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4.4.9 材料归档
评审材料归档是项目配置管理工作的一部分。新建项目，记载配置管理工具中为此项目 建立一个目录，并建立下列子目录。
① 待评阅态：文件放入此目录后会自动通过邮件通知需要评阅的人员，全体评阅人员评阅完毕，也会自动通过邮件把意见通知文档作者并实现到期自动提醒功能。
② 待评审态：文件放入此目录后会自动通过邮件通知需要评审的人员，全体评阅人员评审完毕，也会自动通过邮件把批准或拒绝的意见通知文档作者并实现到期自动提醒功能。 ③ 受控态：评审批准后自动转入受控态并发布自动邮件。
④ 签出态：为了修改而版本升级，当文件签出时放入签出态。修改后的文档可能签入到待评阅态、待评审态或直接到受控态，但文档版本已经升级。 ⑤ 产品态：项目结束后受控态的文档自动归到产品态。 5、 质量记录：
评审计划、评审报告
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第五章 项目交付物管理制度
1、 目的：为规范本公司研发部技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，特制订
本制度。 2、 范围：适用于公司研发部门项目完成后的交付物的管理。
3、 职责：
3.1 项目组长及成员应对所研发项目的交付物列清单逐一交付。
3.2 办公室为研发部技术文件设立档案保管，借阅情况统一进行统计。 4、 程序：
4.1 技术文件的编制、审核、批准
1) 技术文件包括：
a) 产品设计图纸； b) 作业指导书；
c) 设计相关书籍、光盘等； d) 技术档案和技术资料；
e) 未打印出图的尚在计算机里的图纸资料； f) 发放到各部门的技术文件； g) 实物样品等研发部相关文件。
2) 技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。
3) 技术文件由技术开发部等相对应部门编制，研发部应对技术文件的准确性、合理性负
责。
4) 研发部部长负责技术文件的审核。 5) 总经理负责技术文件的批准。 6) 技术文件的编制必须严格保密。
7) 技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期、审核、批准等栏中签署齐全，签署不
齐全的技术文件无效。
4.2 技术文件的管理与应用
1) 技术文件的发放：
a. 技术文件在发放至生产车间之前，必须加盖“受控文件”章，到研发部处登记，填
写【技术文件领返记录表】，签字领出。 b. 技术文件的发放按生产计划进行，定期发放的生产用文件由研发部统一下发和更
换。研发部门必须保证下发的工艺的完整性和有效性，同时保证下发到车间主任、生产指导、检验等部门的工艺应一致。
2) 技术文件的保管和使用：
a. 研发部的技术文件应长期并分类保存，管理要科学系统，能有效控制，确保各相
关部门都能得到有效的版本，防止作废的技术文件误用。作废的技术文件必须经常研发部部门鉴定且研发部部长批准后销毁。
b. 本公司的技术文件，由研发部管理。确保所保管的技术文件不受潮、不霉烂、不
受损、不丢失。
c. 纸质技术文件或光盘技术文件等收存到资料柜内保管，资料柜钥匙由研发部部长
负责保管。本单位有关人员可以查、借阅。借阅技术文件应凭技术开发部部长批
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准的【借阅申请单】向研发部借阅。用完及时归还，并保证文件的完整性。 d. 技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据，必须加强管理，各种
技术文件的登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密工作，保证技术文件的完整，准确清晰、统一等。
