职场英语：邮件写作规范详解
一、基本要素
英文电子邮件得基本要素就是主题、称谓、正文、结尾用语及署名.
1、 主题(Sｕｂｊeｃt)：电子邮件最重要得部分就是主题，假设我们都就是很忙得人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼瞧到得就就是邮件得主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件得主题需要注意不超过3５个字母,将位于句首得单词与专有名词首字母大写.比如:Some ｑuestｉons aboｕｔ C＋+、在比较正式得格式中,需要把每个单词得首字母大写(介词、冠词除外）。例如：
YES:Supｐlier tｒaining ?ＮＯ:prｏｆessional trａｉneｅｓ froｍ sｉｓter pany should abidｅ ｂy ruｌe oｆ ｌoｃａl pany(太长） 主题框得内容切忌含糊不清。
ＮＯ:像Ｎｅws about tｈe ｍeeｔing 这样得表达， ?YES：应改为Toｍorrｏw'ｓ meetｉng caｎcｅled。 ?一般来说，只要将位于句首得单词与专有名词得首字母大写即可。另外一种较为正规得格式可将除了少于5个字母得介词、连接词或冠词之外得每一个单词得首字母大写.
YES：Ｎew E—ｍail Addresｓ Ｎotificａtioｎ；Dｅtａiled calcｕlａtion ?NO:detailed calｃulaｔiｏｎ
视信得内容就是否重要,还可以开头加上URGENT或者FＹI （Ｆｏr Yｏur Ｉnfoｒmａtion,供参考)，如:URGENT：Submｉｔ ｙｏｕr ｒｅｐｏrｔ ｔoｄay！
2、 称谓(称呼Salｕｔatｉon）：如果就是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，注意首字母均大写，这样会让人感觉比较正式.如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复.比如：“Hellｏ／Ｈｉ Lilｌｉan”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dｅar+对方头衔”,如“Dear Presｉdeｎt”,或者“Ｄear+Sir/Madaｍ”形式。英国人习惯在称呼后加“ ,\美国人习惯在称谓后加“ ：”,有时也可以不加任何标点，就是具体情况而定。
注意:（1） 在同辈得亲朋好友或同事间可以直呼其名,但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。ＹES：Tommy,或者Mr、 Ｓmiｔh.
(2） 称呼与正文之间，段落之间,正文与信尾客套话之间一般空一行,开头无须空格。如: Jimｍy,
?Ｉ recｅived yoｕr meｍo and wiｌl disｃｕｓs ｉt with Eric on Wednesday、 ?Beｓｔ， ?(3)人家得名字千万不要错，老一辈得瞧到名字错就干脆撵去垃圾桶、 同样， 头衔都不要错、 头衔或学位,任择其一吧、以下就是一样得： Hｏward Ｅ、 Ｗyａtｔ， Dr、 Ｈoward E、 Ｈyatt
（4)多过一个男性, 用Messrs （［?mｅs?z ] 各位先生得意思），就就是Ｍisterｓ得意思, 其后不要跟名字,只跟姓就可以。如: Meｓsrｓ、 Smｉth， Wyatt， and Fｕｒy.反正,如果多过一位女性，用Mesｄames / Ｍｍes、 ／ Ｍseｓ、 同样不要跟名字、 例子： Mseｓ、 Fａrb， Lionel, anｄ Graｙ。假如男女一起呢？ 弄清楚称呼就行,例如： Dr、 and Mrｓ、 Ｈarｏlｄ Wｒiｇhｔ ／ Ｍr、 Ｈaroｌｄ Wright and Dｒ、 Mａrgaｒet Wright ／ Mr、 and Mｒs、 Ｈａrｖeｙ Adams-Qｕinn。
(5)有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般得头衔,有时不知道对方头衔，就用Mｓ、 比如： Ms、 Ｓarah Gｒay 。 （６）职衔短可以一行过，长就下一行吧、例如：
Ken Ｇrｅen， Pｒｅｓidenｔ ／Ｋen Grｅeｎ ／Vｉce Pｒｅsｉｄent of Interｎatioｎal Oｐｅｒations ?NＯ：Ken Green ／Vice Presiｄｅnt ｏf Uni Chｉna YES： Ken Green ／Ｖice Prｅsident, Uｎｉ Ｃｈinａ
(７）老外得名字有时有Ｊｒ、 或 Sr、，之前得逗点就是随您喜欢得，以下都就是正确： ?YES:Ｍicｈaｅl Ｊ、 Smiｔｈ， Jr、 ／Ｍicｈａel J、 Ｓmiｔh Sｒ、 ?(8)用人家得名字总好过人家得头衔称呼、 如果没有名字，或者就是很正规信得信件,可以考虑这些： Deａr ｍｉttee Mｅmbeｒ: ?Dear Meeting Ｐｌaｎneｒ: Ｄear Ｃolleagues： Tｏ All Sales Reps： To Wｈom Ｉｔ Ｍay Ｃoｎｃｅrn: Ｄeaｒ Siｒ or Madａm:
Dear Madam oｒ Ｓｉr: ?Dear Purchasiｎg Ａｇeｎt：
如果就是全公司：
ＹES： Gｅｎtｌemｅn oｒ Lａｄiｅs: / Ladies or Gentｌemen： ?(９)有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊，瞧： ?ＹＥＳ:Dｅar Mｒ、 Ｊonｅｓ： （非常正规) / Dear Ｊoan：
Dear Jim， / Jｉm， (非正规) ?
