中职学校学生学籍档案管理存在的问题及对策
李 敏
【摘 要】中职学校学籍档案是学生三年来在校学习结果的凭证，学籍档案的完整性、真实性对学生今后的就业发展具有重要作用。中职学校在学生学籍档案管理方面仍存在诸多问题，本文通过对此问题的分析，进一步提出解决措施。 【期刊名称】《卷宗》 【年(卷),期】2019(000)024 【总页数】1
【关键词】中职学校；学籍档案；问题与对策
1 中职学校学生学籍档案管理现状
1.1 对学籍档案管理工作的重要性的认识不够
1）领导的档案意识不强。中职学校在国家教育改革后，出现了生源递减、入学条件低、基础设施陈旧等现象，中职学校普遍存在“重教学、轻档案”的思想。中等职业学校领导的精力都放在了招生、就业以及教学、安全管理上，对不见效益的档案工作较忽视，对档案信息化的各项投入较少，这就导致了档案管理工作远远滞后于学校教育事业的发展的现象。学校领导干部每年都会针对招生就业、教学科研、安全管理等召开专题工作会议，却没有召开过档案管理的相关会议，甚至有些学校领导极少对档案工作投入人力物力。尤其学籍档案需要高质量的计算机、存储设备的支持，没有相应的资金投入，是很难进行学籍档案管理的。中职学校领导的“重教学、轻档案”严重阻碍了档案管理工作的开展。
2）中职学校职工的学籍档案意识不强。档案的形成不是一蹴而就的，是各个科
室部门在工作中开展活动、提炼思想的结晶，学籍档案是学生处和教务处以及其他科室共同配合完成的，学籍档案对学生的今后发展具有重要意义。但是，中职学校的教职工普遍缺乏归档的意识，对学籍档案疏于管理，保管不善，需要的时候往往找不到。中职学校职工对学籍档案的保存意识不强，导致档案在收集、整理过程中资料缺失严重，这给学籍档案管理工作带来了困难。 1.2 学籍档案管理设施落后
中职学校与其他类型学校相比，其硬件设施投入较少，相应的档案管理设备投入也较少。学籍档案管理设施设备由于资金投入较少，都是原有的设备，因此比较陈旧，与现代化拉开了距离。如计算机、打印机、复印一体机、传真机、扫描仪等功能较单一、使用时间较长，学籍档案管理工作效率得不到提高，档案管理工作受到影响。 1.3 档案管理人员专业性不强
目前许多中职学校档案管理人员的并且中职学校的很多档案管理人员都是兼职的，许多是由文秘或办公室行政文员兼职管理，这些人员没有经过专门的业务培训上岗，专业素质不高。大部分管理人员仅仅了解理论知识，缺乏档案管理工作的经验，尤其是学籍档案管理的实际操作经验。对档案的收集、管理、利用等工作不熟练，对学籍档案管理的软件功能不熟悉，操作不熟练，工作中出现问题，极大的影响档案管理质量。 1.4 档案信息化工作滞后
中职学校对档案信息化工作不够重视，缺乏统一规划、资金投入不足，对档案信息化建设的投入有限，档案信息化起步晚，档案信息化工作滞后于发达城市。中职学校的档案管理工作还停留在纸质档案管理的阶段，未能对档案数据化处
理，因此，查阅档案都需要到档案室进行查询，少则几分钟，多则半小时，既不方便也没有效率，因此档案信息化工作滞后严重影响了档案的使用效率。
2 解决措施
2.1 提高认识
中职学校领导是学校各项工作的核心，首先应提高对档案管理的认识。校领导可以通过邀请州、省级档案管理专业人员来本校进行档案知识的讲座，或到档案管理工作水平高的学校进行实地学习，提高档案管理意识。其次，需要对档案投入相应的资金，才能使档案管理工作得到有力保障。档案管理人员应高度重视档案管理工作，可以申请利用图文、视频等多种形式对档案管理工作进行宣传，提高学校全体教职工对档案管理的整体认识。 2.2 提升档案管理人员的专业素质
中职学校的办公室文员普遍都兼任档案管理员，对档案管理工作缺乏专业化知识，实际操作能力不强。档案管理是一项长期的、重要的工作，需要聘任专门的档案管理人员，实现档案工作的规范化管理，使档案管理工作具有程序化、专业化、信息化。同时，为提高档案管理工作的质量和效率，应该重视对档案管理人员的档案管理信息化知识的培训和实际操作能力的训练，加大培训力度，提高工作人员的信息化意识和现代信息技术专业素质，促进档案管理水平的提高。
2.3 健全制度，强化规范和制约机制
1）建立健全档案管理制度。中职学校应以国家档案局印发的《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档与管理规范》等为依据，规范数字档案文件的格式和信息采集、整合过程，统一管理标准，加大档案信息化管理，使学校档
中职学校学生学籍档案管理存在的问题及对策
