第六章 档案工作的特点、规律与发展
一、档案工作的特点（五大特点）
档案工作的特点是指档案工作区别于其它事物的内在规定性。它主要包括以下五个方面:
◎1、服务性
(1)原因：档案工作一不直接生产物质财富,二不直接从事国家管理、科技研究等活动,而是通过提供档案为社会实践活动服务来推动生产力发展与社会进步。档案工作实现自身价值的这种特殊途径,决定了它是一项服务性工作。
(2)表现：服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本因素。 ?机关档案工作要为提高机关行政效率服务,
?企业档案工作要为提高企业管理效率、提升企业竞争力服务,
?国家档案工作则应为社会经济、政治、科学、文化等各方面进行基础型服务的同时,为国家文化遗产的积累和信息优势的形成提供服务。
◎2、文化性
档案工作,特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性。 (1)原因：档案馆是科学文化事业的组成部分 (2)表现：
?档案是社会文化的组成部分,档案馆具有保存历史文化遗产的作用。档案信息资源是重要的生产要素、无形资产和社会财富，档案馆作为社会文化的聚集地，汇集了具有重要文化内容的档案，从一定意义上看，档案馆具有文化传承的作用。档案馆积累和保存档案就是保存了历史文化遗产，是对历史文明的肯定。档案馆在继承和保持社会文化的统一性和完整性的过程中发挥着极其重要的作用。
?档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用。档案馆是人类文化财富的宝库，必然在社会历史的各个阶段为一定的政治、经济、文化服务。档案馆的社会文化服务功能的实现，是衡量档案馆为社会所作贡献的一个重要的标志。 ?档案馆具有传播社会文化教育的作用。档案馆所保存的档案室社会文化历程的结晶，是一种凝固的历史，它既是反映和维护民族真实面貌的可靠见证，也是认识民族历史的重要渠道，更是爱国主义教育的生动素材。 ?档案馆具有发展科学文化的作用。档案馆作为科学文化事业的重要组成部分和档案工作的主体，理应为推动社会文化的进步做出贡献。
◎3、管理性
(1)原因：由于档案工作的具体对象—档案本身具有原始记录性的本质属性,从而使档案工作区别于其他各类管理工作。 (2)表现：
?档案工作是一项管理档案的专门业务 ?档案工作是信息资源管理的重要内容 ?档案工作是社会管理活动的组成部分
◎4、政治性
(1)原因：档案工作是一种社会现象，在阶级社会,档案工作体现着一定的阶级关系和阶级利益。
(2)体现：
?档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。 ?档案工作的开放度大小也是档案工作政治性的表现之一。 ?档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。
◎5、科学性
表现：
?档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作。 ?档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容。
?档案工作要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果。
二、档案工作的地位
科学阐述:
◎1、档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业 ◎2、是党和国家各项建设事业必不可少的环节,它在社会历史发展进程中占有十分重要的位置。 简析:
(1)档案是反映人类社会实践活动的原始记录,是人类文明史的见证。 (2)档案是重要的信息资源,是实现科学管理的重要资源条件。
(3)档案作为信息资源的重要组成部分,也是一种重要的生产要素、无形资产和社会财富，它是推动经济发展不可缺少的资源条件。
三、档案工作的效益