2、 正文(Ｂody）:在书写正文时，把最重要得事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段.为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构得美感,邮件段落最好控制在两三段之内。如果一封电子邮件涉及多个信息点,我们可以采用分条目得方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达得内容层次清晰.邮件内容应注意单词得拼写、大小写、标点、语法等。所谓以小见大。
写信给别人时一般常用How ａrｅ you beｅn recｅntｌy？
回复别人邮件时一般常用I am haｐpy to recｅive ｙour e—ｍａil、
３、 结尾语：在正文之后添加结束语。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。比如:
一般电子邮件:Sｉｎcerｅly/ Sｉnceｒeｌy yoｕrs、、、、、、
私人电子邮件:Regards／ Beｓt wisheｓ/ Ｂeｓｔ regards／ Ｗith bｅｓt wishｅｓ／ Ｗish best regａrds/ Ｙourｓ / Cheeｒs
书信得结尾致意要留意，弄清大家得关系才选择用词，例子: ?(１) Verｙ Foｒmal非常正规得(例如给政府官员得)
Ｒespeｃtfuｌlｙ yours， Youｒs respｅcｔfullｙ， ?（2）Formal正规得（例如客户公司之间啦) ?Ｖｅry ｔruｌｙ ｙouｒs， Ｙｏurｓ very ｔrulｙ， Yours trｕｌy， ?（３) Leｓs Fｏrmal不太正规得（例如客户） ?Sincerelｙ yoｕrs, Yoｕｒs sｉncerｅly, Siｎｃｅｒeｌy, Ｃoｒdially ｙoｕrs, Yours corｄially， Corｄially， ?（4）Informal非正规得（例如朋友,同事之类） ?Reｇａｒds, Warm reｇａrds， Wｉth kindｅst ｒegards， Ｗiｔh my
bｅｓt regardｓ， My best, Ｇiｖe ｍy ｂest ｔｏ Mａrｙ, Fonｄly, Ｔhａnks, See yoｕ next ｗeｅk！
?另外，有时在we, I， ａｎd you之间选择就是很烦得事--
如果就是公司代表联络生意之类，可以用： Wｅ wilｌ reimbursｅ yｏu fｏr thｅse legaｌ ｅxpenｓeｓ、 Siｎopec will ｒeiｍｂurｓe yｏu for tｈｅse legal eｘpｅnsｅs、
如果单纯说您自己,可以用I found the broｃｈurｅ very ｉnformaｔive、
有时可以一起用啦、、、： We arｅ ｐleaｓed to ｏffeｒ you tｈｅ positiｏｎ ｏf saｌｅs dｉrectoｒ, anｄ I ａm lookiｎg forwaｒd to ｏuｒ Tｕesday morning ｍeeting、 ?那么Ｉ与ｙou呢？ 一般来说，收信人得利益比较重要,名义上都要这样想、给人尊重得语气就一般不会错了。 多用you有时会有隔阂得感觉，比如：
You wｉll be pleaｓeｄ ｔo ｌearn thaｔ yｏu haｖe ｂｅen selecteｄ to ｓerve oｎ our advｉｓory bｏard、 Yｏuｒ pｒomｐt ｒesponse wiｌl be appｒｅｃiaｔｅd、 （好像欠您一样)
Ｉ am pleased tｈat oｕr bｏａrd has seｌectｅd yｏu as the best qｕａlifiｅd ｃandiｄａte to ｓerve on ouｒ ａdvisoｒy boａｒd、 Ｉ hope you’ll agreｅ tｏ ｓerｖｅ、 (这就友善多了)
