档案管理办法
第一条 管理部门：集团人力及公共事务中心或各城市公司均设立档案室，由专人/档案管理员负责档案工作。
第二条 归档X围：包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料（简称文件）：
1、管理文件：集团各单位在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括各类公文。
2、立项文件：包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等。
3、证照文件：经营活动中产生的各类证、照文件等。 4、资信文件：验资、审计、评估、权属等报告文件等。 5、合同文件：经营活动中产生的各类合同文件等。 6、征地建设文件 7、规划报建文件 8、竣工验收文件
9、声像信息类：集团具有重要价值的照片、录音、录像、电子文件等。 第三条 收集归档：
1、坚持平时归档与年终归档相结合的原则。
2、凡属归档X围的文件，经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时归档，不得私自留存。
3、工程项目文件在各阶段形成过程中，有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理，不遗漏，不丢失，保证全套资料能够真实、完整齐全地向档案管理部门移交归档。
4、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的重要的有价值的文件资料，由主办部门收集存档，会议文件由会议主办部门收集存档。
5、归档的文件材料必须完整，层次分明，符合其自然形成规律，保持文件之间的联系，科学分类、立卷和编目，便于查找和利用。
? 在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统排列，一般批复在前，请示
在后；正本在前，副本在后；如有大型图表或大于十六开的X页时，
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要进行技术折叠成A4大小。
? 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应在
复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷；跨年度规划放在第一年立卷；案件文件放在结案年立卷。
? 拟定案卷标题要简明、扼要，结构完整，准确反映出案卷的主要内容，
一般由责任者、问题、名称三部分组成。
? 整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（15年
-50年）、短期（15年以下）三种。确定档案保管的基本原则是：对公司有长远利用价值的档案应永久保存；对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存，介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
6、密级的确定：绝密、XX、秘密
? 集团经营发展中，直接影响集团权益的重要决策文件资料为绝密级； ? 集团的规划、集团经营情况、重要会议记录为XX级；
? 集团人事档案、财务报表、统计资料、合同、协议、职员工资性收入、
场或尚未公开的各类信息及其它为秘密级。 7、组卷：
? 组具：封皮、封底、卷内目录、备考表、档案盒。 ? 封面填写：案卷题名、编制单位。
? 页号打印：一般在右下角，反面标在左下角，照片档案背面编号。 ? 卷内目录（附件一）的填写：一般应按时间顺序排列、编号应按文件实
际编号填写。
? 备考表的填写：注意使用碳素笔填写。 第四条 档案分类编号：
1、档案管理部门应根据归档X围对归档文件进行分类整理，编目归档，保证档案利用工作的顺利进行，分类原则如下：
? 按项目分类 ? 按专业性质分类
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? 按组织机构分类 ? 按时间分类
2、档案分类编号详见《**档案归档明细》，任何新增/删除/变更档案分类编目等建议，须经集团编阅后发布为执行版本。为保持系统一致性，各城市公司不可各自制定编目。
第五条 档案保存：
1、档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，须立即向人力行政部报告。
2、禁止无关人员进入档案室。
3、资料档案发生损毁丢失时，根据给公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对责任人进行处罚。
4、档案管理人员应及时做好电子档案备份工作，所有备份須于每月底最后一个工作日电邮人力行政部，待该部统一更新存档。
第六条 档案借阅：
1、借阅任何文件资料，办理审批及借阅登记手续，填写《档案借阅审批表》，
（附件二），并编制《档案借阅登记簿》（附件三）归还存档时，必须逐卷、逐页清点和检查，经双方核准后，经检查无误方可办理注销手续。
2、借阅非XX性文件（包括复印件），须经相关部门负责人批准；借出原件（密件），须报城市公司总经理/主管运营总监审批，借阅者要妥善保管所借资料，如发生泄密情况，借阅者承担全部责任。
3、办理银行贷款按揭所需的项目报建文件，证照文件及报建图、报建审核书、办理产权所需项目资料，须经城市公司总经理审批。
4、所有合同、证照、规划设计批复、批准书、报建图、报建审核书等资料原件未经城市公司总经理批准不得借出
5、任何人借阅档案原件，不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损、转借等。
7、借阅档案者必须严守集团XX，绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏XX而给集团造成损失者，将对其进行处罚直致追究其法律责任。
第七条 借阅期限：短期使用资料借阅期不超过一周，长期使用资料不超过
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某房地产企业档案管理办法
