情对方，就是要对对方的遭遇在感情上发生共 60。
第四章行政礼仪 鸣，并且给于对方以力所能及的支持。无论在任何情况之下对慰问对象表现出真心的体谅同情，都是对于对方最大的关怀，最好的 慰问。
2.给予力所能及的帮助
若有必要，并且有可能那么还应 当给予慰同对象以力所能及的 帮助。
3.具备一定的耐心
在一般情况下，慰问对象都会听从劝慰，至少也不至于反其道而行之。然而极个别的慰问对象，有时也会蹶不振 ，不听从任何安慰，甚至还会暂时丧失理智，对此事先要充分做好准备。 三把握尺度
进行慰问时,必须把握好的最重要的尺度。要想方设法，让慰问对象能够接受自己的关怀与照顾，能够感受到自己所给予对方的爱心、善意与温暖。 具体而言，要在进行慰问时把握尺度，在实践中就应当自觉地避免以下五种慰问的不适当做法。 1.避免犯忌
在慰问时犯忌，指的是触犯了慰问对象的个人类忌。在慰问时犯忌，不仅有可能让慰问对象心情不快或是加重其思想负担，而且在人格上对对方也是极不尊重的。 比如，在慰问危重病人时，应当有意识地讳谈死亡。要是有意涉及这一禁忌，只会自讨没趣。 2.避免揭短
对于需要他人抚慰的慰间对象来讲，更为需要的则是发现长处，增强信心，走出低谷。所以在进行慰问时，不应当揭慰向对象的短处，否则只会使之丧失自信，难于自拔，或是触发对方更大的痛苦。 3.避免添愁 在慰问时添愁，指的是因为自己的言谈举止不够检点，而使慰间对象平添忧愁，烦恼信增。举例而言若居位年轻人刚刚失恋，那么在慰间对方时就应当多谈谈”天涯何处无芳草”。 61， 机关事业单位工作人员公务礼仪规范 4.避免哀怜
机关事业单位工作人员在慰问他人时，可以适度地对对方表现出同情与爱护，然而过分地可怜对方，为对方惋借那些既往之事则未必适当。 5.避免忆苦
慰问他人的时候，应当紧紧地掌握好慰问的主导方向，那就是要一心.意地向前看。 千万不要在慰问时过分地“ 怀旧忆苦”。 第七节 汇报礼仪 所谓汇报，般是指向特定的对象报告 工作。对机关事业单位工作人员而言，它的确切含义是，将工作中的有关资讯进行认真地分析、研究综合归纳、概括和总结，然后根据实际的需要和有关的规定,就此向有关的单位、部门及其负责人，
进行专门的报告。
汇报的基本形式按汇报的手段分有，口头汇报、书面汇报和电话汇报。以上下级关系相区分,汇报可以分为下级向上级的汇报和上级向下级的汇报。 以人数的多寡来区分，汇报又可以分为单独汇报与集体汇报。在进行汇报时，有关的当事人要礼敬对方，彼此之间以礼相待,这就是所谓汇报的“礼尚往来”。 汇报的有关当事人在汇报进行之中，彼此之间要讲究“礼尚往来”，既是汇报礼仪的基本规定，也是使汇报得以顺利进行的主要保证。在这一一点上，不管是汇报者，还是汇报对象，都应给子高度重视。绝不能只以礼仪要求他人，而自己却对礼仪规范不管不顾，屡屡失礼于人。 1.汇报者的礼仪
对汇报者而言，在进行汇报时以礼待人，主要是要遵守约定,谦虚 谨慎，认真负责，尊重汇报对象。
(1)汇报者在进行汇报时，定要严格遵守有关规定或约定，进行例行汇报。不论是口头还是书面的，在规定的期限内，都一定要准时抵达指定地点，或将书面材料按时送达预定对象之手，不允许让汇报对象久等、久候。进行临时约定的特殊汇报，也不能爽约。若汇报对象工作较忙，则汇报者的口头汇报或电话汇报还须越短越好。在汇报时者汇报对象限定了时间，则汇报者无论如何都不可超过。 62。
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第四章 行政礼仪(2)汇报者在汇报时应当处处表现得谦虚谨慎，不骄不躁。在汇报中要自觉遵守秩序。例如，进人领导同志的办公室之前，应当听从秘书的安排。多人一起汇报时，要自觉服从预先排定的发言次序。呈送书面汇报时，不可乱送滥送。利用打电话的方式进行汇报时，要有意识地保守秘密，等等。 (3)汇报时的神态、表情都要大方而自然。不要诚惶诚恐、腼腆木讷面红耳赤、噘嘴皱眉、手舞足蹈、语无伦次、走调失声，否则都有可能使汇报对象感觉不佳。