◎1、涵义：档案工作的效益就是社会对档案工作的投入与档案部门对社会档案信息需求的有效满足程度之间的比较关系。换句话说，就是档案工作的劳动消耗与劳动成果之间的关系。明确这种关系，有利于促进档案工作的发展。在档案工作的全面发展中，要增加对档案工作的投入，必须以档案部门能够为社会提供优质服务、尽可能有效满足各种合理需求、为社会多做贡献为前提。
◎2、基本特点（三大特点）
(1)社会性：档案工作是一项提供档案、为社会服务的专门性工作。这一性质规定了它的效益具有社会性和公益性，这是档案工作效益最为突出的一个特点。档案工作效益的社会性在现实生活中表现为：
?档案信息——公共物品性质、公共信息服务 ?目的——服务社会
?资金来源——广泛社会性 ?收益——体现于社会各方面 ?实益途径——社会各界利用
(2)隐蔽性：投入的清晰性与收益的模糊性之间的矛盾。形成了档案工作效益的隐蔽性特点。表现为：
?档案工作——不直接创价 ?效用发挥——被动、依赖性 ?受益对象——利用者、间接性 ?受益地点——广泛、分散性
(3)滞后性：这主要是针对档案工作的效益周期而言，即档案工作的效益在时间上具有延迟性。这就使社会对档案工作的效益往往多有忽略，这在一定程度上影响了社会对档案工作的评价，也在某种程度上对档案工作造成了一定的消极影响。表现： ?收集——开放利用(开放滞后)
?始行开放——被利用取得效果(效应滞后)
◎3、提升档案工作效益的措施：针对档案工作效益的特点，在档案工作中，我们应着眼于社会发展的趋势和要求从协调发展的角度多方位、多层次去寻求全面提高档案工作效益的有效途径，并在档案工作中重视协调社会的公共关系，加强档案工作效益的宣传，从而为档案工作的健康、持续发展创造一个良好的社会环境。
四、档案工作的发展规律（四大规律）
◎1、档案工作的分化与整合规律
伴随档案工作的发展,文书档案管理的一体化以及档案、图书、情报管理的一体化趋势日益明显,档案工作与文书工作、图书工作、情报工作将逐步实现分化基础上的新的整合,真正使档案管理工作成为信息资源管理家族中既有个性又不可缺少的一员。
(1)分化：
?中华人民共和国成立之前，在相当长的时间内,我国的档案工作与文书工作、图书工作是不分的。
?中华人民共和国成立后,档案工作才真正从文书工作、图书工作中分化出来,发展成为一个独立的工作系统,各级档案行政管理机关和档案馆(室)的单独设立就是一个显著的标志。 ?消极影响：
＊文件质量——物质形态不统一、制成材料不合乎质量要求、信息记录要素不完整、归档范围内的材料不齐全等
＊归档工作——文书部门立卷制度并没有全面地、切实地得到贯彻执行。
＊管理机构体系——档案工作管理机构体系较完整，文书工作系统没有专门业务管理机关。
(2)整合：
?文档管理一体化
?涵义：是指将目前机关中的\文书处理\和\档案管理\工作整合成为一个既统一又分工，既有联系又有区别的管理过程。 ?背景：信息技术的运用既是文档管理一体化的诱发动因，又是文档管理一体化的支撑条件。 ＊诱发动因——信息技术的广泛运用生成了大量电子文件，电子文件的数字化信息形态以及其他特征，使文件信息的形成、处理和利用方式都会发生变化。
＊支撑条件——信息技术的运用为我们在文件管理中强调业务流程的整合提供了有效的工具保证。
?文件管理与档案管理流程重组的意义：
＊有利于将文件与档案管理作为一个整体进行总体设计和通盘考虑，从而提高文件管理质量。只有将文件管理的全流程当做一个系统进行通盘考虑，才能兼顾文件管理的前端控制、入口控制和滞后控制，从而有效保证文件从\出生\开始就有一个较高的质量。 ＊可以为文档管理一体化软件设计提供新的设计思想。电子文件及其管理的新特点要求在电子文件管理系统的设计阶段突破纸质文件管理环节\分工\程序上的常规，将有关管理内容重组后嵌入管理程序中。
?档案、图书、情报管理的一体化
?国内：对图情档一体化管理的具体模式的分歧
＊一是认为应建立全国一体化的协调机构——统一规划和安排档案、图书、情报工作，实现工作的标准化和规范化，共同开发信息资源，发挥信息的整体优势；
＊二是认为应建立一体化的实体管理机构——对档案、图书、情报实行统一管理。 ?国外
