艾秘书资料下载(http://www.aimishu.com/ ) 平时我们在打电话为了联络感情的需要,在开场白中经常会有一些寒喧,除了拜访客户、问候长辈等情况,比如“你最近很忙啊,在哪里发财啊”、“您身体还好吧、吃饭还行吧?”等,然而在办公室场合就应该少有寒喧,尽量从工作角度出发,使用简短而明确的开场白。
假如你正在将电话打给某人,不妨开门见山:“你好,我是XXX,我给你打电话是因为??”或“你好,我是XXX,有这样一件事需要??”等等;如果是某人打电话给你,你可以说“接到你的电话真高兴,有什么事需要帮忙吗?”或“你打电话来我真高兴,能为你做点什么吗?”或“好久没有收到你的消息了,请问有什么事需要帮忙吗?”等等。 3、控制通话时间、保持通话主题
在我们打电话的时候,要注意做好适当的记录,以免挂下电话后忘记某些信息,又不得不重新联系一次。另一个需要注意的就是:控制好打电话的时间并保持通话的主题。我们有许多人喜欢拿起电话就开始喋喋不休,而且经常是缺乏主题。在这种情况下,你不妨直言:“你现在需要我们解决的问题是什么呢?”、“你的重点是什么?”、“你看我们今天的沟通/讨论是不是这到这里呢?”
虽然一次电话省下的时间可能只有2~3分钟,但按照你每天接10个电话来算,每个月你就可以省下7~10个小时,一年就是就84~120个小时,这可是一段不少的时间呀! 4、过滤电话
你一定经常遇到一些不想接的电话,这个时候你就需要“过滤电话”了。首先解释你现在不能接电话的原因,如马上要出门了、要去开会了、
艾秘书资料下载(http://www.aimishu.com/ ) 第 46 页 共 52 页 艾秘书资料下载(http://www.aimishu.com/ ) 正在与主管或其它同事商宜工作了等等,但是在拒绝的时候一定要注意有礼貌,并约定回电或是对方再次来电的时间,在保证自己时间的前提下,同时不要给对象留下不良印象。 3.3.1 当你被打断时
在前面的“时间管理的误区”中,我们曾经提到了如何接受请托,但是在我们被各种情况所打断时,应该如何处理呢? 1、来自上司的打断
来自上司的打扰最难控制,尤其是当你正在全心尽力地处理一项紧急而重要的事情时。不过,如果你就是一名上司,你还是应该首先想想,你是不是也会对下属这样呢?
以下是如何处理类似问题的一个实际例子和妙招:
有一位职员,每当他应召支见上司时,他手上总是带着一件仍待完成的工作:编写一份报告、检查报告草案、或者阅读必要的资料等,一来可以利用在一旁等待上司打电话或是其他事务处理的时间,二来可以提醒上司自己的工作也是很忙的,希望可以尽快结束对话或事情的安排,三来还可以让主管对他的工作态度留下深刻的印象。 2、来自下属的打断
你不妨想想以下有关解决下属打扰上司的各项问题:
(1)你是否曾经训练你的助理,将他人可能的打扰含集中起来,然后每天或每星期一次地向你汇报?
(2)你是不是尽可能地把集体例会列为每日/周工作的一部分?
艾秘书资料下载(http://www.aimishu.com/ ) 第 47 页 共 52 页 艾秘书资料下载(http://www.aimishu.com/ ) (3)你是不是每天都会保留一段固定的时间,供下属向你提出问题,同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时,会告诉对方何时见面较合适? (4)你是不是曾经鼓励下属以便条/邮件方式提出问题,而不必亲自上门打扰你的工作?
(5)你是不是立即向下属回话,使他们不至于认为他们必须经常打扰你,才能立刻获得回应? 3、来自同事的打扰
在上司打扰的时候,你只能无奈地加以接受;而下属在打扰你的时候,你可以将他的打扰方式加以定型化。可是,要处理同事或同级人员的打扰,恐怕必须多花一点心思才行。以下是你应该牢记的一些要点:
(1)双方应事先达成共识。你应该力求对他们的要求保持热心、同情以及随时愿意加以协助的态度,可是,你更应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。
(2)不要随意打扰对方。你可以从容地、预先地与同事联系你的要求、时间等,只有如此,你才有可能获得相同的回报。
(3)想想为什么你的中断情形无法受控:你不喜欢得罪他人?你喜欢参与每一件事?别人经常来询问你的意见,使你觉得自己很重要?你不善于结束他人的来访?你让别人习惯于经常咨询你的意见?你就是喜欢不断地和他人交谈?
