行政管理制度汇编
某公司
（2017年3月1）
日
目 录
第一章 行政文件管理规定 ......................................... 3 第二章 档案工作管理规定 ......................................... 3 第三章 会议管理规定 ............................................ 4 第四章 办公管理规定 ............................................ 5 第五章 环境卫生管理规定 ......................................... 6 第六章 固定资产管理规定 ......................................... 7 第七章 仓库管理制度 ............................................ 8 第八章 计算机设备管理........................................... 9 第九章 计算机软件管理........................................... 9 第十章 办公用品、低值易耗品采购管理 ............................ 10 第十一章 印鉴及证照管理 ........................................ 10 第十二章 图书管理规定.......................................... 11
第一章 行政文件管理规定
1. 各部门自行负责与本部门相关的文件起草。
2. 各部门负责本部门的文件制作、上报、发文，人事行政部负责收文、分办、
传递、用印、立卷和归档等工作。
3. 公司人事行政部负责文件档案管理，负责文件的立卷、归档、销毁工作。 4. 各部门负责人为本部门文件的有权签批人。
5. 公司对外发文（如：政府机构、合作单位等），须经公司CEO签字并加盖公
章后方可生效发出，签字与公章二者缺一不可。
6. 所有的请示、报告、通知文件都须公司CEO手写体字方可。
7. 内部文件原则上无需盖章，如特殊文件确需加盖公章发出，按《印章使用管
理规定》申请使用。
8. 各部门发布的各项通知、流程、规章、制度、办法、公告、决定等公文审批
完毕后，由人事行政部根据公司规定统一发布。 9. 以公司名义下发的正式文件均由公司CEO签批后下发。
10. 人事类（薪酬绩效等保密件）、财务类（财务数据及费用报销单类）文件以
密封件形式上报。
11. 密封件相对文件传递人保密，传递的全过程始终是密封件的形式，密封件报
文人及有权审批人须严格履行保密规定。
第二章 档案工作管理规定
1. 档案，是指公司所属各部门在经营建设活动中直接形成的有保存价值、以备
查考利用的各种文字、图表、图片、声像、光盘、实物等不同形式、不同载体的历史记录。
2. 档案管理工作遵循“文必有号、文必有存、有据可依、有文可查”的原则。
如保管过程中由暂借、销毁、丢失等情况发生，人事行政部负责予以登记。 3. 人事行政部是对公司所属部门档案工作进行业务指导、监督、检查和集中统
一管理公司档案的职能机构。
4. 人事行政部贯彻执行档案工作的法律、法规方针政策，制定公司档案工作的
管理制度，并组织实施负责档案培训工作，交流档案工作经验，提高专业理论及业务水平，会同公司各部门对已超过保管期限的档案进行鉴定，并做好销毁工作。
5. 公司各部门负责本部门档案归档立卷工作。对公司各部门实行档案的集中统
一管理，任何个人不得分散保存和据为己有。
6. 案卷分别按永久、长期和短期三种期限进行系统排列。案卷必须按规定的格
式逐件填写卷内文件目录。案卷目录应编号排列，专柜保存，并随时填写档案案卷目录登记簿。
7. 归档材料的种类、份数以及每份文件的页数，均要齐全完整。
8. 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。但跨年度的请示与批复，放在第二
年立卷；长期的计划，放在第一年立卷；跨年度的总结，放在最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在文件开幕年立卷。
9. 卷内文件材料应根据不同情况排列，密不可分的文件材料应依次序排列在一
起，如正件在前，附件在后；印稿在前，定稿在后；请示在前，批复在后。 10. 卷内文件材料要依次编写页号，装订的案卷应统一在有文字的材料正面的右
上角或背面的左上角打印页号。
11. 照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时编写其
底片号。
12. 案卷内情况说明要逐项填写在备注表内。若无情况可说明，也要将立卷人、
检查人的姓名和时间填上，以示负责。备注表置于卷尾。
13. 案卷装订前要去掉金属物，对有破损的文件材料要裱糊或复制，复制件和原
价一并立卷。
14. 建立档案借阅、利用制度，严格审批手续，及时把收入和移交的档案分别进
行登记。
15. 外借档案要及时归还，归还时要严格检查，清点数目和是否受损、污染或不
完整。外借档案如有损毁、丢失，视情节对当事人予以处罚。
16. 档案如向社会开放和公布，要按照《档案法》和《实施办法》及有关规定办
理手续。档案资料如需印发或出版，要经公司CEO批准。
第三章 会议管理规定
1. 公司级别的各类会议由人事行政部负责通知（例会以不召开进行通知，否则按已发布时间执行不再另行通知）。会议通知一律按要求采用书面或电子邮件通知的形式进行，通知时要说明会议的名称、时间、地点、内容及所需进行
的准备等要求。
2. 人事行政部负责做好公司会议的准备工作。相关服务人员要在公司大会召开前5分钟到达会场，检查会场准备情况，接待参会人员，安排就坐位置，并组织签到。
3. 人事行政部负责公司大会的记录（其他会议根据具体要求另行安排）。 4. 每次会议纪要需经参会人员签阅后归档。
5. 每次会议记录，要于次日整理出会议纪要，会议纪要应及时由人事行政部立卷存档，并做存档登记。
第四章 办公管理规定
1. 用电话时，应该轻拿轻放、防止损坏，不准使用免提功能。工作中使用电话，
做到简明扼要、言简意赅。
2. 办公电话不得私用，打进来的私人电话要尽量缩短通话时间。任何员工不得
拨打信息电话，违反者自行支付信息费用。不许使用电话线拨号上网。 3. 如因工作需要改线或改号码，须由人事行政部统一办理。
4. 公司传真机由公司统一管理，其他任何人不得私自收发与本职工作无关的文
件。
5. 公司打印机各部门任何人不允许复印与工作无关的文件。 6. 因特殊情况需复印与公司无关材料须经人事行政部批准。
7. 员工在人事行政部办理完入职手续后，邮件申请名片印制，由人事行政部安
排印制。
8. 已印制过名片的员工再印名片时，若名片内容没有改动，交一张名片作为样
本即可；若名片内容有改动时，需按以上规定重新申请；（新名片印刷完毕后本人须持未用完的旧名片换领新名片，旧名片由人事行政部统一销毁）。 9. 离职员工到人事行政部办理离职交接手续时，需要求收回未使用完的名片，
由人事行政部统一销毁。
10. 人事行政部负责饮用水的订购，必须保证饮用水的及时供给。
11. 严禁员工使用饮用水清洗茶杯，或将饮用水空桶带出工作区，如发现此类情
况，每带出一个空桶罚款200元。
12. 杜绝用电的浪费是节约成本开支的一项重要措施，应形成人人自觉节约用电
的良好风气。
13. 公司用电管理人员应加强对电管线勤修勤检，做到使用安全，服务及时。公
司各部门若发现电设施部件损坏，应及时通知物业予以维修。
14. 办公场地应做到人走灯灭，及时关闭电脑、打印机、空调等用电设备。晴天
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