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基于信息系统建立业务凭据管控体系
作者：刘乐乐 吴凡 李灿 贺湘峻 杨哲 来源：《科技创新与应用》2020年第25期
摘 ;要：随着信息化水平的不断提升，无纸化应用已经成为发展趋势。国网公司结合自身发展需求，积极推动业务凭据电子化的建设工作。从业务凭据电子化系统的建设背景、必要性出发，重点阐述了系统的设计与实现方案，实践证明，系统取得了显著的应用成效，达到了提高效率、规范管理的目的。
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关键词：业务凭据;电子化;国网公司
中图分类号：F230 文献标志码：A 文章编号：2095-2945（2020）25-0189-02
Abstract： With the continuous improvement of the level of information technology， paperless application has become a development trend. According to its own needs for development， the State Grid Corporation actively promotes the construction of electronic business credentials. Starting from the construction background and necessity of the electronic business credential system， this paper focuses on the design and implementation scheme of the system. Practice has proved that the system has achieved remarkable application results and achieved the purpose of improving efficiency and standardizing management.
Keywords： business credentials; electronic; State Grid Corporation 1 项目背景
2016年1月施行的《会计档案管理办法》认可了电子会计档案的法律效力，极大地推动了电子凭据的发展与应用。国网公司面对经营发展的新要求和新挑战，逐步推进无纸化办公、智能化分析等先进的管理方式，夯实业务凭据数字化管理。在财务信息化建设规划中，提出“应用原始凭证电子化数据中心影像信息存储功能，通过扫描等方式将原始凭证纳入系统，实施电子化管理的工作要求”。为持续推动公司集约化创新发展，有效支撑财务业务服务管理水平，因此提出了业务凭据电子化的建设需求[1]。 2 建设业务凭据电子化系统的必要性
原始单据在管理方面存在很多的问题。单据形式多样，且广泛分布于采购、财务、报销等业务处理前段，无法在线审核和追溯。传统的手工录入报账单据模式，使得员工在整理原始业务单据和填报信息时产生大量工作，而纸质凭证在传递过程中也容易破损、难以保存。 同时，因业务单据没有按照管理稽核要求提交导致退单率增加，无形之中增加了审核工作量，造成了管理上稽查审计和分析困难。
业务凭据电子化的发展趋势符合“互联网+”时代的发展要求，建设业务凭据电子化系统具有现实必要性，既是有效应对公司发展所面临的管理挑战的需要，也是建设财务实时管控体系的需要。项目以业务凭据电子化为手段，通过统一前端凭据标准、加强过程监督与管控，实现了业务凭据可视化影像信息查询，拓宽了在线审核维度，为事前引导、事中控制、事后稽核打下坚实基础[2]。
3 业务凭据电子化系统的设计与实现
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3.1 系统架构
业务凭据电子化系统主要通过与SAP系统、财务管控、员工报销等系统集成，将影像采集等功能通过系统集成的方式部署在现有业务系统中，实现了业务处理全流程业务凭据的影像采集、传输、编辑、查看、统计及合同主数据管理等功能。系统架构如图1所示。 3.2 系统功能
系统应用包括影像采集、影像处理、影像传输等多种功能，业务凭据电子化系统将客户端采集的影像信息通过插件编码等方式传输至服务端，服务端通过影像识别组件分类存储数据，提供客户端的调阅和查询。主要功能有以下几种。 3.2.1 影像工作台
包括影像采集、影像删除、影像编辑、影像查看等功能，支持扫描仪、高拍仪、合并采集以及本地导入四种采集方式，支持多种格式的电子文档。 3.2.2 综合查询
支持数据多维度查询，可以通过影像编号、合同编号、业务编号等多条件组合查询影像文件，实现集成业务单据影像跨系统查询、合同信息、发票信息、影像档案查询等。 3.2.3 规范配置
通过实施配置、系统配置等模块，可以实现影像权限、业务分类、单据分类、业务与单据关联配置、影像结构化信息配置等功能。 3.2.4 系统校验
通过指纹审核校验、发票影像重复校验、业务系统单据必输影像校验、影像结构化字段完整性校验等功能，从前端规范用户操作。 3.2.5 结构化字段识别、填单
用户在业务凭据电子化系统扫描发票等可模板化单据时，系统采集电子影像并自动提取结构化字段，通过与业务系统间的集成，实现业务系统自动填单，用户审核后即可发起审批流程，大大提升了办公效率。 3.2.6 电子签章
基于信息系统建立业务凭据管控体系