如果你让这些现象一直持续下去,你最后终究会一事无成。
温馨提示:此文档由艾秘书资料下载(http://www.aimishu.com/ ),下载更多资料请到http://www.aimishu.com/ (艾秘书资料下载)
第九章、省时之道
艾秘书资料下载(http://www.aimishu.com/ ) 第 48 页 共 52 页 艾秘书资料下载(http://www.aimishu.com/ ) §3.4 省时之道
有时我们经常会听到这样的说词:“等我有空再做”。这句话通常表示“等手上没什么重要的事情时再做”。但事实上,没有所谓“空”的时间。你可能有休闲时间,却没有“空”的时间。在休闲的时候,你也许会躺在游泳池边尽情玩乐,但这绝不是“空”的时间。你的每一分钟都很值钱。
凡在事业上有所成就的人,都有一个成功的诀窍:变“闲暇”为“不闲”,也就是不偷清闲,不贪逸趣。爱因斯坦曾组织过享有盛名的“奥林比亚克科学院”,利用晚上休息的时间聚会,与会者总是手捧茶杯,边饮茶,边议论,后来相继问世的许多科学创见,有不少产生于饮茶之余。实际上,有我们的生活和工作中,有不少时间是零碎的,还有一些时间是用来等待的,浪费的时间可以用数以万计来说明是并不过分的。所以,除了能够认识到时间管理的误区和掌握一些基本的技巧外,我们还要向大家推荐一些省时之道。
3.4.1 等待的时候做什么
在一天的活动时间里,你可能常常不管如何精密规划的情况下,还是必须等待。乍看之下,这些时间可能永远无法追回;当你忙得不可开交而又必须等待的时候,你的失望只会增加而不会减少。以下是如何利用无奈或无聊时间的些建议。
去看医生时带一本书,这样你就不必看他们的杂志或其它无益的东西。一位参加某个研讨会的公共关系主管告诉与会学员,他在电话旁边放了一叠阅读资料,每次在等对方接电话时便可以翻阅。一位必须在机场花
艾秘书资料下载(http://www.aimishu.com/ ) 第 49 页 共 52 页 艾秘书资料下载(http://www.aimishu.com/ ) 很多时间的业务员说:“每次在下飞机去领行李的路上,我就停下来打公共电话,等我打完电话时,行李也已经出来了。只要能够利用,任何时间都不要浪费。”
不管在什么地方,齐格每次在排队等候时,他总会尽量带一些东西去看。美国人琳达自己开了一家顾问公司,一年约受理130个案子,她每年旅行各地,有很多时间是在飞机上度过的。琳达相信和客户维持良好的关系是很重要的,所以她常利用在飞机上的时间写短笺给他们。她说:“我已经无法自拨了,这样做让我非常愉快。”一次,一位同机的旅客在等候提取行李的时和她攀谈,他说:“我在飞机上注意到你,在2小时48分钟里,你一直在写短笺,我敢说你的老板一定以你为荣。”琳达回答:“我就是老板。”
不管你多么有效率,总是有人让你等待:你可能错过公车、地铁、飞机,碰上出其不意的中途休息;你也许已经尽可能地小心计划每一件事,但是你可能意外地被困在机场。许多高成就者在这种情况下所做的事情是: 带本书看;写点东西;修改报告;检查语音邮件;打电话;用录音机口述信件等。 3.4.2 逆势操作
什么是逆势操作?在华尔街,逆势操作者就是当多数人都在买股票时卖股票,而大多数人都在卖股票时买股票的人;如果每个人都在观望,逆势操作者则疯狂地大买大卖。1980年,美国人肯·库珀写了一本书名相当吸引人的书:《一直左转》。这本书的要旨是:“远离高峰时刻,避免一窝蜂。”
艾秘书资料下载(http://www.aimishu.com/ ) 第 50 页 共 52 页
华为时间管理培训资料
![](/skin/haowen/images/icon_star.png)
![](/skin/haowen/images/icon_star.png)
![](/skin/haowen/images/icon_star.png)
![](/skin/haowen/images/icon_star.png)