沟通管理程序 文件编号 编写人员 审 核 批 准 版 本 版 序 编写日期 发行日期 A 01 第 1 页 共 3页
1.0 目的 为使品质/环境管理能达成公司内部之共识，并建立公司与客户等相关方对品质/环境管理的承诺得以实现的有效沟通管道。 2.0 适用范围 凡本公司内部全体员工及公司的外部相关方均适用之。 3.0 名词定义 无 4.0 职能分工 4.1内部信息收集与处理：各部门。 4.2外部信息收集与处理：行政部门、品管部、市场行销部、企划部。 4.3品质/环境政策宣传：管理者代表。 5.0 参考文件： 5.1《客户服务程序》 5.2《客户抱怨处理程序》 5.3《订单管理程序》 5.4《ECN导入及追踪程序》 5.5《纠正与预防措施控制程序》 5.6《顾客满意度调查程序》 6.0 程序说明 6.1 沟通信息的发出 各岗位、各部门根据实际需要发出信息。 6.2 信息沟通形式： A、召开会议、走访、座谈； B、资料传递（文件、通知、提案、公告及外部资料等）； C、电话、传真、邮件； D、口头指示； E、教育、培训； F、其它。 6.3 信息沟通的内容： A、政策法规、标准类及管理类信息（规定）； B、 质量/环境管理体系及其要求； C、 质量/环境方针、目标（指标及环境绩效）； D、 质量/环境事故检（监）测、统计的结果； E、 质量/环境不符合及其纠正、预防措施； 文件编号 编写人员 QA-OP-QE-02 版 本 版 序 A 01 第 2 页 共 3页
沟通管理程序 审 核 批 准 编写日期 发行日期 F、 相关方信息（满意度、投诉等）； G、 管理体系改进建议； H、 其它需作交流的信息。 6.4 内外部信息交流 6.4.1 内部信息交流 6.4.1.1上级下达的信息 对于公司或部门内需传达的重要质量/环境信息，如：质量/环境方针、目标及指标、环境管理方案、环境因素和法律法规等，管理者代表、公司或部门主管可通过教育培训、会议或Email通知下属员工，并逐级传达到相关人员。 6.4.1.2 平级之间的信息 部门之间的重要质量/环境信息，可通过会议、电话或Email相互沟通。 6.4.1.3下级上报的信息 对于公司或部门内需请示的重要质量/环境信息,如：目标及指标的达成情况、环境绩效等，公司员工可通过Email或书面方式向上反映； 6.4.1.4 日常管理中必要的内部信息交流、按有关的程序和作业指导书处理。 6.4.2 外部信息交流 6.4.2.1 与外部信息交流过程中，如出现检测或检查结果不符合情况，按《纠正与预防措施控制程序》的要求进行处理。 6.4.2.2 政策法规、标准类的资料信息行政部负责收集、更新、整理并及时传达至相关部门/人员。 6.4.2.3 有关顾客满意和不满意、客户投诉的信息处理，按《顾客满意度调查程序》进行。客户抱怨参见《客户抱怨处理程序》。 6.4.2.4 订单执行与变更：参见《订单管理程序》。 6.4.2.5 技术变更：参见《ECN导入及追踪程序》。 6.4.2.6 供货商及承包商：为使供应厂商及承包厂商等了解环境管理之重要性,应由生产企划部，行政部等相关部门依《供应商管理程序》办理,作为双方相互间沟通之管道。 6.4.2.7 应慎重处理涉及重大环境因素的外部联络事宜，如发生主管部门处罚、置疑、重大投诉、环境事故或本厂向外宣传环境管理绩效等重大事项，管理者代表应向总经理报告，请求批准并对相关决定形成书面记录。 6.4.3 信息交流对应部门/人员收到内外部信息后,必须确认内容,然后进行处理并传达相关人员，需上报的必须上报。 6.4.4 内外部信息交流均采用逐级呈报或逐级传达的方式进行。 6.4.5 重大质量/环境事故应及时向总经理报告。 6.5 信息记录和保管 第 3 页 共 3页
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6.5.1内外部信息交流通过会议记录、日常报表、邮件、“报告书”等形式来记录,属环境信息交流的备案于行政部。 6.5.2 信息记录的保管按《记录控制程序》执行。 7.0 附件 无 8.0 流程图 无
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