参见附件三)
1)行政部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时,了解来宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划,排出日程安排表,酌情安排接待标准。
2)行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3)行政部须准备安排横幅、制作欢迎牌、指示牌、电脑、音响设备、投影设备、烟茶。如有特殊需要,准备会场花卉、水果、领导席签、安排礼仪人员,并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿,安排摄影摄像等。 4)如需宴请,行政部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店,酌情安排酒水、香烟、用餐标准;酒水和香烟需各部门负责人到行政人事部办理手续领取。
5)如需留宿,行政部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店,酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。
6)如需接送,行政部根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好。
7)行政部根据情况提前购买车票及机票。 4、接待人员素质要求。(具体细则参见附件四)。 七、信息反馈
接待人员应及时撰写重要来访信息,将与来访者交流中取得的信息汇总整理,提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。
(八)、附则
1.涉及重大接待活动,需行政部会同公关部门协调执行。 2.本办法由行政部解释执行,由公司总裁批准后颁布生效。
附件一
客 户 来 访 申 请 表
编号:
项目名称: 项目负责人: 陪同: 姓 名 工 作 单 位 性 年职 务 影响力 别 龄 爱 好 其 他 到达航班号/车次: 时间: 月 日 时 分 待定 □ 接机(车):是 □ 否 □ 费用支付: 公司 □ 客户 □ 待定 □ 返程航班号/车次: 时间: 月 日 时 分 待定 □ 送机(车):是 □ 否 □ 费用支付: 公司 □ 客户 □ 待定 □ 返程目的地: 返程票务:共 张 代购 □ 自理 □ 飞机 □ 火车 □ 其他 □ 接待级别: A □ B □ C □ 下塌酒店: --- □ --- □ ---- □ ---- □ 其他: 订房天数: 共 天 ( 月 日至 月 日) 订房标准: 单间: 间 / 双人间: 间 / 三人间: 间 / 豪华间: 间 费用支付: 公司 □ 客户 □ 待定 □ 参观上古: 是 □ 否 □ 时间: 年 月 日 时至 时 资 料 企业宣传册(光盘) 份(套) 其他: 娱 乐 游 览 鼓浪屿 □ 南普陀 □ 环岛路 □ 其他: 其它说明:
日程建议: 部门主管审核 总经理 批准 备注: 1. 所有客户来访必须提前3天填写此表,抄报行政部。 2. 若来访日程更改必须提前一天通知行政部。 3. 若此表不能详细说明来访日程安排,则以附页的形式说明。
附件三 行政部接待细则 一、环境管理
1、时刻保持地面光洁,做到在光的反射下看不到一丝污垢;保持光洁,每天的早、晚进行一次全面清扫,做到一尘不染。时刻清扫客人在参观时留下的指纹、毛发等。
2、时刻保持其它设施的整洁,如门窗玻璃、桌椅等。
3、时刻保持物品或设施等的协调和整洁,在被挪动后及时复位。 4、时刻保持环境清洁、空气清晰自然。
5、环境维护:保持会客室内环境优雅,随时将移动的桌椅归位。
6、茶水:随时准备好当日茶水及一次性饮水杯。
7、茶具清洗:茶具用后及时清洗。消毒每次不少于10分钟。 8、饮料、食品管理:
Ⅰ、准备充足茶叶、饮料、食品等,需添补时及时领料。 Ⅱ、客户消费的饮料、食品应准确无误登记在《客户消费登记表》,每月25日报财务。
Ⅲ、管理:饮料及时冷藏、摆放整齐。及时检查饮料、食品等有无变质、过期现象。
9、接待来访客人:礼貌请客人入坐,并送上茶水;及时通知主管,客人已到。 10、茶水服务
1)、标准:标准茶水位为茶杯深度2/3处。标准咖啡水位为咖啡杯深度1/2处。
2)、咖啡器具的摆放:咖啡杯嵌入咖啡碟的正中央,不能摆出移位的声响;咖啡匙放在咖啡杯柄的右边,杯柄向右。
3)、上茶(咖啡):按来宾级别顺序上茶(咖啡),级别相当时,按女士优先和年龄次序的原则上茶(咖啡);站于来宾身后右侧,侧身保持托盘平衡,身体略倾斜,从客人右侧上茶(咖啡),绝对不允许碰着客人身体。
4)、茶(咖啡)位于来宾右前方,有柄茶具柄向右。 5)、撤茶(咖啡):先主后宾,依次按级别顺序予以撤掉。 6)、添茶(咖啡)尽量不发出声音,溅于桌面的水滴及时用白
公司接待管理制度
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