公路工程
竣工资料整理归档实施办法
第一章 总则
第一条 为规范我市公路工程(国、省道)项目文件材料立卷归档工作，保证工程项目档案内在质量，根据交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，结合我市实际，制订本办法。
第二条 本办法适用于全市国、省道新建和改建公路工程项目(包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口)。
公路工程建设项目从规划、立项、勘察设计、施工到竣工使用全过程中形成的，具有查考利用价值应归档保存的文件材料，均应按本办法归档。具体归档范围按本办法附件一执行。
第三条 公路工程项目档案工作，应坚持集中统一管理的原则，实行统一领导、统一制度，依法对所辖范围内公路工程文件材料立卷归档工作进行监督、检查和指导。 第二章 组织与职责
第四条 公路工程建设、勘察设计、施工、监理等单位，应按照国家对项目档案工作的有关要求，明确各自职责，把公路工程项目文件材料立卷归档工作作为项目建设的重要组成部分，纳入公路工程项目管理，年初由市局组织成立项目档案工作领导小组，实行领导人责任制，配备专人负责公路工程项目文件材料的收集、整理和立卷归档工作，保证项目建设与项目档案工作同步进行。
第五条公路工程建设单位发包建设项目给承包方时，应当在有关合同中明确公路工程竣工文件材料的形成、积累、整理移交及归档套数等内容。
(一)交工验收前
公路工程项目参建单位，要根据该项目档案工作要求，在其职责范围内完成项目文件材料的立卷归档工作，并在自检的基础上拟写档案自检报告。施工、监理单位的档案自榆报告由总监代表处汇总后上报建设单位。
项目档案工作领导小组，要及时组织设计、施工、监理、使用等单位的项目负责人和工程技术人员，对参建单位自检后形成的档案资料进行逐一检查、验收。
建设单位应组织档案专项预验收小组，对竣工文件材料立卷归档工作进行抽查，将档案验收报告修改完善后，形成文件报有关部门。
(二)交工验收期间
验收小组着重抽查项目档案归档情况，在对档案资料的完整性、准确性和系统性进行评价后，写出交验意见。存在问题的要限期整改。验收小组抽查的档案资料应是准备移交建设单位的原始件。 (三)交工验收后(省验优质工程项目)
公路工程项目档案工作领导小组，可根据交工验收时提出的改进意见，在限定期限内，监督、检查、指导参建单位的档案整理工作。在交工验收后3—6个月内，档案资料经项目档案工作领导小组验收合格后，移交市局资料档案科保存。
第六条 公路工程项目的文件资料归档工作要与项目建设同步进行。在项目立项时，同时提出文件材料立卷归档的具体要求；对公路工程项目进行部署检查时，同时部署检查档案资料归档情况。对工程项目要分阶段进行档案预验收。在工程竣工验收前，该项目行政主管部门按项目管理权限组织对工程项目档案资料进行专项验收。
第七条 国家和省重点项目以及经省审批建设并由省交通厅(或部委托)主持竣工验收的公路工程项目，按照省档案局、省发展计划委员会印发的《山东省重点建设项目档案验收办法》(鲁档发[2002]46号)组织档案专项验收。
第八条公路工程交工、竣工验收时，建设单位档案机构应派人参加，并提出验收意见。竣工验收后，建设单位要根据竣工验收时提出的意见进行整改，并在竣工验收后两个月内向使用单位及其他有关单位办理移
第三章 公路工程文件材料的收集、整理与组卷
第九条公路工程项目文件材料由建设单位组织各参建单位根据交通部《公路工程竣工验收办法》所确定的文件归档范围和编制分类，按文件形成的不同阶段、施工工序先后顺序分别收集、整理、组卷。原件组卷后移交市局资料档案科，各单位形成的文件材料如需保存，由各单位复制归档。
组卷应遵循文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则，科学分类，便于查找利用。
第十条公路工程项目竣工文件材料按下列分工收集、整理与组卷。 (一)项目准备阶段工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件材料，由市局工程科负责收集组卷。项目建议书、可行性研究及批复、总体规划设计、审批的各阶段设计及有关文件、竣工验收鉴定书、
验收委员会名册、征地拆迁文件、招标投标与评标文件、承包合同、合同协议，以及交、竣工验收文件、竣工决算及审计、环保、档案验收等报告，应分别根据文件材料形成的阶段和内容分类收集、整理、组卷。
（二）公路工程设计文件由济宁市勘测设计研究院负责收集。地质勘察材料、总体规划设计、初步设计、方案设计、技术设计、施工图设计、工程概算等文件材料，按项目、阶段、专业结构分别整理、组卷。变更设计文件和变更图纸，按文件在前，图纸在后顺序组卷。 (三)公路工程施工阶段形成的文件材料，由各施工单位负责收集、整理、组卷。凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总责，各分包单位应各自完成分包部分的施工文件，向总包移交，由总包汇总整理后向建设单位移交。凡由建设单位对档案进行汇总并负总责的，各承包单位负责各自文件材料的收集和整理，及时向建设单位移交。其中，开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等，分别按合同段的完成顺序组卷。单位、分部、分项(汇总表)工程质量检验报告单、施工检查、检测表及该分项工程质量评定(放在首页)，按俭验顺序组成专卷。原材料出厂证明、成品半成品质量检验报告单、施工检查、检测表及该分项工程质量评定和各种试验记录(不含工程检 验性试验记录)等，按单位工程分别单独组卷(试验台帐放在首页，并将自检、抽检、送检试验记录按顺序排列，其中抽检不含监理抽检)。若一个单位工程试验文件较多时，可按若干分部(项)工程组卷。重大质量事故处理和施工中遇到的非正常情况记录，分别单独组卷。会议纪要和监理文件，按单位（项）工程组卷。
