艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 1、熟悉并准备一份“时间使用清单表”（如表一）。这份假设的清单是效率先生所作，效率先生，35岁，销售经理，有两个孩子，太太也是职业妇女，所以效率先生也分担了一些家务。
2、在表一中效率先生列出约30项每星期中的主要活动，并分成五或六类。希望你按表一的要求类似地列出公务活动、个人活动、家庭活动与休闲及其它活动等类30余项，但你的分类与活动可能与效率先生很不一样。 3、在列出在所有活动并予以分类后，将每一活动按顺序编号，如表一。 4、准备一份的“一星期日志与简略分析表”（如表二），将表一中的活动对应地列在表二中。
5、在下周一开始的时候，请注意随时携带你的表二，每半小时在表二的适当位置记上该活动的号码。例如效率先生星期一上午7点到7点半穿衣服去上班，他就把编号11记在星期一上午7点的空格里。
6、该星期结束时，表二的所有空格都应该有一个号码。现在统计每一项活动出现的次数。例如效率先生在时间表上第二项活动出现了15次，即表示他花了7个半小时在工作时打电话。因此效率先生要在打电话这一栏的“时间小计”中记上7.5。依上述方法填满表二，直到“时间小计”中都有一个数目字（可能是零）。
7、然后把表二中的“时间小计”填到表一的“每星期实际花费时间”上。
8、将“每星期估计花费时间”减“每星期实际花费时间”的余数填在表一的“上两项时间的差额”上。如果是负数，表示你花费在该活动上的时间多于你的估计；如果是正数，则正好相反。
艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 第 36 页 共 52 页 艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 9、为每项活动算出“占每星期总时间的百分比”，公式如下： 百分比（%）=（每星期实际花费时间÷168）×100
10、检查数目字。“每星期实际花费时间”的总计应该等于168，而“占每星期总时间的百分比”的总计应该是100%。若有些微差异，不必担心。本项练习的目的在于显示你的时间去处，而不是一项讲精确的练习。 11、再把每一类所有活动的数目字相加，并分门别类制成一表，可对你如何使用时间有更明显的印象。效率先生的总结清单如表三： 表三 一星期时间总结表 时间统计
项目活动 每星期估计花费的时间（小时） 每星期实际花费的时间（小时） 上两项时间的差额（小时） 占每星期的总时间的百分比（%） 公务活动小时 45 50 -5 29.8% 个人活动小时 45 40 5 23.8% 家庭活动小时 32 46 -14 27.4% 休闲活动小时 40 27.5 12.5 16.4% 其它活动 6 4.5 1.5 2.6% 时间总计 168 168 0 100%
一旦你完成了时间使用清单，并对资料完成通晓，下一步就是应用这份信息，帮助你在未来把时间使用得更好。毫无疑问地，你真的会有一些惊讶，可能它们并不全让你愉快。
现在，请你完成诚实地做到下列练习。拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标，详细考虑后，写出你对下列问题的答案： 1、我如何浪费我的时间？未来有何算途径可预防或减低时间的浪费？
艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 第 37 页 共 52 页 艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？
3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？
4、别人如何浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话，是什么方法？
5、我做的哪些事既重要又紧急？ 6、我做的哪些事对我的目标很重要？
7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？
这些问题的答案应能提供许多使你将时间使用得更理想的构想。每6个月做一份一星期时间使用清单，也是极佳的构想，第二次做的时候就轻松多了。你知道如何做，就不会感到吃惊。在努力拟定计划与设定目标之后，你大概会发现你的时间管理技巧有了进展。
新的坏习惯在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同萨缪尔·约翰生所言：“习惯的束缚平常是感觉不出来的，等到发现时又已经变得难以破除了。”定期使用清单，使你有一个更好的机会打破那些束缚。 第七章、如何制定计划]
在我们对自己时间使用的方式和状况有了一个初步的了解后，就可以根据部门/个人的工作/生活目标来制订计划了。首先，让我们对计划的基础概念有一些认识： 3.2.1 计划的类型 分类标准 类型
艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 第 38 页 共 52 页 艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 按广度分
战略性计划、作业性计划 按时间框架分 短期计划、长期计划 按明确性分
具体性计划、指导性计划
应用于组织，为之设立总体目标和寻求组织在环境中地位的计划成为战略计划；而规定目标如何实现的细节的计划称为作业计划。战略计划趋向于覆盖较久的时间间隔，通常以年为单位，涉及较宽的领域和不规定具体的目标；作业计划趋向于覆盖较短的时间间隔，如月度计划、周计划、日计划，主要偏重于实现的方法。 短期计划与长期计划
短期是指一年以内的期间；长期一般超过5年以上；而中期界于两者之间。
具体计划与指导性计划
具体的计划具有明确规定的目标，不存在容易引起误解的问题；指导性计划只规定一些一般的方针，指出重点而不限定在特定的行动方案上。例如一个增加利润的具体计划，可能具体规定在未来6个月中，成本要降低4%，销售额增加6%；而指导性计划也许只提出未来6个月使利润增加5%—10%。显然，指导性计划具有内在的灵活性，具体计划则更具有明确性。 刚才我们已经介绍了如何确定目标，实际上目标是计划的基础，确定了方向，怎么走就清楚多了。
艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 第 39 页 共 52 页 艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 3.2.2 注意事项 1、事先的了解：
1 、所在部门的业务定位 2 、所在岗位的业务定位 3 、上级主管的业务目标 4 、上级主管对你的期望和要求 5 、与其它相关岗位的业务接口关系 2、遵循5W2H原则
Why: 为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持 What： 任务的内容和达成的目标 When： 在什么时间段进行 Where： 任务发生的地点
Who： 哪些人员参加此任务，由谁负责 How to： 用什么方法进行 How much：需要多少成本 3、设置控制点（milestone）
1、在目标或任务中设置阶段性的里程碑，通过检查，可以及时发现问题，对自己难以解决的，还可以获得同事或领导的支持。比方说，我们计划在3天之内给六层楼的地面刷上油漆，那么第一天就要设立控制点，如果不能刷完2层，显然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保证任务最后的如期完成。
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