(4)汇报 者还须注意:在汇报中不宜有意逞强，大模大样。有外人在场时,一般不宜进行口头汇报或电话汇报。尤其是不要有意在外人面前故作神秘之状，对汇报对象附耳而语，低声交谈，或使用暗语。这种做法，只会使其他在场者快快不乐。因为上述做法会给人以“排外”之感。有时还会以讹传讹泄密生事。在汇报时，态度应当严肃而认真。特别要切记，对自己所汇报的一切负责。 不要歪曲事实，编造谎言,给自己评功摆好，打对立面的“小报告”，指望借此机会抬高自已，打击别人。 2.汇报对象的礼仪
汇报者在汇报之中，不论汇报对象态度怎样，职级如何，平时与本人的私人关系如何，都应把尊重对方放在第一位。不要在汇报时喜怒无常,感情大起大落，好似做戏。向上级反映问题时，不要口气太“冲”，更不能非难、责怪、侮辱对方。在上级发表意见时,不要插嘴打断，或是当即予以否定，不要显得自己对上级不屑一一顾。
向下级汇报工作时，应较之于向上级汇报工作更全面、更认真。不要傲慢、
矜持,明显地表露出失敬之意。与此同时，还要尽量使对方对汇报听得懂，听得清楚，听得有兴趣。
不允许为了验证汇报对象理解的程度如何，而直言相问:“您听懂了
吗?”“您是不是在想别的事?”“您能重复-下刚才我说了 什么吗?”即便汇报对象的确不够专心，也不要面露愠色，恼羞成怒，或是戏弄对方，使其难堪。 对汇报对象而言，在听取汇报时以礼待人,则主要是要洗耳恭听，有问必答，尊重汇报者。在汇报者进行汇报时，汇报对象应当专心致志地洗耳恭听。要不时地与对方交流理解、鼓励友好、热情的眼神，
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并通过态度、表情、动作、语气等等易为对方觉察之处，表现出自己不只是在认真倾听，而且对对方所讲述的一切都抱有极 大的兴趣。在有些时候，甚至可以直接以语言来表达此意。
对汇报者待之以礼的一个重要做法.就是要及时地对其所做的汇报予以回应。听取口头汇报或电话汇报时，应当有问必答，自己既要提问，也要回答，从而采取一一种积极的参 与态度。不宜只问不答，甚至不问不答。在当场回答问题时，应先思而后言，并且要对自己所做的回答负责。接到书面汇报后，要尽早阅读。对其中所提的意见或建议，不可束之高阁，笑了之，而要认真研究、办理，并将有关情况及时通报给汇报者。 第八节 电话礼仪
“电话形象”在人际交往中发挥着重要的作用，机关事业单位工作人员有必要在使用电话时注意维护自身的“电话形象”。“电话形象”，指的是人们在使用电话时，所留给通话对象以及其他在场者的总体印象。般来说，它是由使用电话时的态度、表情、语言、内容以及时间等各个方面组合而成的。维护机关事业单位工作人员“电话形象”，最主要的，是要在任何时候，都应当在使用电话时待人以礼，不忘尊重自己的通话对象,并且努力替对方着想，时刻以对方为重。 从具体的操作上来说，机关事业单位工作人员在使用电话时待人以礼的“电话形象”，需要具体表现为客气、简洁殷勤和自觉等几个方面。 一、待人客气
机关事业单位工作人员在使用电话时需要待人客气。要在态度、表情语言、语气等各个方面，都要对通话对象礼貌、谦恭。
在打电活时不管是发话人还是受话人.都应当面含微笑吐字清 晰，声调平和，语言文明。
在打电话时，除了利用必要的参考资料和做记录之外，再也不可 以三心二意地去做其他任何事情。 最规范的。在拿起话简后，使其与自己的口部保持2 ~-3厘米左右的距离，是
通话时要求面含微笑，是一种常规。 64。
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第四章行政礼仪
必须注意:在通话时调门不要太高，不要让自己的大嗓门损害了 对方的听觉。
机关事业单位C作人员在打电话时要表现得礼貌而谦恭，至关重 要的是要检点其通话时的口气与语言。 从语言上来讲，要用词文明，多用礼貌语。
依据电话礼仪的规范在打电 话时，发话 人所讲的头一句话,应由向对方的问候与自我介绍这两项基本内容所构成。 二、用语简洁
