资料或可行性方案。在决策执行阶段，要协助领导做好对工作方案的实施和督查工作，及时将有关信息反馈给领导和上级部门，保证决策工作的科学性和实施方案的可行性。
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