e. 签字领出技术文件人应负责将领出的文件收回，交研发部部长存档。 f. 每种技术文件，研发部应完成技术资料整理，并做备份、存档。
g. 本厂所使用的研发部技术文件一律由研发部统一保管，统一建档并逐一登记。 3) 技术文件的更改
a. 产品投入生产时，技术科应及时提供相应的工艺作业指导书并确保无误。生产部
如发现操作时，有不妥当的方面及时与技术科主管沟通解决。 b. 下发后的技术文件如需更改，研发部需要下发《文件更改申请单》，各相关部门
必须据通知单要求做相应更改。涉及安全性能的图纸更改后，须由研发部组织重新审核并备案。更换的技术文件要有标记，并要有记录。 c. 技术文件修改前，负责修改部门要提出修改理由及具体内容，交研发部部长审批。 d. 修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续，填发《文件更改申请单》。 4) 技术文件的保密
a、 任何部门、个人不得擅自打印、复制公司技术文件，不得以电子文档等形式在网
上传递或者用移动硬盘、U盘、软盘等拷贝出。因工作需要必须打印或复制时，经办人提出书面申请书，开发部部长签字批准后方可通过打印、复制、拷贝。 b、 为了保证技术资料的保密性，除按正常程序办理外，任何人不得私自向外人转让
和借出技术资料，一经发现要按公司所签署的《保密协议》给予严肃处理。 c、 员工用于工作的计算机未经主管批准不得随意拆开，计算机硬盘中的资料属公司
机密，硬盘不准任何人私自带出公司。若计算机出现故障，需研发部部长指定专业人送修，并保证硬盘中资料保密性。
d、 技术科及其他使用、保管技术资料的部门或个人，应注意保密，严禁将技术资料
带出公司，或提供给其他公司。
5) 技术文件的销毁
a、 由于新技术的日新月异，越积越多的技术文件会占据不必要的资源，故有的技术
文件需要销毁和清除，对回收的技术文件由技术部门统一管理。
b、 需要销毁的研发部技术文件，研发部部长会同有关技术人员一起仔细校对核实，
然后将销毁理由与销毁文件清单上报研发部部长，由研发部部长签署“同意”后，方可销毁。
c、 普通技术文件须保存3年以上，重要技术文件须保存5年以上，以方便以后的产
品技术改造。因各种原因，导致某种产品不再生产，或产品改型，使原有技术资料报废，由研发部收回，加盖“报废”章，并专项保管。
5、 质量记录：
交付物清单
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第六章 项目验收流程
1、 目的：为规范公司项目验收工作流程。 2、 范围：适用于公司验收项目管理。
3、 职责：
3.1 验收小组成员严格按照此规范对项目进行验收。
3.2 项目组长及成员应配合验收小组成员做好项目验收工作。 3.3 办公室应对验收情况和结果进行存档处理。 4、 程序：
4.1 验收流程图：由于IT项目验收一般均比较复杂，因此，一般将IT项目的验收划分为四
个阶段：验收准备、初步验收、最终验收、报告总结。（见划分请参见：IT项目验收流程图） 4.2 验收准备
验收准备阶段主要是根据项目的情况组建验收组织，并确定验收方式、验收内容、标准以及验收条件等。
1) 成立验收小组。验收小组的主要组成为使用部门、信息技术部、招标部门、财务等
部门，该项工作需要领导的参与和批准，另外，对于金额比较大的项目，有条件也可以请股东代表参与。 2) 确定验收策略。验收小组根据项目的特点确定项目验收的方式，即是否需要分阶段
验收，完成验收阶段的划分，并制定相关的验收计划，一般对于比较复杂的项目均需要划分阶段进行初步验收，而且阶段的划分也需要与供应商进行沟通和确认。 3) 确定验收内容和标准。根据前面确定的验收策略明确各阶段验收的条件、需要验收
的内容、验收通过的标准，以及需要提交的资料清单等，其中值得一提的是验收内容包括时间进度的验收项目。 4) 领导审批。由领导审批验收小组确定的验收阶段和验收内容以及标准等是否合理。 4.3 初步验收
