模糊综合评价法在档案工作评价中的应用

模糊综合评价法在档案工作评价中的应用

作者：潘景璐

来源：《办公室业务》 2016年第4期

文/北京临近空间飞行器系统工程研究所 潘景璐

【摘要】为建立客观、合理的档案工作评价指标体系，探索科学、可行的档案工作综合评价方法，本文基于构建的档案工作评价指标体系，通过采用模糊综合评价法对某航天企业的档案工作进行具体分析。

【关键词】航天企业；档案工作评价；模糊综合评价法

本着坚持实事求是与规范有序的原则，根据档案工作的实际情况细化、分解评价指标，统一评分标准，确定档案评价工作的组织原则，制定适用于单位执行的档案工作综合评价与考核要求，建立档案工作综合评价备案制度，不仅有利于加强、完善并促进档案工作及其管理体系持续健康发展，也便于对单位档案工作综合评价结果进行跟踪与指导。由于已有的档案工作评价相关研究基本集中在档案管理、档案工作、教学档案等定性方面，而对档案工作的定量评价涉及较少。本文以某航天企业为例，在构建档案工作评价指标体系的基础上，采用模糊综合评价法对该航天企业档案工作进行评价并具体分析。

一、模糊综合评价法模式

模糊综合评价（FCE）的计算前提条件之一是确定各个评价指标的权重，也就是权向量，它一般由决策者直接指定。其基本过程是：首先从直接填写的权向量创建评测问卷，然后将评测

问卷分发给各个分发评测问卷，专家评测完成后收回问卷，最后导入数据并计算得到评价结果。

某航天企业档案工作评价采用评分制，评价内容包括组织管理、设施设备、基础业务建设、档案信息化建设、开发利用等五个部分。根据实际情况，具体评价指标见（表1）。

二、具体的评价步骤

档案工作评价体系中的各个指标很难用定量分析的方法求出具体值，况且不同单位的档案工作评价体系其指标有不同的侧重，因而对档案工作体系的评价一般采用定性和定量相结合的模糊综合评价法。下面说明模糊综合评价法的具体步骤。

（一）生成评测问卷。独立地使用模糊综合评价过程创建生成评测问卷时需要指定权向量和评价等级信息。

在yaahp软件的快速功能界面的“模糊综合评价”功能分类下能够看到“创建评测表”功能按钮。

点击“创建评测表”，打开生成评测表设定窗口，该窗口中的各个输入项鼠标悬停后会有提示信息。各输入项说明如下：1.Sheet名称：生成评测表所在的Excel Sheet的名称文本；2.评测表标题文本：评测表上方的标题文本；3.说明文本：评测表的说明文本，显示在输入数据表格的上方；4.编辑评价等级：为各个评价指标打分时的可选评价等级文本；5.权向量：即模糊综合评价的权向量参数，制定各个评价指标的权重。各个权向量之和必须等于1才能继续。填写各个输入项后，点击“确定”并指定保存文件位置即可生成评测问卷。

（二）专家填写评测问卷。将生成的评测表分发给专家后，专家用Excel打开该文件即可填写数据，可编辑项在Excel中以淡绿色单元格显示。各个评价指标的得分通过下拉框来输入，下拉框中的内容即生成评测表所设定的评价等级。

（三）导入评测问卷和保存数据文件。点击软件快速功能界面“模糊综合评价”功能区的“导入”，在打开的窗口中选择准备导入的评测问卷，即可完成导入。

点击左上方的“保存”按钮将当前的模糊综合评价数据保存到.fce文件中，随后使用软件快速功能界面“模糊综合评价”功能区的“打开”功能直接载入之前保存的数据。

（四）查看模糊综合评价结果和报告。打开.fce文件或导入数据后，显示模糊综合评价数据查看界面。在此界面通过点选左侧的评测对象查看专家评测数据。

点击上方的“评价结果”标签，切换到评测结果查看界面。左侧表格中显示各评测对象的综合评价得分，中部的表格中显示各个指标的得分明细。

点击左上方的“报告”按钮，选择报告文件保存位置后即可生成当前数据的报告。

三、结论

由此来看，该航天企业2013年档案工作综合评价值为2.5，其综合评价等级为“A级”。采用相同的处理方法对该航天企业2014年的档案工作进行评价，在得出综合评价等级以后，计算其综合评价值为2.68，其综合评价等级与2013年也为“A级”。同一综合评价等级中2014年综合评价值较高，其档案工作被认为是比较好的。

据2013年档案工作评价得分，除了项目1（7）档案工作管理体系和网络建设，2（1）档案库房、阅览室、办公室实行“三分开”，3（6）对永久、长期保存的档案开展异质备份，4（4）保证归档电子文件的完整性、真实性并实时或定期归档，5（1）档案编研工作，5（2）档案编研成果获奖情况，5（3）开展档案管理方面的研究，5（5）编制了档案利用实例分别得1分属C级；2（3）档案库房采取了“八防”措施，4（3）开展档案目录数据库建设和全文数据库建设，健全网上查询功能与程序分别得2分属B级外，其余项目均得3分属A级。而据2014年档案工作评价得分，除了项目2（1）、5（1）、5（2）、5（3）、5（5）分别得1分属C级，4（3）、4（4）分别得2分属B级外，其余项目均得3分属A级。相比2013年，该航天企业的档案工作在档案工作管理体系和网络建设，档案库房采取了“八防”措施，对永久、长期保存的档案开展异质备份，保证归档电子文件的完整性、真实性并实时或定期归档四方面指标内容得分较高，2014年这四个指标内容被认为是比较好的。