(四)公路工程监理工作形成的监理文件材料由总监代表处、各驻地监理处负责收集、整理、组卷。监理工程师与建设单位、施工单位等单位间的有关质量、进度和费用，以及合同管理的往来函件和报告等，均应分类编号归档保存。管理性文件如监理工作指令、开工令、临时停工令、复工令、备忘录、会议纪要、监理日志(记)以及与有关单位的来往文件等，监理单位按阶段、问题分类整理组卷。其中，监理日志按时间先后顺序单独组卷。依据性文件如监理规划(或监理大纲)、监理实施细则等，在文件形成后组卷。工作性文件如工程质量控制、计量管理、进度控制、技术管理、工程变更、计量支付(含变更支付、索赔支付)、合同管理(含价格调整、分包管理、争端处理、索 赔与延期处锺等)，要分别单独组卷。监理月报按年度组卷，组卷时过
程文件(如请示与批复、来文与复文等）一并归档。没有结论的请示和报告可单独存放，待竣工验收后处理。
监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验，按分项分部工程排序单独组卷。
(五)科研课题文件材料由承办单位负责收集和整理。
(六)交通安全设施和机电系统项目文件材料由承办单位负责收集和整理。
(七)声像(照片)档案由形成单位按时间整理组卷。
(八)电子文件的管理和归档，按(CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB／17678·1—1999)办理。 第十一条卷内文件材料按以下要求进行排列：
(一)管理性文件按文件形成时间或发文字号由小到大进行排列； (二)项目技术文件材料按来往文件、质量评定、原材料试验文件、施工原始记录等顺序排列；
(三)声像(照片)按《照片档案管理规范》(GB／T1 1812—89)的要求组卷。一般以一组照片为单位填写文字说明(分组说明)，表示一组照片的内容基本上反映同一组题材。录像材料要将文字说明(包括录制说明、录制单位、录制人)贴存背而上，并在卷脊处逐件编号，标明带长及年、月、日，并逐张编号，填写卷内目录；
(四)设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装和运行维修等顺序排列；
(五)科研项目文件材料按课题准备立项、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列；
(六)房建项目按依据性文件、地质勘察报告、工程设计、各专业施工文件与图纸(含土建、机电安装、电梯、消防等)，依次排列； (七)竣工图按里程、专业、图号排列；
(八)卷内文件材料一般文件材料在前，图样在后。 第十二条发文字号
(一)发文字号一般包括行政区域代字、单位代字、项目代字、施工过程中单位代字、年份、序号。发文字号置于文件名称之上、横线中央之上；
(二)上报文件应注明文件签发人姓名：签发人姓名打印在文头横线右上方；发文字号左移；
(三)发文字号中的行政区域代字、单位代字，应使用规范的简称。
公路工程项目发文字号、单位名称一旦确定，不得随意更改，直至项目结束。在项目建设过程中，本单位简称可能与其他单位简称相混淆，可由双方商定各自单位代字。
例：山东省交通工程总公司在日竹路施工时，其发文字号： 鲁交工总日竹xx[2002]x号。
(四)正式文件年号一律用公元纪年，全称括于方括号内。
第十三条案卷应由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。填写案卷封面内容时，打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置。或者打印在蜡纸上，用黑色油墨自刷在案卷封面。 第十四条案卷封面由下列项目组成(见附件三) (一)档号，由档案分类号和案卷顺序号组成。
1、档案分类号：公路工程竣工文件材料分为五级类目，第一至三级类目固定不变；四级类目为单项工程项目代号(项目代号表示见附件2)，项目代号可用阿拉伯数字表示，例：国道104项目代号为：“104”。 五级类目按单项工程竣工文件材料形成的先后分为八个阶段：可行性研究、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、沿线房建文件、科研文件。(1～8)
2、案卷顺序号：以分类最低级编写案卷顺序号。 3、档号的形式：GL5·1·xx·x — xx “GL”：一级类目(公路)。 “5”：二级类目(公路工程) “·”：类级 “1”：三级类目(道路)
“xx”：四级类目(单项工程项目代号) “x”：五级类目(文件材料形成的八个阶段，以1～8表示) “xx”：案卷顺序号，案卷顺序号可以从“1”开始编写(以铅笔填写)。
(二)档案馆号，暂不填写：
(三)案卷题名，应包括公路工程项目的名称、起讫桩号、单位工程(含分部、分项)名称及文件名称。案卷题名应简明扼要、准确地揭示卷内文件材料的内容。
项目抟术文件材料案卷题名的表示形式：
国道xx xx至xx段xx桩号xx工程xx结构xx部位xx名称。
竣工资料整理归档实施办法