初步验收主要是完成软硬件系统的初步运行情况，IT项目可能涉及硬件设备的验收，也可能涉及软件系统的验收，也可能同时涉及软件和硬件的验收，由于对于机房装修这样复杂的项目，涉及到几个硬件子系统和软件子系统的验收；对于硬件系统的验收，存在两个验收步骤，在设备到货后需要验收设备到货情况，在调试完成后需要进行设备试车验收（试运行），一般付款条件为试车验收通过，不是到货验收通过。
1) 验收申请。当供应商认为符合验收条件后会提请进行验收。
2) 检验验收条件是否合格。验收小组接到供应商的验收申请后，审查是否符合验收条
件。 3) 供应商进行整改。如果验收小组认为不符合验收条件，将要求供应商进行整改，供
应商根据验收小组提出的整改意见进行相关的整改，整改完成后再次提请验收。 4) 验收类型的判断。验收小组会根据项目的性质，分别按照软硬件系统进行初步验收。 5) 硬件设备到货验收。当硬件设备到货后，供应商会提请进行到货验收，验收小组将
根据合同和验收内容进行设备的品牌和规格的检验，查看设备是否完整无缺，并记录设备到货时间是否符合要求。
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6) 报关单、保修卡和说明书等校验。验收小组检验设备的保修卡和说明书等资料是否
准确无误，另外，对于进口设备需要检查设备的报关单是否正确和有效。 7) 集成调试。到货验收合格后，供应商进行设备的集成调试工作。
8) 试运行验收。俗称试车验收，在供应商完成设备的集成调试后将提请进行试运行验
收，验收小组需要根据验收内容逐项进行相关验收。 9) 软件系统功能验证。软件使用部门根据需求或验收内容和标准，对软件系统功能进
行详细验证测试，验收小组监督和汇总测试情况。 10) 软件系统性能验证。信息技术部从技术的角度，对系统进行性能等技术测试，验收
小组监督和汇总测试情况。 11) 资料验收。验收小组根据验收准备阶段的要求逐项核对资料的提交情况，资料包括
合同中要求的程序源代码、操作手册、培训资料、测试报告、过程数据等。 12) 综合评议。验收小组汇总该项目本阶段各种验收资料，对项目的验收情况进行集体
评议。 13) 检验验收情况。验收小组将根据综合评议情况，判断是否验收合格，对于不合格的
部分提出整改意见。 14) 进行整改。如果本次验收没有通过，则供应商需要根据验收小组的要求进行相关整
改。 15) 复验。当供应商完成整改后，验收小组将组织复验。
16) 检验初步验收是否通过。如果本次验收通过，验收小组将检验初步验收涉及的各阶
段验收是否完成，如果初步验收完成，将进入正式运行阶段；如果还存在后续验收阶段，将重复5至19的步骤，直至所有子系统验收合格。对于一些国家或监管部门有相应法规约束的特殊项目，是否通过相关外部验收将是项目初验合格的基础，如机房工程需要通过消防局、电力等部门的验收，网络系统需要通过保监会的验收等。 4.4 最终验收
IT项目通过初步验收后，将投入生产运行，由于有些问题可能需要在生产环境运行一段
时间后才能暴露，最终验收就是需要解决这些问题。一般在最终验收通过后在进行质保金的支付。
1) 正式运行系统。IT项目通过初步验收后，将投入生产运行。
2) 最终验收。当系统运行一段时间（一般在合同中明确）后，验收小组将汇总各使用
部门的验证情况或验收小组组织全面的验收。 3) 检验最终验收是否合格。验收小组将根据验收情况出具验收结论。 4) 进行整改。如果验收不合格，供应商将根据验收小组的整改意见进行整改。 5) 复验。供应商完成整改后，验收小组将根据项目的实际情况进行复验。 4.5 报告总结
IT项目通过最终验收后，验收小组将根据验收情况撰写验收报告，同时将总结验收工作的得与失，以便未来更好的运作其他项目。
1)
撰写验收报告。如果最终验收通过，验收小组将根据验收情况撰写验收报告，验收报告不仅需要包括本次项目验收的情况总结，也需要总结本次验收工作的得与失。 领导审批。验收小组撰写的验收报告，将交分管领导审批，如果不合格将打回验收小组修改。
2)
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