公司电子文档管理规范by bonnie

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电子文档管理规范

GL-24

第一章 总 则

第一条、 为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。 第二条 、 本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

第三条、本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。 第四条 、本办法适用于本公司范围内的所有部门。

第二章 电子文件管理体系

第一条、行政管理部门建立与各部门档案人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。

第二条、为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值

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的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。

第三条、 一般电子文件的分类；

1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据；

第三章 电子文件的收集与保存

第一条、电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。

第二条、对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。 第三条、电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。

第四条、电子文件稿本代码：

M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件；

第五条、文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的分

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类部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。

第六条、成文日期是文形成的日期其基本格式并一律用8位阿拉伯数字表示，表示日历年内日历月的顺序数，表示日历月中日历日的顺序数。时间不详时用数字“0”表示。

例1：20110000，即：表示年度为2011年，月、日不详。（指现有公司没有编号的电子文件，可以全部统一编号） 例2：20110314，即：表示年度为2011年3月14日。 第七条、密级在计算机内以“汉语拼音代码”存储，以“汉字代码”显示。

汉语拼音代码 汉字代码名称 序号 1 2 3 4 5 代码 GK 公开 NB 内部 MM 秘密 JM 机密 UM 绝密 保密级别 公开级 内部级 秘密级 机密级 绝密级 以上3-5项需在文件格式上设置密码 第八条、各部门在电子文件审核传阅过程中必须按以上要求进行标注否则每出错一次处罚责任人50元一次，对于对公司所造成恶劣影响和损失的由责任人全部承担。

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第四章 电子文件的归档

第一条、发至行政部备案的电子文件由公司行政部集中、分类归档，文件办理的部门也应将自己部门所属文件即时整理归档。集中归档的，电子文件形成部门应当定期把应归档的电子文件向行政部移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的移动磁盘。

第二条、存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签，注明载体序号、档号、密级、存入日期等内容，归档后的电子文件的载体应当设置成禁止操作的状态。

第三条、特殊格式的电子文件，应当在存储载体中同时存有相应的查看软件。

第四条、相应的电子文件机读目录、相关软件以及其他说明等应当同时归档，

第五条、归档完毕，电子文件形成部门应当将存有归档前电子文件的载体保存至少1年，行政部进行永久保存。

第五章 归档电子文件的移交

第一条、对归档电子文件，应当按照有关规定认真检验。检验合格后如期移交至保管部门，进行集中保管。联网情况下，在履行相应的手续后，归档电子文件的移交和接收工作可以在网络上进行。

第二条、接收部门应对载体进行检查，查看载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完

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整性、有效性检验及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

第三条、检验结果分别由移交部门、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》

第四条、档案保管部门应当按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。移交的电子文件检验不合格的，退回形成部门重新制作。

第五条、档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》的填写、签字和盖章等环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存，并将电子文件的档号返登入《电子文件登记表》

第六章 电子的邮件管理

第一条、 电子邮件账号必须由申请人本人使用，禁止将电

子邮件账号转借给他人使用。

第二条、 电子邮件是按性质和用途确定的文件种类的名称

标题用汉字表示。文种项依实际情况著录，如命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、计划书等。

第三条、 发送保密资料邮件，按保密级别不同分别对待：

1、公开级：内部级电子文件按公司制度要求发送。

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