“邮件合并”功能在人力资源信息管理工作中的应用——以培训管理为例
作者：徐燕
来源：《办公室业务》 2016年第1期
文/四川邮电职业技术学院 徐燕
【摘要】OFFICE的“邮件合并”功能能充分发挥Excel的数据管理和Word的排版编辑功能，笔者以培训管理为例，系统阐述了邮件合并功能在人力资源管理工作中的应用，希望能给予同行们参考借鉴，从而有效提高工作效率和办公自动化水平。
【关键词】邮件合并；人力资源管理；应用
人力资源信息记录着员工的学习、工作、培训、奖惩、职务职称等个人经历，在个人转正定级、职称职务晋升、办理社保等方面都起着非常重要的作用。由于与员工的切身利益密切相关，因此对信息的准确性、及时性要求高。
笔者通过大量摸索和实践，认为OFFICE的“邮件合并”功能能够充分发挥Excel的数据管理和Word的排版编辑功能，能有效提升人力资源管理工作的效率，具有较强的实用性，现作具体探讨。
一、“邮件合并”功能介绍
邮件合并综合了Excel的数据管理和Word的排版编辑功能，其中Word文档是主文档，Excel文档是数据库文档。在Word文档中，可以根据需要进行排版设计；在Excel文档中，建立数据库，将相同类型不同信息的数据进行整合。最后，通过邮件合并将两个文档关联在一起，在word文档里插入变化的信息；如果数据有变化，则只需要修改Excel的数据，Word文档就会同步变化。
二、“邮件合并”功能在人力资源管理工作中的应用领域
人力资源管理工作中，凡事需要以一条记录一条记录进行呈现，而记录信息需要进行动态变更和统计分析的情况，都可以用邮件合并的功能进行管理，至少可以在以下领域中应用：人
员招聘、劳动合同管理、培训管理、人员信息管理、批量打印收入信息、各类荣誉证书管理等。
三、“邮件合并”功能在人力资源管理工作中的应用举例
以培训管理为例：为加强关键岗位员工队伍的稳定性，减少受训员工离职给用人单位造成的损失，《劳动合同法》赋予用人单位与受训员工签订培训合同的权利，如果受训员工主动离职，则需要根据培训合同的约定进行赔偿。
因此培训合同的签订必须及时，培训信息的记录必须准确，“邮件合并”功能恰好能帮助人力资源工作者做好这项工作，具体操作如下：
（一）需求分析。1.培训合同。 培训合同文本中，合同类型、违约规定、免责条款、争议处理、合同份数及持有方式等内容是根据各单位培训管理办法统一确定的，是固化了的内容，所以是常量部分。签订合同双方名称、培训时间、培训内容、培训举办方、培训经费、培训服务期、约定的其他事项、培训合同签订时间等内容需要根据每一次培训的实际情况进行变化，
所以是变量部分。2.培训信息记录。为便于培训信息统计与分析，需根据实际需要及时记录培训编号、参培人、所在部门、培训名称、举办单位、培训地点、培训起始时间、培训终止时间、培训天数、培训费、合同签订情况、服务期限、服务开始时间、服务截止时间、其他事项等信息。
（二）设计word主文档。新建一个Word文档，命名为《培训合同模板》。编辑培训合同内容并进行排版，常量部分用文字表示，变量部分用空格表示。如图1所示：
（三）建立Excel数据库。培训合同文本中的变量是字段相同、内容不同、随着时间推移而记录不断增加的数据；培训信息记录是包含培训合同变量，且会根据统计分析需要而设计的数据库。
新建一个Excel文档，命名为《培训数据统计表》。在工作表1的第一行的单元格依次输入培训编号、参培人、所在部门、培训名称、举办单位、培训地点、起始时间、终止时间、培训天数、培训费、合同签订情况、服务期限、服务开始时间、服务截止时间、其他事项，作为字段名称；从工作表的第二行起，均为具体的培训记录。如图2所示：
（四）建立文档关联。以上工作完成后，就可以将新建的两个文档进行关联。打开《培训合同模板》Word文档，选择“邮件”选项卡，如图3所示。
依次点击“选择收件人——使用现有列表”，弹出“选取数据源”对话框，找到并点击刚才建立的Excel文档《培训数据统计表》，这样两个文档之间就建立了关联。
下面将进行数据的匹配：将光标定位到Word文档里的乙方的空白处，依次点击“插入合并域——参培人”；将光标定位到需要填入的培训名称的空白处，依次点击“插入合并域——培训名称”，依次类推。
（五）生成培训合同。所有数据域都匹配完成后，点击“完成并合并——编辑单个文档”,这时会生成一个新的word文档，新文档的内容即生成的培训合同。
（六）培训数据变更。日常工作中，我们需要根据实际情况对培训信息进行修改或添加，只需在EXCEL文档里操作并保存，然后打开已经编辑好的word文档，输入新增或修改的培训记录号，合并生成新的培训合同就可以了。
在员工招聘工作中，制作面试通知书时，可以在Word里设计好通知书的模板，将Excel文件中的招聘人员姓名、应聘岗位、电子邮件、面试时间、面试地点、面试要求等动态信息合并到新的文档中，就可以快速生成面试通知书，并分别发到各应聘者邮箱里。
在合同管理、培训管理、人事档案管理、工资管理、荣誉证书管理等项工作的实践中，邮件合并功能同样也得到了大量的应用。
需要特别强调的是：数据源是一个文件，该文件包含在合并文档各个副本中不相同的数据。
数据源可以看作表格，每一列对应于一类信息或数据字段，例如编号、姓名、部门、培训内容、举办单位等。每个数据字段的名称列在第一行的单元格中，这一行称为标题记录。每一后续的行包含一条数据记录，该记录是相关信息的完整集合，例如单独培训记录的编号和姓名。完成合并后，单独收件人的信息被映射到主文档（主文档:在Word的邮件合并操作中，所含文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档。邮件合并功能可以使用的数据源类型很多：Excel、Foxpro、Access、Query、等文件内容都可以作为邮件合并的数据源。
随着经济社会的快速发展和时代的进步，员工流动性越来越大，人员信息变动越来越频繁。必将带来人力资源相关信息的频繁变更。为适应新形势，每一位人力资源从业者都必须努力提升计算机应用水平，提高工作效率。
邮件合并方法简单、准确性高，适用面广，值得同行们参考借鉴并学习使用。
“邮件合并”功能在人力资源信息管理工作中的应用——以培训管理为例
