并保证设备畅通；同时准备好会议签到表，并在会议签到表中填上必须参加人员名单，以便会议召集人核对；
第二十八条 与会人职责：
(一) 必须参加人员必须准时出席会议，因各种原因，不能参会者，必须提前向会议
召集人员请假，不得无故缺席或迟到,以免会议召集人在不知情的情况下等待而影响会议效率；
(二) 到会场后，要及时在会议签到表上签到； (三) 会议期间，手机要调成振动模式；
(四) 会议中，发言应言简意赅，紧扣议题,与会议无关的话题，严禁讨论； (五) 遵循会议召集人对议程控制的要求，如需要提前离开会场，要知会会议召集人。 第二十九条 附件
附件1：《会议签到表》
附件2：《会议纪要模板》
第七章 行政费用管理规定：
第三十条 行政部统一管理行政办公费用，各部门配合执行。 第三十一条 费用控制原则
(一) 对相对固定的行政费用采用预算管理。
(二) 对招待费、差旅费、会议费等相对变动的费用采用预算与额度相结合的管理方
式。
(三) 对耐用大件的办公设备，采用控制管理的办法。
第三十二条 相对变动费用的管理如会议费、活动费，要求事先拿出计划方案和经费预算，报总经理审批后，按方案实施，费用附审批方案报销。
第八章 档案管理规定
第三十三条 总部行政部负责管理总部各类档案，对各分部实行统一监督管理，对各分部的档案工作进行业务指导和培训。
第三十四条 总部行政部负责对总部人事档案的直接管理, 对各分部实行统一监督管理。
第三十五条 档案的分类。总部档案包括：文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、实物档案、影像档案、经营档案。
第三十六条 立卷归档的时间。与项目有关的证照在项目交用前均在部门保存，工程竣工后须移交行政部保存；成稿后的各类有保留价值的文书、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必须在五个工作日内送交相应行政部，进行统一管理。
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第三十七条 立卷归档的要求
(一) 归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，
要保持文件之间的历史联系。
(二) 填写案卷一律用钢笔，归档文件要按次序系统排列，编制案卷顺序号，归档案
卷封面的各个项目均应填写清楚，标题简明，字迹清晰，保管期限准确，装订整齐。
第三十八条 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须使用原件。
第三十九条 影像档案摄录必须记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
第四十条 档案交接。归档资料必须为原件，如遇特殊情况需总经理批准。交接的资料必须完整、准确，做到文、图、物相符，签字手续完备，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理审批方可归档。交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，由经手人和负责人签字。工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。所有竣工图均应加盖竣工图章。行政部定期（每季度）对各类档案的归档、保管情况进行检查。
第四十一条 档案借阅。职能部门工作人员可直接查阅属本业务工作范围的档案资料。如需查阅其他重要文件和有密级档案，须经行政部批准，方可借阅。需要外借的档案，借阅人应填写《档案借用申请表》，经部门主管批准后到行政部借用。借阅档案必须按期归还。不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。
第四十二条 档案鉴定和移交。行政部应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经总经理批准后方可销毁。工程档案的移交工作应严格按照城建档案馆的规定及要求进行。
第九章 文书管理规定
第四十三条 文书是指业务工作上往来公文、报告、会议诀议、规定、合同书、传真、各种帐簿、图表参考书等一切业务用文件。
第四十四条 文书的分类
(一) 机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 (二) 普通：指非机密文书。
(三) 传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书。 第四十五条 文书收发管理
(一) 收文。文书收发人员于《收发文登记表》登记收文编号、日期、来文单位等必
