物业管理公司质量体系文件：文件和资料控制程序

物业管理公司质量体系文件：文件和资料控制程序

物业管理公司质量体系文件：文件和资料控制程序

1.0 目的

确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件和资料。

2.0 适用范围

适用于质量体系所形成的文件和资料。

3.0 职责

3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。

3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所使用文件和资料的管理。

4.0 工作程序

4.1文件和资料的分类

4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录)

4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

4.2文件和资料的编号

按《文件和资料的编号规则》执行。

4.3文件和资料的受控状态

4.3.1质量手册分为受控和非受控两种，受控文件和资料在第一页加盖”受控文件”印章，注明受控号，非受控文件一般只进行编号。

4.3.2质量体系文件均为受控文件，加盖”受控文件”印章。

4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外，其它现场使用的可不盖受控章。

4.4文件和资料的编写、审批

质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物

业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写，管理者代表或物业管理公司经理审批。

4.5文件和资料的发布

4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量，领用人在《文件和资料领用签收表》上签名，领取注有受控号和加盖”受控文件”印章的文件和资料。

4.5.2使用部门受控文件如有丢失，可提出书面申请，说明原因和理由，管理者代表批准后，重新发放，注明丢失的原因;破损的以旧换新。

4.6文件和资料的更改

4.6.1文件和资料更改时，由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》，审核批准由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改，增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总。

4.6.2文件和资料更改审批通过后，由行政部实施，资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单，到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件，应同时收回作废的旧文件和资料，并留下记录。

4.7文件和资料的管理

4.7.1文件和资料经编、审、批签名后，原件交管理者代表归档，列入《质量文件清单》受控。

4.7.2各部门保管的文件和资料要求建立《质量文件清单》受控。

4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时，登记在《借阅登记簿》上，按规定的时间归还。

4.7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》。

4.8文件和资料的换版与作废

4.8.1文件和资料每版更改不超过五次，修改次数号用”正”字的笔划数表示，”一”表示第一次更改，”T”表示二次更改”正”表示第五次更改，若1次更改内容较多也可换版。版本号用A、B、C表示，A表示第1版，以此类推。

4.8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录，立即盖上”作废”印章，统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料，在第一页上盖上”保留资料”印章方可留用。

5.0 支持性文件

5.1 《文件和资料的编号规则》

5.2 《文书、档案、资料管理办法》

6.0 相关记录

6.1 《文件和资料领用签收表》

6.2 《文件和资料更改申请表》

6.3 《质量文件清单》

6.4 《借阅登记簿》

6.5 《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》

编写： 审批：

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