1. 宣传广告费的开支范围:宣传控股及子公司企业的印刷品、年历、赠品、大型演出活动的赞助开支,报刊、杂志等媒体的广告宣传、电视广告制作及播放开支等。
2. 宣传广告要注重效果和效果评估,广告费的开支要有透明度和有力的监管措施,总经办必须参与询价谈价、评估结算的全过程,当客观条件不便参与时,可委托或授权其他部门人员参与,任何情况下不得将策划设计、询价、结付均由一人经手完成,否则追究总经办和审批人的责任。 3. 宣传广告费的总量控制在全年销售收入的2%的范围内。 第二十三条 办公用品管理
1. 办公用品应提倡节约精神,控股及子公司各部门用于办公所需的文具、纸张、笔墨、计算器具、账册、凭证以及其他办公用品,每月采购计划和领用计划报领导审批后,统一交由采购部门购进,由仓库保管,各部门按月领用。凡办公用品除个别零星急需购买外,各部门不得自行采购。
2. 公司总经理级可以配备手提式电脑,特殊部门,确有工作需要的,经申请批准后,可以购领。 3. 各部门领用办公用品,必须按程序经领导批准,经部门负责人签字后,方可到仓库领用。 4. 各成员企业确定单独核算,财务部门对办公用品在管理费用中列支,并按部门设立账户。 第二十四条 员工福利费
1. 按不超过总额的14%的比例提取使用,控股公司计提,属外资的子公司不予计提;其开支范围包括: ① 公司集体福利活动开支;
② 员工宿舍、饭堂的设备设施购置及维修; ③ 员工医疗费;
④ 用于员工其他方面的福利及设施开支。 第二十五条 交际应酬费
1、 交际应酬费的开支必须从严掌握,非不得已,一般不出外就餐,确需出外就餐时,公司的陪伺人员不得过多,变成内部消费。 2、 各职务权限每次开支最高标准 董事及以上级 实报实销 总经理 2000元以下/次
副总、总助、总监级 500元以下/次 报请 部门经理 200元以下/次 报请
3、 原则上不在外消费挂账、不设最低消费。年度指标按销售额的1‰控制交际应酬费总额,但最高不得超过3‰。对外办事处与个人激励挂钩部分除外。 第二十六条 其他费用规定
其他费用包括邮电费、水电费、小车费、报刊费等,这些费用的开支应大力动员公司全体员工积极厉行节约。
1、 邮电费的开支做到通话时长话短说,言简意赅,能传真的则传真,同时杜绝用公司电话闲谈及打信息台。手机原则上不配置,手机话费限额包干,超支自付,改制期间手机话费原则补贴标准为: 级别 补贴标准 备注 董事以上 实报实销 总经理 400元/月
副总经理、总监、总助 300元/月 部门经理 200元/月 报批 其他主管级 100元/月 报批
特殊岗位和情况由总经理确定,财务部直接在工资中支付,不再填列报销单据。
2、 水电费的开支:必须加强管理,防止浪费,能实行定额管理的尽量实行定额管理,节约奖励,超额自付,以提高员工节约用水用电的自觉性。
3、 小车费的开支:小车费包括油料款、修理费、路桥费、路费及其保险费等。车辆必须严格按照有关规定进行管理和支付费用,降低车辆费用开支。
4、 报刊费的开支:公司订购报刊、杂志的开支,需总经理批准,订购时应以业务相关报刊、杂志为主,娱乐性的为辅,并尽量共用,提高利用率。随着公司不断发展,应努力筹办内部报刊,以增强企业文化,提高企业凝聚力。
第八章 财务开支的控制及审批权限
为了有效合理地控制财务开支,各级人员必须严格执行财务计划,审批手续及审批权限。 第二十七条 严格执行财务计划 1、 月度计划内的开支:
(1)、控股公司由使用部门申请,财务经理审核,总裁(董事长)批准用款,财务部执行。
(2)、子公司企业由使用部门申请,财务经理审核后,X元以内的由总经理批准报销。超过部分一律经董事长审批后报销入账。 2、 月度计划外的开支:
(1)、凡超计划的开支在X元以内的由财务经理审核后报总经理批准用款,超过部分一律经总裁(董事长)批准后才能用款。
(2)、物资采购原则上须取得税务票据,不能取因时必须事先经过批准:X元以内由财务经理审核,报总经理批准,超过部分一律经总裁(董事长)批准方能用款。严格控制白头单开支,对原已形成无票的由财务部列出清单计划,由采购部按期补回税务正式发票。 第二十八条 规范费用报审手续
目的:为严格控制非生产性费用开支,防止铺张浪费,提倡勤俭节约,费用包括:借支费、公关费、办公费、电话费、差旅费、车辆费及报销等。
费用报销凭《支付证明单》及《费用报销单》核报,指无实物形态的。自制原始凭证等。主要流程: 1、 报销流程:
财务主管会计复核收集、整理报财务经理审核。(当日完成转出) 财务文秘收齐单据
统一报总经理审批。(次日完成转出)
经办人填写,该部门主管签字,报财务部附单据及发票等。(当日完成转出)
总经办文秘收齐单据统一报董事长核批。(次日完成转出)
总经办文秘转财务部各主管会计制证入账,按借贷方制度规定办理。(收单即日办理) 各主管会计转出纳复核并付款,(收单即日完成)首尾三天内完成全部流程
2、 全公司均采用三级审批制度\\权限: 基层部门、报销部门经理或主管初批复核 财务经理、主管会计复核(中级)审批完毕转呈 总经理或董事长(高级)核批签署意见。 中间环节由各自文 秘转发财务部与执行
