文件控制程序文件

文件控制程序文件

文 件 控 制 程 序 Q/LHG3-SY-01-2006 1.

适用于本公司管理管理体系和与技术有关的文件和资料，以及外来标准、 图纸等的控制。为了对管理体系等有关文件和资料进行控制，确保有关部门使 用文件的有效版本。

2．1公司办公室负责公司行政文件、外来文件的编制、发放、更改、控制和管 理。

2．2质检室负责有关质量文件的编制、发放、更改、控制和管理，并负责对各 部门与质量体系有关的文件的管理进行监督。

2．4．销售科、财务科、设备科负责对相关文件的编制、发放、更改、控制和 管理。

2．5．各有关部门负责本部门专用文件的编制、发放、更改和保管。 3 31． 文件的分类 3．1．1方针 3．1．2． 手册 3．1．3． 程序文件 3．1．4． 作业文件 3．1．5． 记录文件

文件的编制、会签、审批及发布 3．2．1． 管理手册由质检室编制，各部门负责人会签，公司经理审核批准后

发布实施。

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文 件 控 制 程 序 Q/LHG3-SY-01-2006

3．2．2． 程序文件由各相关部门编制，相关部门负责人会签，厂部领导批准 后发布实施。

3．2．3． 其它各种与管理管理体系要求有关的文件和记录表由归口部门负责 编制，相关部门负责人审核，厂部领导批准后发布实施。 3．2．4．外来文件在采用前必须经主管领导确认其适用性。 3．2．5．文件审核的内容

a. 适用性（包括可行性、可操作性、可检查性）； b. 现行状态（包括版本、编号）；

c. 与所依据的管理管理体系标准及管理手册的符合性; d. 与其它管理文件的协调性，接口的合理性。 ．文件的编号规则

Q表示企业标准；ZR表示中瑞；J表示技术标准；G表示管理标准；Z表示 工作标准。 3.3.1技术标准为：

a. 外来技术标准可以直接引用原标准编号。 b. 内部技术标准编号为：Q/LHJ－YY－ZZ－WW-**** J－代表技术文件 YY－代表分厂代码 ZZ－代表文件起草部门 WW－代表该部门形成的文件序号 ****－代表年代号 2

文 件 控 制 程 序 Q/LHG3-SY-01-2006 例：Q/ZRJ-HF-ZJ-01-2006 J—— 技术文件代码 SY——塑业公司代码

ZJ——质检室起草（注：最初制订技术文件部门） 01——质检室形成文件的序列号

2006——代表年代号

3．3．2.管理手册与程序文件编号共分五级，前四级以阿拉伯数字表示， 第五级以D表示。 企业方针??????????1 手册????????????2 程序文件??????????3 作业文件??????????4

记录????????????D 管理手册编号为： Q/LHGX－YY－ZZ－WW-**** G－代表管理文件 X－表示文件级别号 YY－代表分厂代码 ZZ－代表文件起草部门 WW－代表该部门形成的文件序号 ****－代表年代号

例： 管理手册 —文件编号为： Q/LHG2-SY-01-ZJ-2006 3

文 件 控 制 程 序 Q/LHG3-SY-01-2006 G ____ 管理文件代码 2——管理手册的级别号 SY ____ 塑业公司代码 01—— 文件序号 ZJ____ 质检室起草

2006——管理手册起草年代号 3．3．3．工作标准编号为： Q/LHZ―YY―ZZ―WW―**** Z―工作标准编号 YY―代表分厂代码 ZZ―代表文件起草部门

WW―代表该部门形成的文件序号 ****―代表年代号

例：财务工作标准文件编号为;Q/LHZ-SY-CW-01-2006 Z ____ 工作标准代码 SY ____ 塑业公司代码 CW ____文件起草部门财务

01 ____ 财务科形成的文件序号 2006 ____ 财务工作标准文件起草的年代号 3．3．4 记录表式编号方法见《记录控制程序》。

3．3．5．外来文件按原编号执行。 文件的发放与保管 4

文 件 控 制 程 序 Q/LHG3-SY-01-2006

3．4．1． 文件发放一律进行编号发放。 3．4．2． 《管理手册》和《程序文件》由后勤办根据经批准的发放范围和数

量发放；发放时使用《文件发放登记表》。 3．4．3． 其它各类管理性文件由文件起草部门根据批准的发放范围和数量发

放，专业技术性文件由其归口部门根据批准的发放范围和数量负责发放，发放 时履行登记手续，使用《文件发放登记表》。 3．4．4． 所发放的文件必须是现行有效版本。 3．4．5． 文件持有者工作调动时，由原所在部门收回受控文本，并上报文件

发放部门。

文件有效版本的控制

3．5．1．在管理体系运行的各个场所均要得到和使用相应文件的有效版本。在

文件发放时，必须收回已经失效的文件，统一交归口部门，建立《销毁文件登 记表》经部门负责人批准后，登记销毁；某部门由于某种需要，需保留一定数 量的失效文件时，保留文件必须加盖“作废留用”印章，并建立《作废留用文 件登记表》。

3．5．2．各职能部门于每年定期填写本部门的《文件清单》报厂办，由厂办汇

总。

3．5．3．各部门按照厂办的《 文件清单》核对所有的文件，及时撤出作废和 失效的文件。文件的持有者不得复印文件给他人。 文件的更改

3．6．1．管理手册的更改，应按管理手册4.3.2.条款要求履行审批手续后，厂办下达《文件更改审批单》。