要信息并将文书分送至各经办部门，必要时进行交接登记。
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(二) 发文。经办人拟妥文稿，交行政部审批后，经收发人员编号、按《印章管理办
法》用印后，在《发文审批表》上填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名等必要信息，经核对准确无误后即行发文。
(三) 文书处理要点。重要文件，由行政部将正本归档，应用时以副本进行分发、使
用和处理，涉及其他部门的，由行政部通知配合部门，及时处理文书上的各项要求。
(四) 文书处理期限。收发人员收文时，应随到随送，不得积压。来文有答复期限者，
必须于来文所定期限内处理完毕；文件归档，原则上应当日完成，最迟不得逾二日；签呈文件，按分层负责的决议层次订定时限。
第十章 办公网络系统管理规定:
第四十六条 公司为提高员工工作效率，提供办公互联网络和相应设备。
第四十七条 对公司建设的办公网络环境（包括网络设备、通讯线路及其接口），未经行政部同意，任何人不得擅自安装、拆卸和破坏。
第四十八条 电脑硬件设备管理
(一) 电脑硬件设备包括电脑、打印机、扫描仪、复印机、摄像器材等电脑硬件设备；
如需采购，申请部门需填写《办公用品申购单》交行政部审核确认，经总经办同意后统一采购。
(二) 硬件设备应由行政部专人管理，进行定期维护清理，发现问题及时进行纠正。
要认真做好防尘、防磁、防潮、防高温、防火、防盗的工作，要保证设备的整齐清洁，各种软件应固定存贮于带锁的可屏蔽的磁盘柜中。 (三) 所有硬件设备由行政部负责报修；
第四十九条 行政部负责电话网络报装、安装、改装等相关事务，维护整个网络的正常运行，保证公司正常办公需要；
第十一章 印章使用管理规定：
第五十条 各类印章都具有法律效力，必须依法使用，严格管理。使用印章时，需填写《文件盖章申请表》，做好登记，注明用途，经部门主管领导审批，然后提交总经办进行审核，最终由总经办按规定用章，并在用章登记薄上进行登记。
第五十一条 严禁在空白表格、证书、信笺等空白件上用印。
第五十二条 公章、财务专用章、法人代表私章，由总经办保管，一律不得带出公司外，因特殊情况需要外出用印，必须经公司领导批准持有效证明领取印章，用后须及时归还。
第五十三条 印章专管人员必须妥善保管印章，如有遗失必须及时向公司报告。印章磨损或单位名称变更应由行政部统一办理重新刻制手续并将原印章统一销毁。
第五十四条 违反本制度的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予处分，造成严
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重损失或情节严重的移送有关机关处理。
第十二章 固定资产与办公用品管理规定
第五十五条 行政部负责固定资产及办公用品的管理。各项目分部在总行行政部指导与监督下自行组织采购，管理制度及执行流程同总部。
第五十六条 固定资产和办公用品包括电脑设备、办公家具、打印一体机、车辆等财产及文件夹、笔、纸、硒鼓、墨盒、移动存储设备等低值易耗品。
第五十七条 固定资产和办公用品的采购 (一) 审批程序
各部门根据需购买的设备与用品提出申请，填写《办公用品申购单》，由部门经理签字后报行政部汇总；行政部审核物品申请是否合理，审核通过的，根据现存物资情况作出购买预算，送总经办审批后统一组织采购；行政部对申购行为有异议或否决，应及时与申购部门沟通。如果物品一时无法采购到，也必须及时答复相关部门。
(二) 组织采购
物资采购由行政部负责，采购人员必须严把进货关、质量关、价格关，进行采购时，配置要按申购岗位的工作需求而定；严格办理验收登记及出入库手续，购货发票经手人必须在验货完毕后到财务入帐报销。
第五十八条 固定资产与办公用品的管理
(一) 行政部与财务部共同建立固定资产总账，由财务负责账目管理，行政部负责实
物管理。行政部与财务部不定期对总部固定资产进行清查盘点，力求账目相符，各岗位要给予支持配合。
(二) 固定资产原则上不得外借，特别情况下必须向行政部申请并填写《固定资产借
用表》，明确借用人。在借用期间由借用人负责该物品的保管，如有损失，责任由借用人承担。
(三) 总部实行固定资产领用承包制。行政部及各部门一经领用，就是财产直接责任
人，对资产的遗失、损坏等负有直接责任。每月办公用品由行政部统一派发，领用人签字确认。固定资产、办公用品出现故障，须填写《设备报修/报废申请表》，报行政部统一修理。固定资产如遗失、借失，均由财产直接责任人负责。
(四) 每位员工在职务调动或辞职时，必须先办理资产移交手续，做到核对无误。若
资产使用部门发生变更，应由行政部及时登记入册，或改签责任人。
