1.0 总则
本制度明确了付款报销管理权限划分，规范了付款报销管理操作程序，建立了付款报销管理审批路径，为付款报销管理工作开展提供了制度依据。 2.0 职责
本制度主责部门为各公司财务部，按本制度要求规定，严格执行付款报销管理要求与流程。 3.0 范围
本制度所规范的付款包括：合同付款、报销付款、借款支付、代收代付款支付、工资及其他薪酬类费用付款。 4.0 总体要求
4.1 公司应制定年度、月度付款资金计划及付款审批流程，明确各类付款各个节点审批人的审核重点事项及责任，各类付款需控制在计划范围内，未经流程审批的付款均不予支付。 4.2各类合同在付款前，需先履行合同文本的审批流程。经办部门需在合同签批完成后将合同审批单及合同文本原件送交财务部一份，若提供复印件，由原件保存部门在复印件上签字确认与原件一致。
4.3各类付款前必须经第三方部门对付款进度的合理性进行验收，付款形式以支票或银行转账为主，原则上不允许以现金形式支付。
4.4各类业务借款需于借款业务发生后一个月内完成清账手续，如有特殊情况需在借款前报备说明。 5.0 合同付款要求 5.1成本类合同
5.1.1 成本类合同包含：工程维护类合同、停车场维保类合同、秩序维保类合同、清洁卫生类合同、绿化养护类合同、能源费合同、节日布置和社区活动类合同、策划支出类合同、专项维修基金支出类合同、租金支出类合同等。
5.1.2成本类合同付款应满足，累计付款 ≤ 累计应付款≤合同（结算）值； 5. 1.3成本类合同及付款审批流程详见附录。
5.2 管理类合同
5.2.1 公司应建立明确具体的管理类合同付款管理制度，加强对付款验收的审核，针对不同类型的合同应明确验收要求及附件。
5.2.2管理类合同付款应满足，累计付款 ≤累计应付款≤合同（结算）值，且付款前必须由经办部门外的第三方部门对付款的合理性进行验收。 5.2.3管理类合同验收内容：
合同类型 物业费、房租、宽 租赁类 带费等月度固定费用 固定资产购置类 采购类 购置固定资产 办公家具、设备、工装、物料、批量礼品等采购 验收要求 固定费用，按合同约定条款支付，不需填写验收单 《固定资产申购单》及供货单位供货清单（接收人员签字验收） 供货单位的销货清单，公司经办人及经办部门负责人在清单上签收 原则上物业3个及3个以上部门联合验收。改造装修类 其中物业集团/公司平台综管部为牵头部门，办公区改造装修 联合工程部及其他相关部门联合验收并由物业
集团总经理/公司平台负责人在验收单上签字 招聘会费用 人力资源类 猎头招聘费 各部门的专业服 审计咨询类 提供招聘会议安排、相关场地租赁清单及相应招聘会照片 验收单中注明猎头推荐成功的员工姓名、所在部门、到岗时间、离职时间，并由该员工所在部门总经理签字 务费（审计、评验收单中注明相关工作进度，由经办部门确估、 诉讼、薪酬调研等） 认阶段性或成果性报告；如有对方代垫费用需提供费用明细 政府性收费 —— 收费所依据的文件 要求按月与对方结算，每月初将上月服务内其他类 月服务费 其他 容及费用明细发送至财务管理部，付款验收时提供对方出具的结果性文件 依据实际情况确定验收标准 5. 2.4管理类合同及付款审批流程详见附录。 6.0借款支付要求 6.1合同类借款
6.1.1 适用于物业公司的项目成本类尚未完成合同立项审批或合同审批流程，但需先行以借款形式支付的合同类支出。 6. 1.2具体要求：
6.1.2.1 需提交物业集团立项和合同审批的，借款时需签批到物业集团；其他合同类借款若不满足单笔金额大于等于10000元，则不需签批至物业集团。
6.1.2.2借款时，需由经办部门在EAS中提交借款单，注明借款金额、归属项目等，重点说明合同立项和审批的进展及需以借款形式先行支付的原因，内容填写须完整、准确、附件上传齐全。
6.1.2.3 公司主管职能部门相关人员及经理对借款单的相关内容进行审核确认。针对借款的必要性、合同的付款条件和付款前的验收，是否在成本或费用预算范围内等相关要素进行审核。
6.1.2.4 对于在完成合同立项和合同审批前办理的合同类借款，经办部门须在付款后两周内完成相关立项审批、合同审批及相关合同付款审批，并在借款业务发生后一个月内完成清账手续。 6.2管理类借款
6.2.1适用于物业公司未签订合同，需提前借出的用于支付日常经营管理费用的借款。 6. 2.2具体要求：
6.2.2.1采购物资借款，应向财务部提供签批完毕的物品申购审批单。 6.2.2.2能源费借款，应向财务部提交能源费的缴费通知单。
6.2.2.3 其他临时性借款，因意外事件引起的支出，必须写有书面事件说明并经相关批准后方可办理借款。
6.2.2.4各公司管理类借款必须通过EAS系统进行。
6.2.2.5 所有管理类借款支付均应控制在预算额度内，未经审批通过的超预算付款，财务不予支付。 6.3备用金借款
6.3.1 备用金借款是以指定的现场财务人员名义在财务部门借出的用于收费找零、清退押金的使用期限在一个月以上的持续性周转现金借款。 6. 3.2备用金管理原则
6.3.2.1 备用金必须以指定的现场财务人员名义借款，当借款人员发生离职时，其尚未归还的备用金必须全额还清，否则公司有权不予办理离职手续。
6.3.2.2 备用金借款人应遵循“谁借款，谁使用，谁保管，谁归还”的原则，不得擅自将备用金借于他人使用，借款人需对所借款项承担保管责任，禁止将备用金与个人资金混合保管，因个人原因造成备用金的丢失或短款，由借款人承担赔偿责任。
6.3.2.3 备用金使用时从银行提取，每日下班前应将多余现金存入专用保管账户；不使用时必须存放在备用金保管账户中，借款人信息及保管账户信息必须在各公司财务部进行备案。 6.3.2.4所有备用金需在每年的12月31日前全额归还公司财务部，待到次年初重新办理借款手续，如因特殊情况未能及时归还的，需以书面形式上报物业集团财务管理部审批同意。 6.3.3备用金的借款额度
备用金原则上按借款单位现金需求量核定，一般情况下每个物业项目不超过 1000 元。各公司财务负责人应根据借款使用情况审核备用金借款金额，并每月对备用金使用情况和使用额度进行核查，若发现借款额度过高，应重新核定备用金限额。 6.3.4借款审批流程
各类借款审批流程详见附录。 7.0代收代付款类支付
7.1 付款前财务需对代收情况进行审批，支付代付款前应确保此笔款项已代收，公司严格禁止未收款代付行为。
某物业公司财务管理手册制度 - --物业付款报销管理制度
