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第七章 会议服务与管理实务
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本章导学
（一）学习目标
01了解会议的类型与特点，会议信息工作 02理解会议的管理制度及其制定
03掌握会议的预算与成本控制，会务管理工作
（二）核心知识
会议服务与管理实务是从会议概述、会议的类型与特点、会议管理制度的制定、会议的预算与成本控制、会务管理工作、会议的信息工作六个方面进行阐述的。
会议概述
美国一位管理学家说过：“领导人相当的一部分生命要在会议中度过。”日本效率协会统计发现：“全日本科长以上管理人员工作时间的40％是在开会。”开会是领导管理的重要手段。会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。 通过本知识点的学习，要了解会议的含义及意义、会议的基本组成要素、理解回忆的总体要求，掌握会议的基本过程、会议质量的主要标准及提高会议质量的途径。
卢颖 教授 北京高等秘书学院
时长：00:09:49
（一）会议的含义及意义
（1）会议的含义
会议是指三人以上聚集在一起，有目的、有组织、有领导地商议事情的一种活动形式，是实施领导和管理的重要手段和工具。
（2）会议的意义
会议是一个集思广益的渠道，会议表现出组织的存在，会议是一种群体沟通的方式。 （二）会议的基本组成要素
①主办者（出资的组织、领导机关主办、发起者主办、成员轮流主办、经申请主办）；②承办者（来自主办者内部，也可以是来自主办者外部的个人、组织）；③与会者（参加会议的对象：正式成员、列席成员、工作人员、嘉宾）；④会议议题（会议讨论或解决的问题）；⑤议程；⑥会议时间（一是指会议召开的时间，二是指整个会议所需要的时间，三是指每次会议的时间限度）；⑦会议地点（指会议召开的具体场所）；⑧会议保障（会议规则、会议经费）；⑨主持人等。
注意：每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中场休息。 （三）会议的总体要求
会前精心筹备、会中周全服务、会后组织落实都是会议成功举行的重要保障。 （四）会议的基本过程
1．会议的基本阶段
分为会前、会中、会后三个阶段。 2．会议的基本流程
会议策划→会议组织构架与审批→会议筹备方案→会议通知→会议承办与准备→会议签到与接待→安排大会发言→会议值班→会中组织与管理（做好会议记录和简报工作，做好
会议的选举和表决工作）→会后管理与落实（印发会议纪要）→会议评估与总结→催办与反馈。
3．具体会议流程点击查看 （五）会议规范
会议规范主要包括：所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有与会者的开会时间；超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料，所有与会者都要准备发言材料；准时开始，准时结束；会议结束时达成决议；所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责；必要时请第三方监控，以保证会议质量。 （六）衡量会议质量的主要标准
（1）会前：会议是否确有召开的客观必要性；会议目的和会议风气是否端正；会议时机是否已经成熟；会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。
（2）会中：会议规模和规格是否适度，绝不可小会大开或大会小开，随意升格或降格；会议节奏是否紧凑，要尽可能化繁为简，绝不短会长开；会议是否守规守法，一切应有条不紊地进行；主持人和与会者是否掌握了科学的方式方法。
（3）会后：评价会议的正面实际效益，包括社会效益、经济效益和学术效益。 （七）提高会议质量的主要方法和措施
（1）严格执行会议审批制度，不合乎条件的会议一律不开。 （2）建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度。 （3）科学、有效、充分地做好会议准备工作。
（4）严格控制会议人数，不允许无关人员与会。
（5）保证会场秩序，禁止无关人员随意入场、与会人员中途退场。 （6）议题应集中，日程要紧凑，尽量缩短时间，保证与会者精力集中。
（7）充分运用现代化的技术手段。电话、录音、录像、电脑等设备有助于提高信息传递的效率和质量，能节约时间、缩短会期、提高会议效率。
（8）提高会议主持人和与会者的开会水平。
（9）制定切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不管效果的倾向，以保证会议的有效性。
学习效果检验
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基本训练
学过了这部分内容，请你完成以下基本知识训练（本章的重点知识，需要同学们牢牢掌握）： 简述会议的基本流程。参考答案 简述衡量会议质量的基本标准。参考答案
接下来我们学习下一个知识点：会议的类型、特点与作用
会议的类型、特点与作用
会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。会议既具有积极的作用，也可能产生消极负面的作用，办公室人员对此要有清醒的认识。
通过本知识点的学习，要了解回忆的不同类型，理解会议的特点，掌握会议的积极和负面作用。
卢颖 教授 北京高等秘书学院
时长：00:09:49
（一）会议的类型
（1）按规模大小分：特大型会议（万人以上）、大型会议（数千人）、中型会议（百人上下至数百人不等）、小型会议（数十人或数人）等。
（2）按功能性质分：决策性会议（股东大会）、讨论性会议、执行性会议、告知性会议、学术性会议、协调性会议、报告性会议、谈判性会议、动员性会议、纪念性会议、立法性会议、党务性会议、行政性会议、业务性会议、群众性会议、交际性会议。其中，立法性会议是指权力机构召开的会议，党务性会议是指政党召开的会议，行政性会议是指各级行政机关（单位）召开的执行性、工作性会议，业务性会议是指各部门召开的专业性会议，群众性会议是指非官方、非专业组织为表达群众意愿召开的会议，交际性会议是指旨在增进了解、发展友谊而召开的会议。
（3）按组织类型分：内部会议和外部会议、正式会议和非正式会议。 （4）按会期分：定期会议和不定期会议。
（5）按出席对象分：联席会议（由若干单位共同召集并参加）、内部会议、代表会议、群众会议等。
（6）按议题性质分：专业性会议、专题性会议、综合性会议等。
第七章会议服务与管理实务