3、费用报销实行限时审批制:为保证审批环节的运作效率,所有的费用报销单据应该对应于下周的二、五于上述各环节完成。 4、借款管理: ①、借款程序 归属部门主管审签
总经理审批(1000元以内) 文秘回转财务制证 出纳凭会计凭证付款 超限额报董事长(总裁)核准 财务主管或财务经理审签 借款人填写借款单 借款人领款签字
(2 额 ②、大额借款以万元为限,均需提前一天通知财务部,以便筹措现款,固定资产购置和生产用料,均需月份计划采购,经财务经理、总经理、董事长或总裁核批后,转财务部安排资金。
③、所有借款必须于任务完成后的一周内归还或报账,(含出差人员,节假日顺延),对逾期不归还的款项,财务部则在借款人工资中扣除或责令归还(或报账);因费用报销不及时或报销单填写不规范、不真实的,由此造成延误或损失,均由报销部门(借款人)负责。
④、出纳员应严格按财务制度规定办理借款业务,严格控制外币额度,转账及现金支票均应符合银行结算制度规定。
⑤、审批权限(单位:人民币元) 审批
限额 用款部门 财务经理审批 总经理批准 董事长(总裁)核准 备注 500元内 √ √ √ 含非计划 1000元以内 √ √ √ 含非计划
1000元-10000元 √ √ √ √ 归属部门报计划 10000元以上 √ √ √ √ 归属部门报计划
(表中“√”为需要审批签字)
⑥财务部每月底编报超期借款余额表,送交借款人的部门负责人,并通知工资管理人员追款、扣款和罚款,未编未送的每次罚主管会计100元。
⑦员工离开公司的,由部门负责人追索欠款;如该欠款属超期、财务部又已通知过借款审批人,则由部门负责人承担相应责任,借款人的上级从未接到通知,则相应处罚财务主管。 第二十九条 物料(费用)报审程序
1、 报销程序: 借款人与会计出纳结账、入账
总经理或董事 长(总裁)核批 文秘回转 会计制证
归属部门主管或经理签字 财务 主管或财务经理审签
仓库填写入(进)仓单(凭计划、发票送货单等) 借款经办人填写相关报销单、物料(费用)单、粘贴单
2、 费用报销不需办理入库手续,差旅费报销需另填差旅费报销单,附后票据还需有粘贴单规范原始凭证,同时还需附上出差申请单。 3、 备用金核定:
①、对经常有业务联系的,含采购、应酬、差旅等费用,由经办人申请,该部主管初审,财务经理中审,总经理或董事长(总裁)终审核批额度。对离辞退员工,需先到财务部办时备用结算手续,方能办理离辞职手续。
②、对业务活动暂未开展或长期占用备用金未予报销的经办人,财务部通知责令限期扣款,并按拖欠备用金额总额的1%加收滞纳金。 4、 报批原则:
①、原始单据必须真实、清晰、完整,凡因涂改或撕裂行起原始单据模糊不清的,财务部有权拒绝报销;对虚报和假票按“报多少罚多少”原则处理,所报货款金额清缴;对手续不全、不完整的要求更正、完善和
补充。
②、凡属材料、固定资产的采购成本报销,均事先由采购部提交采购计划,按相关程序报批后,连同单据办理入仓或检验手续,方能报账。
③、有关报销单据均由报销经办人亲自填写,做到内容完整、数据真实,符合财务制度规定。填写报销单各要素齐全,如:日期、金额、附件张数、费用用物料归属部门和用途等,附件分类粘贴。
④、当月费用当月报销,凡发票日期与报销日期相隔30天以上者,不予报销,特殊情况,须经董事长特批。 ⑤、为方便出纳员安排工作,所有费用物料报销时间定为:每周二和周五上午。其他时间不接受报销或借款。(紧急事宜和大宗料款除外)。 第三十条 报批管理办法
1、 生产性支出:生产性原辅材料、包装物及备品备件等,直接构成材料采购成本支出,生产部门必须提供原材料的月度采购计划,经报批程序后,财务部负责筹措资金。 2、 报销依据:
①、原始税务发票(尽可能开具增值税进项抵扣发票),原则上不受理收款收据;
②、入(进)仓单(一式四联,按入库规范验收签收);即采购、仓管、质检、财务四方签字; ③、采购计划书(按程序审批执行); ④、采购合同或合约、协议书;
⑤、物料(费用)报销单(经办人亲自填写); ⑥、送货单(供应商提供)及其他有效凭据。
3、 生产废料(含废油桶、废油、废品等)统一由采购部联系出售,由仓管办理出仓手续,财务凭单收款,行政保安凭财务收款收据放行。
员工宿舍的物品、水电费用核定,饭堂物品及伙食费等行政后勤费用物料管理,统一划归人力资源部统筹管理,财务部监控执行。
4、 办公费用管理:办公费用在管理费用中列支,包括办公文具、印刷品、报刊杂志、日用消耗统一划归人力资源部按月统计各部,由采购部按月度计划经核批后统一采购,入库核报,财务部监控执行。 5、 办公用设备、车辆、低值易耗品采购及广告、保险、修理等费用,均按年度计划进行,临时增添设备的按程序报批,后勤总务行政的物料(费用)统一归人力资源部管理。 上述各条款报销参照本条款2项办理。 第九章 物资采购管理
第三十一条 凡公司需购物品(料)一律由专职采购人员购买,其他人员除受采购负责人委托或控股公司领导批准外,均不得采购任何公司物品。当非采购人员未经委托或领导许可,擅自购买公司物品(料)的,财务部不得予以报销。
财务管理制度范本
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