规范化、制度化、信息化——医院科研档案的创新管理
作者：董小艳
来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第10期
医院科研档案是医院所有档案中极为重要的一个，涉及医学科研实践活动方面的文件材料，具体来说就是对医学科研活动全过程的真实记录，具有极大的保存价值。对科研档案管理好，利用好有助于医院科研的推陈出新，有利于提升医院的医疗卫生水平。但随着现代化管理体制的革新与发展，医院在科研档案管理上出现诸多不适应的地方，比如科研过程文件不全有所遗落、个人保护主义严重私人存档过多、纸质文件过多不易保存、没有上传资源库不利于查询等，在一定程度上影响到医院医学科研水平的整体发展，影响医院的可持续发展。因此，必须高度重视医院科研档案的创新管理，使科研档案的管理实现规范化、制度化、信息化。
一、规范管理，实现档案有序管理
“无规矩不成方圆”，规范化管理是企业单位走向现代化、制度化的标志。医院科研档案的规范管理能促进档案部门与医院各科室之间的紧密配合，提升医院服务质量。
（一）强化档案管理工作。常言道：“思想决定出路”，要规范管理医院的科研档案，必须强化相关人员的管理意识。首先要强化科研档案所属医院领导层的管理意识。领导重视是员工做好每项工作的前提，领导对科研档案的重视度直接影响医院科研档案的管理效果。医院领导要高度认识医院科研档案的巨大价值，把医院科研档案的管理提到医院日常管理日程上，并着眼长远，顶层设计，建立自上而下的科研档案管理体系，确保医院的科研档案有人管、能管好。其次，要区分医学科研与档案管理的工作，科研人员与档案管理人员各司其职，各负其责。其三，要对档案管理人员进行科研档案的专业培训，提高档案管理工作人员对科研系列档案的认识和管理水平，有助于推动形成条理清晰、完整无缺的科研档案管理模式。
（二）建立档案归档流程。针对目前医院科研档案管理资料不全有遗漏等问题，医院档案管理部门必须建立并规范科研档案乃至所有档案的建档、归档的流程，实现科研工作与档案管理同步进行。其一，科研建档。医院科研人员进行某项医学科研课题申报时，同时向科研档案管理部门申报登记，并领取《医学科研档案归档说明书》《医学科研档案归档明细》《档案移交清单》等材料，便于科研档案管理部门安排工作，对科研档案工作进行全程跟踪回收与整理，避免资料流失。其二，科学研究课题组要选派专人配合科研档案工作人员开展收集、整理与立卷工作，负责科研课题组科研档案的移交工作。其三，不能全程跟踪的科研项目必须在科研工作完成之后，根据《医学科研档案归档明细》等科研档案管理细则移交必需的文字和声像资料等给单位科研档案管理部门，不完整的不予开具建档证明。
二、制度管理，实现档案高效管理
健全的制度是实现企业规范化管理的保证，医院科研档案管理要提升规范管理的实效，必须把档案管理纳入医院的常规制度管理体系中，实施档案管理的制度化。
（一）优化科研档案管理制度。医院档案管理部门要依据《中华人民共和国档案法》《科学技术工作条例》中的具体要求，在本院原有共性档案管理制度的基础上，丰富和完善档案管理在科研工作方面的规章制度，特别对科研档案管理特有的申报、接收、管理、保管、借阅、保密、鉴定、销毁等管理细则做出明确的规定，确保科研档案管理的有章可循；档案管理细则中要对科研档案管理的范围做出翔实的规定，从科研项目的准备材料，到项目实施过程中产生
的材料，再到科研成果鉴定及相关后续材料等都要做出详尽的说明，确保科研档案的连续性和完整性。
（二）纳入医院考核管理体系。针对档案管理工作人员不尽心，工作没有激情，缺乏动力等情况，医院可以引入激励机制，把医学科研档案管理纳入医院整体的量化考核体系中，与工作人员的考勤、目标管理、年度考核、绩效职称等挂钩，提高科研档案管理工作人员的工作积极主动性和责任心，提高医院科研档案管理的工作效率。
三、信息管理，实现档案便捷管理
在医院科研档案管理上可以借助医院信息化管理的现代化平台，实现科研档案的信息化管理，能更好地体现医院科研档案的服务价值，为医院的可持续发展提供便捷服务。
（一）构建信息管理平台。硬件设施是实现档案管理信息化的前提。首先，医院要在资金预算方面侧重于档案管理，购置和配备相应的硬件设施，对科研档案的相关资料扫描上传云资源库，实现纸质档案与信息档案并存的管理，确保科研档案能最长期限和最完整地保管存放。其次，档案管理部门要安装与医院科研档案管理相契合的信息化软件管理平台，并与医院各个科室相连接，实现科研档案的网络化管理，为科研档案的即时移交、借阅、资源共享、信息变更等管理工作提供方便。
（二）借助信息拓展利用价值。医学科研的目的就在于提升医院的医疗水平，所以档案管理部门可以通过信息平台这一快速通道，在医院的内部网站宣传科研成果，激发医院的科研竞争活力；还可以增添下载、复制等功能，供相关科室科研借鉴，推进科研项目的连续性、相关性、多学科合作研究，促进医院临床医疗水平和科研开发能力的提升。
总之，医院科研档案目前是医院档案管理乃至医院持续发展的“短板”，我们必须实施科研档案创新管理，促使其规范化、制度化、信息化，有效解决科研档案管理中的问题，让科研档案成为促进医院可持续发展的一大助力。
规范化、制度化、信息化——医院科研档案的创新管理
