美术学院学生档案管理规定
第一章 总 则
第一条 为加强对学生档案的管理和收集?整理工作,有效地保护和使用学生档案,使我院学生档案管理工作规范化?制度化,为学生和有关管理部门服务,特制定本规定?
第二条 学生档案是指学院在学生管理活动中形成的,反映学生个人品德和学习?工作表现的,以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字?表格及其他各种形式的记录?完整的学生档案包括学生高中阶段的档案材料和大学阶段的档案材料?
第三条 学生档案管理工作必须严格执行有关档案管理制度,确保学生档案的完整?准确与安全,有利于学生档案的利用?
第二章 管理机构和职责
第四条 学生处建立学生档案室,并指定一名干部作为学生档案管理人员,专门负责学生档案的保管工作?
第五条 学生档案室的职责:
(一) 接收学生档案材料?新生档案由学院招生办收集,并于开学后两个月内,按录取名册向档案室移交?
(二) 检查学生档案材料?对于材料不齐全的新生档案,由档案室管理人员列出所缺材料清单,反馈给招生办,由招生办负责追收?
(三) 收集?整理学生在校期间的归档材料,及时归档? (四)办理学生档案查阅?借阅?
(五) 为有关部门提供学生情况?
(六) 做好学生档案的安全?保密和保护工作?
(七) 做好学生档案的转递工作,负责档案回执的追回?整理?保管工作,以备查询?毕业生档案的转递去向,按照就业办提供的《毕业生就业方案》执行?
第六条 档案管理人员工作调动时,应在离职前将保管档案的数量?状况交代清楚,并办理相关的移交手续?
第三章 档案材料的归档范围及要求
第七条 档案材料的归档范围:
(一) 高中阶段档案材料?新生入学后移交到学生处的档案为学生高中阶段的档案,应包含如下材料:
1?普通高等学校招生报名登记表; 2?普通高考考生体格检查表; 3?学籍表或高中毕业生登记表; 4?高考成绩单; 5?入党(团)材料;
6.其他已在高中阶段归档的材料? (二)大学阶段档案材料的归档范围:
1?学生登记表 ?历年学业成绩表?毕业生登记表?毕业生体检表; 2?入团材料;
3?校级以上(含校级)的评优奖励材料; 4?学生受学院处分的决定书; 5?学籍变更的有关通知;
6?学生更改个人信息必须归档的材料; 7?其他有归档价值的材料?
第八条 归档材料文字必须用蓝黑墨水?黑色墨水书写?
第九条 归档材料要求用原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章?
第八条 学生档案室对不符合归档要求的档案材料,有权拒收或退还归档单位,并限期改正后归档?
第四章 学生档案的利用
第九条 查阅和借用档案,应遵守以下规定:
(一) 院系或有关部门查阅或借用学生档案,应经学生处主管领导批准,办理登记手续,方可查阅或借用?
(二) 学生未经批准,不得擅自查阅他人的学生档案? (三) 任何个人不得查阅或借用其直系亲属的学生档案?
(四) 查阅或借用学生档案的单位或个人不得擅自复制档案的内容,确因需要从档案中取证的,必须经档案室管理人员同意后,才能复制?
(五) 查阅学生档案必须遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改?圈划?抽取?撤换档案材料?
第五章 附 则
第十条 本规定解释权归学生处?
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