第五十九条 由行政部负责办理固定资产的报废。对报废、报损的固定资产，要求出示损坏的原物，填写《设备报修/报废申请表》由部门负责人签字后报行政部核实，行政部经理、财务部经理签字后报总经理同意，由行政部统一处置；固定资产处置收入由行政部统
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一收取，任何个人和部门不得私自占有。
第十三章 出差管理规定
第六十条 出差必须是领导派遣或工作需要，需填写《因公出差申请表》经部门负责人批准，办理好工作交接，然后向行政部备案。当日珠海市内出差由部门经理批准并告知总经办；珠海市外出差由部门经理审核，总经理批准；
第六十一条 出差纪律：
（一） 出差期间，必须遵守法纪法规，严禁滋扰生事，破坏公司声誉，若有违反，
将受公司严重处罚。严禁假公济私，以出差名义办理私人事务。
（二）原则上要按照预定时间准时返回，因私事延误必须履行请假手续，所产生的
费用自行承担。
（三）出差途中因病，或遇意外灾害，或因工作实际，需要延长时间，必须电话请
示主管领导，并获批准。出差返回公司后两个工作日内补齐请假申请手续。
第六十二条 出差费用报销：
（一）需预支差旅费用的出差人员，应按照财务部费用预支流程办理，出差归来后
须在两个工作日内办理费用报销手续，按实际消费多退少补；若有特殊情况不能及时报销，必须向总经理及财务部报告。
（二）出差期间，除因公需要，财务部不向私人借款。
（三）和领导一起出差的，可享受同等待遇；报销须据实执行，严禁虚报假报。
（四）住宿、餐费、通讯费补贴标准 人员级别 部门经理以上 驻外项目负责人 通讯 费用 300元／月 A类城市 住宿 400元／天 B类城市 餐费 住宿 300元／天 C类城市 住宿 200元／天 餐费 50元／天 餐费 40元／天 60元／天 150元／月 300元／天 200元／天 50元／天 45元／天 200元／天 150元/天 40元／天 35元/天 100元／天 100元/天 30元／天 25元/天 普通员工 无 说明 A类城市：指各省会、直辖市、经济特区等。 B类城市：指全国大中城市、经济较发达地区。 C类城市：指中小城市及县及乡镇地区。 （五）交通补助：出差地为非常驻项目部，行政部按需统一预定机票，且凭正规发票报销出差目的地市内交通费用；出差地为常驻项目部且公司车辆可以调动时，交通工具首选公司车辆，或根据实际情况由行政部预定机票，在公司车辆不可被使用时，凭正规发票报销出差目的地市内交通费用。
（六）其它报销：公关费、招待应酬等费用经总经理审批执行的，可实报实销；涉及接
待费，应在费用报告中注明被接待的客人及接待的目的。
第十四章 车辆管理规定
第六十三条 公司公务用车由行政部统一管理、调度，如需公务用车，用车人需提前填
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写《公车使用申请表》，登记用车事由、地点、用车时长等。经部门经理签字同意，交行政部统一调试安排。
第六十四条 用车结束后，须在《公车使用申请单》上如实填写车辆归还时间并签名确认，同时将钥匙交回行政部。
第六十五条 驾驶人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、轮胎、外观等）。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要承担由此引发的后果及费用。
第六十六条 驾驶人驾驶公司车辆必须严守交通规则，严禁酒后驾车。
第六十七条 车辆在下班后或节假日必须停放指定地点，锁好门窗，并采取必要的防盗措施。下班期间，未经行政部批准，车辆不得外出。
第六十八条 车辆实行定点维修，需维修的内容由行政部列出清单后，报总经理批准。 第六十九条 车辆油卡统一由行政部购买充值，并造册登记车辆加油人员、时间、数量。 第七十条 驾驶员不得拿油卡给公务用车以外的车辆加油，违者按所加油费用的两倍罚款。此行为超过两次该驾驶员将不再拥有使用公车权利。
第七十一条 在公司车辆不足的情况下，员工自愿将私有车辆用于公务的，可享受公司油费补贴。享受公司油费补贴的员工个人车辆，应最大限度为公司公务提供服务，没有特殊情况，不得另行借用公司公用车辆；
第七十二条 违规违章处理
(一) 如驾驶车辆违章违规，所产生的扣分及罚款均由驾驶人承担；
(二) 违章违规责任人的划定，由罚款单上具体时间对应《公车使用申请单》上所签
时间判断为准。
第十五章 附则
第七十三条 本制度未尽事宜，按国家劳动法律法规执行。 第七十四条 公司总经办具有本制度的修订决定权。 第七十五条 公司行政部具有本制度的解释权。 第七十六条 本制度自二O一三年**月**日起执行。
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行政部管理制度