在使用电舌时需要用语简洁。力求使通话的时间与内容越简短、 越紧凑为好。
在正常的情况下，一次打电话的全部时间，应当不得超过3分钟。要真正地遵守“3分钟原则”，一是要提前做好准备，即在打电话前，就把自己要拨的电话号码、要找的人名、要阐述的意见和要点等等，都写在便笺上。二是要说话干脆利索。三是要“当即立断”。在通话时，只要主要内容大体讲完了，那么3分钟的“法定时间”一到，就要立刻中止通话。
在打电话时，受话人既要积极热情，又要注意不要因自己而浪费时间。在街头巷尾使用公共电话时，不管自己是发话人还是受话人，同样应当长话短说，所用的时间越少越好。 三、态度温和
机关事业单位工作人员在对待自己的通话对象应当态度热情耐心而周到。 打电话时，不要急不可耐，恨不得立拨立通，否则就要摔话筒出 气，或是去骂大街。
接电话，宜在铃声响过两声时，立即拿起话简。通常不宜铃声才响一声就立即拿起电话筒，免得过分唐突。
在通话过程中，如果电话中断了，依照惯例，应由发话人立即再拨 打一次。
接电话时，若发话人认错了人，而跟自己开玩笑，说私房话，应立 刻告知对方弄错了。
接到拨错了号码打进来的电话，不要责怪对方而应耐心而礼貌地告诉对方自己的电话号码是什么 单位的，或是本人是谁。 65.
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假如有两个电话铃声同时响起，应先接听其中一个，询问对方是否介意自己马上去接另外一个电话。 四、做人自觉
在使用电话时需要做人自觉。做人应当自觉，不要妨碍别人，并要给别人少添麻烦打电话时也是如此。
在一般情况下，有关公务的电话，最好是在上班时间内打，而不宜在下来之后打，尤其是不应该在凌展深夜午体或用餐时间随便打电话给别人。以以打国际长途时，应当先计算下此地与彼地之间的时差，尽量不 要在时间上只想自己方便，而不顾及别人的不方便。
平常，在通话时要力争把所说的话都讲完，不要随便留下一半。 通话结束时，一般应由发话人 先挂断电话。
在国家行政机关里，机关事业单位工作人员应少使用寻呼机或移动式电话。即使要用，亦须避免在大庭广众之前出风头。 第九节 函电礼仪 函电，是书信与电报的合称。对机关事业单位工作人员而言，在公务往来中，函电必须认真掌握和灵活运用的基本工具。为了使机关事业单位工作人员学习与应用起来方便易行，以下将对主要的函电礼仪进行概括的阐述。 一、内容完整无缺
在拟写函电的内容时，定要努力使内容完整无缺，既合乎两电 的规范，又容易为接收者所理解。
具体来讲，欲使函电内容完整而全面应当掌握的重点，理所当然 地是函电的拟写必须合乎格式。 1.书信
书信的格式较为复杂，它又根据信笺与信封的不同而有所不同。(1)笺文。写在信笺上的书信内容通常称作笺文。笺文一般均由以下几个主要部分组成，在格式上，对它们各有一定的要求。
抬头，即对于收信人的称呼。它应在信笺首行顶格书写，并且单 独成行，以表示对收信人的敬意。 ，66
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第四章 行政礼仪
启词，是在正文之前的开场白。它应当于柏头之下另行书写，并 单独 成段。
正文，是书信的主体，它是写信者对书信者所叙述的正事。
祝词，是用于笺文结尾，在书写时，对其要求较严。如果祝词内容较多可使其单独成行，前面空两格书写。另外， 也可以将其分为两部分不在同一行书写。 其法有二:是将”祝““此致”等词单独占一行前面空两格书写，而将“好”“敬礼”等词另行顶格书写，以示突出。二是将” 祝”“此致”等词紧接正文末尾书写，不另成行，而将“好”“敬礼”等词另起一行顶格书写。 署名，即写信者签名。它应在祝词之后另起一行， 书写于右下方。日期，指的是写信者写信的具体日期，可写于署名之后，只空一格;也可以另起一行，于署名正下方书写。
附言，是对正文所做的补充。它的正确位置，应是在署名与日期之后另起一
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