电子档案的整理与保护

电子档案的整理与保护

作者：仲华

来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第11期

就电子档案的整理工作而言，其和纸质档案相比，有着相对较多方便的地方，但是因为网络等问题，也使得其容易受到诸多干扰，甚至存在被窃取的危险，因而，需要重视对其的整理与保护工作，鉴于此，笔者总结了此文。

一、电子档案的相关整理

目前，就我国档案管理工作而言，已经基本电子化，如此，其整理工作也相对简单，当然，不一样类型的档案，整理方式也有不同，故而，相关人员要区分其类型，采取合理的整理方式。

（一）文书电子档案的相关整理。此类档案有两大类文件，一类来源于内部，另外一类则来源于外部，整理它们的时候，要区分明确。若是前者，分类的时候，可以依据时间，也可以依据组织机构名称，如此，再做好相应的组盘和分盘工作，检索起来格外方便，这样的整理方式也使得电子档案的保存时间可以得到有效延长。归档的时候，为方便进一步查找，提高档案的利用效率，可以依据部门做好分类。为避免归档时伴随诸多不规范行为，可以选择专门部门负责此工作，完成组盘后，为了提高他人查找和查收效率，应由专业人员做好相关安排，同时，将对应目录建立起来。

就后者而言，整理的时候，可以选择文书室，将相关文件进行扫描存入计算机，就公文传递等环节，也可以通过网络技术来实现，归档等工作可以由业务部门来处理，完成此项工作后，再由承办部门做好分级，接着由档案部门处理，审核结束，由档案工作者将相关档案信息填写

完毕存入数据库。当有人想要查找这些档案的时候，就可以通过网络终端查到自己需要的文件。

（二）科技电子档案的相关整理。就此类档案而言，有着丰富的类型，因而归档工作相应复杂，整理的时候，可以选择分类管理，也可以选择项目归档，大多情况下，都是基于前者，然后利用后者，具体而言，如下：

第一，基建档案，此类档案大多是经过电脑进行打印，然后完成相应的输入工作，若此档案为纸张实体的形式，应该采取扫描方式完成对其的电脑录入工作，然后，结合案卷号和其他序号实际做好相应的链接工作，如此，用户查找档案时，仅仅输入较为简单的词即可；第二，设备档案。此类档案的来源大多属于企业，当相关工作者进行相关设备的采购工作时，外商提供的信息中，就传统的资料而言，它们存在的形式大多是图纸，而就现代的资料而言，存在的时候则多属于电子方式，目前，国内相关的设计部门，设计产品的时候大多为电子化方式，因而进行相关设备购买的时候，就交易双方而言，要将电子档案提供出来，并且将相关说明和可能存在的问题标识出来。

二、电子档案的相关保护

（一）软磁盘的相关保护。首先，要采用统一标准的软盘。一般而言，大多选择高密度的3.5寸软盘，同时，要保证好其质量，因为质量好的软盘大多有近十年的寿命，而质量差的软盘寿命大多不会超过一年。第二，要将管理条件规范化。软盘存放的时候需要避开磁场和震动，同时其存储环境需要整洁并且具有适中的温度（14度到24度）与湿度（40%到50%）。第三，防范好病毒的入侵。就各业务部门而言，要重视自身电脑的病毒监测，使得电子文件的磁盘一直处于健康和受保护的状态当中。

（二）光盘的相关保护。首先要保证光盘使用和排放的规范化。因为其使用寿命和累计使用时间密不可分，而伴随使用时间的不断加长，激光对光盘原料的稳定性影响也逐渐变大。其次，要预防一些有害物质的侵蚀。某些工业区域里，有着相对较大密度的有害气体诸如氟化氢等会对光盘有着较大的侵蚀；而海洋地带的海盐颗粒也可能会使得光盘逐渐老化。故而，应该将其存放在具备合适温度（14度到24度）与湿度（40%到50%）的环境里。第三，要保证信息读取面的光洁度，拿用光盘的时候，要避免触摸其数据区，尽量将和其的接触面控制在光盘内沿地带。

（三）重视创新。就电子档案而言，很多人还觉得其是个新鲜事情，要想让人们全面认识它，还需要加大对其的宣传和利用。因而，就档案部门而言，要通过大力宣传让自身工作人员养成依法治档的理念，同时，针对档案工作者，要重视相关专业知识的培训，从而保证使得各档案能够规范归档。基于电子档案的发展视角而言，档案工作者要通过各项电子设备，制作和维护好相关电子信息，参与文件的保管工作，重视电子档案检索系统的规划和设计工作，使得电子档案能够进一步规范化和标准化的发展。

三、结语

综上，就电子档案而言，不论是其整理工作，还是对其的保护工作，都十分重要，因而，在整理电子档案的时候，要做到规范化和标准化；而在保护电子档案的时候，也要重视整理方面的相关问题，并将两者和谐结合起来，如此才能推进电子档案的和谐健康发展。