＊美国——信息资源管理的产生；《文书削减法》是信息资源管理理论形成的标志。 ?当前
＊档案工作、文书工作、图书情报工作在融合、渗透的基础上实现综合管理，从而使信息资源管理系统的功能放大。
◎2、档案工作的智能化发展规律
档案工作的智能化发展规律突出表现在技术设备的变化上。(物化的智能) ?表现：
＊运用电子计算机实现档案管理的自动化。计算机在档案工作中主要应用于档案业务管理、档案编目与检索、档案库房管理和档案部门行政管理等方面。
＊运用计算机及其相关技术和现代通讯技术,实现文件和档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化。在档案信息资源数字化基础上，运用相关技术可以实现档案信息传递的网络化，实现远距离档案信息的检索与利用，从而提高档案工作的社会效果。
＊档案微缩化与档案保护技术水平的提高。档案缩微化是指利用专门的光电摄录装置，把纸质载体的档案文件和电子文件按照一定的缩小比例拍摄在感光材料上，制成缩微复制品，进行存储、传递和利用。档案缩微化能提高档案信息的存储密度，缩小档案体积，有利于档案原件的保护，并可利用缩微技术与计算机技术的结合使用，提高档案信息的检索水平。
?对档案学基本理论的影响：（档案学者需要思考的新的理论问题） ＊对档案的原始记录性提出新的界定标准。 ＊\双套制\保存方法
＊来源原则又成为档案学者关注的理论热点。 ＊档案管理工作中前端控制思想的提出。
＊文件管理体制和档案部门的职能将可能发生变化。从档案文件的保管基地转变为档案信息的控制中心。
◎3、档案工作发展与社会环境变化的互动性规律
?互动性规律的表现
＊一方面,社会环境状况影响和制约着档案工作的生存和发展。,坚持环境适应性就是要求我们注意档案工作内部各要素之间的协调,而且要考虑档案工作的发展与社会环境变化的关系,使其与外部环境相互协调统一。
＊另一方面,档案工作在参与社会事务的过程中,也对社会环境变化,特别是社会精神文明与物质文明建设作出贡献。档案部门也可通过卓有成效的管理活动,建立良好的社会公共关系,从而为档案工作的进一步发展创造条件。 ?影响档案工作生存与发展的社会环境因素 （1）社会物质生产
*社会物质生产活动不断对档案工作提出新的任务与要求； *物质生产的发展决定着档案工作的基本物质条件和技术条件。 （2）社会经济政治制度
*社会经济政治制度决定着档案工作的目的和性质； *社会经济政治制度决定了档案工作的基本原则。 （3）科学文化事业
*科学文化的繁荣是人们在科学研究和各种创造性劳动中产生了更多的案信息需求，从而对档案工作提出了新的要求。
*科学文化活动的发展能够推动档案学理论的研究与普及，档案学在良好的科学文化环境中，能够与其他学科相互推动、相互影响，加快发展步伐。
*科学文化事业的发展还能为档案工作提供新的管理理念和科学技术，促使档案工作日益科学化与现代化，同时也能给档案部门输送各种人才，改善档案工作者队伍的素质。 （4）社会档案意识 *影响因素：
♀社会经济文化：社会经济、文化发展水平是影响社会档案意识的根本因素。 ♀国家方针政策：社会的档案意识也受到国家方针政策的影响，受政府部门对档案工作重视程度的影响。
♀档案工作自身发展水平：档案工作取得的成就，社会工作者的努力，能够起到增强社会档案意识的作用，而壁垒森严、手续繁琐、查用困难的档案工作状态，则会影响档案工作的形象，削弱社会的档案意识。
*我国社会档案意识薄弱的表现：
♀重视档案的史料价值，忽视档案的决策参考价值。 ♀重视档案的凭证价值，忽视档案的情报价值。 ♀不少管理者将档案工作看做一种单纯消耗性、辅助性和事务性工作，对档案工作缺少必要的投入
*提高档案意识的措施：
♀国家——应采取正确的档案工作政策和有力措施，完善档案工作的体制，为档案工作的发展创造条件。
♀档案部门——应利用各种手段广泛宣传档案、档案工作和档案人员。 ♀档案部门——应加强基础性工作，科学开发档案信息资源，使社会各界从档案工作中直接受益，从而提高对档案和档案工作的认识水平。
档案学概论第六章
