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文件编写及管理规范标准

由天下分享时间：2025/1/25 23:05:10 加入收藏我要投稿点赞

文件编写及管理规范标准

1 目的

为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。 2 范围

本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。 3 职责

3.1 各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。 3.2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。 4 定义

本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。 5 管理规定

5.1 管理制度类文件（除财务类）：

5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。财务类文件的编制要求详见5.2的约定。

5.1.2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。

编号规则由“企业标准代号”、“企业名称代号”、“标准分类号”、“标准功能代号”、“标准顺序号”和“标准批准年代号”组成。例：本标准《文件编写及管理规范标准》编号为：Q/PRG-MDF-21-2019。文件的命名采用“编号+文件名”组合的方式予以命名，例：Q/PRG-MDF-21-2019文件编写及管理规范标准。编排样式参见附件1。具体明确规定制度文件的内容框架、页面设置、字体规范等。备注： 1、各职能部门编制的公司管理制度类文件务必按照以上规则予以编号，提报公司审批同意后方可发布生效，并抄送行政部存档管理。 2、编号中所述的字母分别表示的含义说明如下：①“Q”为企业标准代号；②“PR”为企业名称代号，与企业标准代号之间以斜线“/”分开；③“G”为标准分类号；④“MDF”为公司标准代号，即“###”（若是“###”的文件，则以“HSH”表示）；⑤“21”为本规范标准的文件代号，后续编制发布的管理制度，以此类推；⑥“2019”表示本规范标准编制的批准年代号，即2019年。 5.2 财务类文件（制度、规范、手册等）： 5.2.1 定义：

①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；

②财务规范（总部）：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范； ③财务规范（门店）：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范； ④财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南；

⑤专项操作手册：根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导性的手册。

5.2.2 编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。

项目财务制度财务规范（总部）编号规则编号示例文件名规则编号+文件名编号+文件名备注参照本标准5.1的规定 MZ+CWGF+三位流水号+年份 MZCWGF0012019 财务规范（门店） MM+CWGF+三位流水号+年份 MMCWGF0012019 编号+文件名流水号：按照所有规范总财务操作指南 M+CWZN+三位流水号+年份 MDF+项目简写+三位流水号+MCWZN0012019 不按照每年重启编号+文件名体流程，专项操作手册年份 MDFABKSC0012017 编号+文件名 5.3 流程/表单类文件：编号规则以编号“Q/ PRG-MDF-21/F01-2019”为例，其表示为对应管理制度“Q/PRG-MDF-21-2019”的流程/表单，序号为F01。备注： 1、编号中所述的字母分别表示的含义说明参见本标准5.1。文件的命名参见附件3。采用“编号+ ##流程/表”方式组合的方式来命名：Q/PRG-###-21/F01-2019培训管理流程图。流程图须根据具体的操作或管理流程绘画流程图。输出表单是指对应流程中有涉及表单的，需要将表单列出；备注说明是指对应流程的补充说明。编排样式

5.4 任命书类文件：

5.4.1 编排样式：参见附件4，须为红头文件。

5.4.2 编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。 5.5 通知类文件：

5.5.1 编排样式：参见附件5。通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。 6 其它

本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。 7 生效

本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。 8 附则

8.1 制度类文件样例：Q/PRG-MDF21/F01-2019×××××管理制度 8.2 财务类文件样例：MZCWGF0012019迈道夫财务规范-基础规范 8.3 流程/表单类文件样例：Q/PRG-MDF21/F01-2019培训管理流程图 8.4 任命类文件样例：Q/PRG-MDF21/F03-2019关于×××任命 8.5 通知类文件样例：Q/PRG-MDF21/F04-2019关于×××××的通知

附件1：

××××××管理制度1

1 目的

×××××××××××××××××。 2 范围

2.1 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（序号后空一个半角格，序号也用中文半角模式） 2.2

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

……（用WORD版本空格4个半角格，相当两个中文字距离） 3 职责

×××××。（空格不动时按SHIFT+ENTER后可以空格） 4 ××××××××

4.1 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（如果还有不整齐地方用格式刷）

4.2 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 5 ××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 6 ××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 7 解释权