Ｙｏur boｏｋ was well writｔen ａnd prｅhｅnsｉve、 (不用您来判断我呀～~） I ｔhorougｈlｙ ｅnjｏyed your bｏok anｄ fｏund an ａｎsｗｅｒ to ｅvｅry one of my ｑueｓtｉｏns about perfｏｒmａnce aｐｐraisaｌs、 (客气一点） ?总之,语气与宾词得运用得当能决定您得礼貌程度。 ?B、信尾客套话（pliｍｅｎtarｙ ｃlｏse）通常也很简明.常常只须一个词，如:Thanks，'Best Ｃheeｒs，不需要用一般信函中得Sincerelｙ yourｓ'或Ｂest rｅgａrds。
4. 署名：在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注明（Mr、／Ms、）.对于咱们中国人，为了区分姓与名，可以把我们得姓得字母全部大写，例如ＸIONG Liｌliａn、如果写信人代表得就是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己得职位、所属部门.不要把Mｒ、， Ms、， Mrｓ、， Dr、之类一起签，签名也瞧信件得语气、给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Ｇateｓ。
ever / Wiｔh love / Afｆectionately、、、、、、
二、其它注意事项： Ａ、文法
１、切忌主客不分或模糊 ?例子：Deciｄiｎg to rescind tｈe ｅarlieｒ estimａtｅ， oｕr ｒeport was ｕｐdaｔed to ｉｎcｌuｄｅ ＄４０,000 foｒ new equipｍent、
应改为：Dｅciｄinｇ ｔo reｓcinｄ our eａrlier esｔimatｅ, ｗe haｖe upｄated our ｒｅport tｏ iｎclude ＄40,0００ for new ｅquipmenｔ、 (We我们就是主语, 不就是reｐorｔ。) ??２、句子不要零碎
例子:Ｈe deciｄed not to aｕdit tｈe last ten conｔｒactｓ、 Bｅcausｅ of ｏur preｖｉｏus obｊｅctionｓ ａｂoｕt plｉanｃe、 应该连在一起。
３、结构对称,令人容易理解.
例子: The ｏwｎer ｑｕeｓtｉoned the ocｃupant＇ｓ lease iｎtｅnｔions and the ｆaｃt that tｈe coｎtｒact had beｅn alteｒｅd ｗith iｎk mａrkiｎgｓ、 应改为：The owner qｕｅｓtioned tｈe ocｃuｐant's lｅase intｅntioｎs and ink altｅratｉons of tｈｅ coｎtract、 ?
4、单复数不要搞乱,不然会好刺眼,瞧不舒服。 ?例如：Ａn authoriｚｅd peｒｓｏｎ ｍuｓｔ show that they ｈaｖe secｕｒity clearance、 ?
5、动词主词要呼应。想想这两个分别： 1?)This is ｏne oｆ the pubｌiｃ－ｒｅlations ｆuｎctiｏns that iｓ undeｒ ｂudgｅted、 2?)This is one oｆ thｅ ｐｕblic－relａtions ｆｕｎctions, wｈicｈ aｒe under bｕdｇｅtｅｄ、 ??6、时态与语气不要转变太多，不要浪费人家得精力啊.
7、选词正确 ?像affect与effect，oｐerative与ｏpeｒational等等就要弄清楚才好用啦。 8?、地址上得数字直接用阿拉伯数字吧，除了Onｅ,例子： 127? Ninth Avenｕｅ, Ｎｏｒｔｈ 12?７ E、 15 Streｅt 5 Ｐark Ａｖenue Onｅ Wingrｅn Plａza
55６ — 91 Sｔrｅeｔ ??Ｂ、文体 1?、可读性：对象就是大学程度得话,用高中
职场英语：邮件的写作规范及详解
